Office Assistant Ferdighetsliste Med Eksempler

Kontorassistentstillinger finner du i alle bransjer, og deler et ganske stort sett med ferdigheter. Kontorsassistenter er noen ganger kjent som sekretærer eller administrative assistenter, men det de gjør er å bistå i et kontor. Hvorvidt kontoret tilhører et advokatfirma, en medisinsk praksis, en utdanningsinstitusjon eller et selskap, er behovene like; noen må arkivere, vedlikeholde tidsplaner og ta vare på rutinemessig kommunikasjon på vegne av de som bruker kontoret.

At noen kunne være deg.

Kontorassistent Jobbansvar

Mens kontorassistentstillinger generelt sett ligner hverandre, er jobben fortsatt variabel - det varierer bare fra dag til dag, i stedet for fra kontor til kontor. I dag kan du opptre som resepsjonist, i morgen kan det være nødvendig å reparere skriveren, og dagen etter det må du ta med hele arkivskapet inn i det tjueførste århundre. Du trenger en svært bred ferdighet satt til å lykkes.

Kontorassistenter er blant de store usunne helter i bedriftsverdenen, for når du gjør jobben din riktig, vet ingen at kontoret ser ut til å kjøre seg selv. Men noen mennesker gleder seg til det raske, men fleksible arbeidet, følelsen av å være i hjertet av alt. Og en god sekretær kan fortsatt finne arbeid nesten hvor som helst, i enhver form for organisasjon.

Slik bruker du ferdighetslister

Du kan bruke disse ferdighetslister gjennom hele jobbsøkingsprosessen. For det første fungerer navnene på disse ferdighetene som nøkkelord, så bruk så mange som mulig når du skriver din CV. Ikke stole på å ansette veiledere for å finne ut at du har det de vil ha, fortell dem direkte.

For det andre kan du bruke disse samme søkeordene i følgebrevet. Fokuser spesielt på de potensielle arbeidsgiveren bryr seg om de fleste. Du må gjøre dine undersøkelser, fordi selv om kontorassistentjobber ofte er like, varierer ansettelsesledere i sine prioriteringer. Stillingsbeskrivelsen vil trolig inkludere en liste over nødvendige ferdigheter. Vær oppmerksom på det.

Til slutt kan du bruke denne diskusjonen til å planlegge intervjuet ditt. Pass på at du er klar minst ett eksempel for en gang du demonstrerte ferdigheter fra hver kategori som er oppført her.

Det kan også bidra til å gjennomgå våre lister over ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter.

Top Office Assistant Ferdigheter

Verbal kommunikasjonsferdigheter: Kommunikasjon er en kritisk myk ferdighet for en kontorassistent. Du må samhandle med din veileder, medarbeidere, fagpersoner du bistår, og muligens klienter eller personer i andre kontorer i samme organisasjon. Du arbeider alle som et lag, og du er dens viktigste kommunikasjonsnav. Du må være munter, nyttig, velinformert, artikulert og en god lytter hver dag.

• Svar telefoner
• Klientrelasjoner
• Kommunikasjon
• Videresending av telefonsamtaler
• Meldingen tar
• Ringe telefonsamtaler
• Sentralbord
• Telefon
• Verbal kommunikasjon

Skriftlig kommunikasjonsferdigheter: De fleste kontorassistenter skriver mye. De kan skrive notater, fylle ut skjemaer eller utkast brev eller e-post. Noen lager innhold på selskapets nettside eller rediger tekst for andre. Klar, profesjonell skriftlig kommunikasjon er et must.

• Korrespondanse
• e-post
• Post
• utsendelser
• Typing
• Tekstbehandling
• Skriftlig kommunikasjon

vennlighet: En kontorassistent kan være den første personen en klient ser når han kommer inn på kontoret. Hvis kontorets primære okkupant tilfeldigvis er ute for øyeblikket, kan kontorassistenten være den eneste personen besøkende samhandler med. Du må være klar til å hilse på hver besøkende med et smil og et snill ord og å hjelpe dem med det de trenger så langt du er i stand til. Så, gode mellommenneskelige ferdigheter er en nødvendighet.

• Kundeservice
• Dirigere besøkende
• fleksibel
• Vennlig
• Hils gjester
• Mellommenneskelige menneskelige~~POS=HEADCOMP
• Positiv holdning
• Pålitelighet
• Velkommen besøkende

Teknologi Ferdigheter: I gamle dager gjorde sekretærer mye å skrive. Tider har endret seg, og det har teknologi, men kontorassistenter kan fortsatt forvente å tilbringe mye tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskin må du kjenne deg rundt en rekke programmer. Å vite hvordan du gjør litt lett teknisk støtte, og hvordan du reparerer en utilsiktet skriver, gjør ikke vondt heller.

• Datamaskin
• utmerke
• Internett
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Quickbooks
• Teknologi

Organisasjon: Kontorassistenter må være ekstremt organisert for effektivt å jonglere sine mange oppgaver.Du må bidra til å holde andre organiserte også, fra å opprettholde kalendere for å holde kontoret ordentlig.

• Administrativ støtte
• avtaler
• Billing
• kalendere
• geistlige
• Dataregistrering
• Levering av e-post
• Elektronisk arkivering
• Utgiftsrapporter
• filing
• Front Desk Operations
• Money Handling
• Kontortjenester
• Kontorutstyr
• Kontorforsyningsinventar
• Kontorrekvisita
• Office Support
• Organisasjon
• papir~~POS=TRUNC
• Shipping

Problemløsende ferdigheter: Problemløsing, eller kritisk tenkning ferdigheter, er viktig for enhver kontorassistent, da du ofte er den personen andre kommer med med spørsmål eller problemer.

• Koordinere kontoraktiviteter
• møter
• Problemløsende ferdigheter
• Svar på forespørsler
• planlegging
• Screening og Directing Calls
• regneark
• team~~POS=TRUNC
• Tidsfordriv
• Reisearrangementer