Hva tilhører en ansatt personellfil?

Medarbeiderpersonalfilen er den viktigste ansattesfilen som inneholder ansettelsesforholdets historie fra ansettelsesprogram gjennom et utgående intervju og ansettelsesoppsigelsesdokumentasjon. Bare personalansatte og arbeidstakerens nærmeste veileder og leder kan ha tilgang til informasjonen i medarbeiderens personalfil, og den forlater aldri Human Resources-kontoret.

Medarbeiderpersonalfilen er vanligvis lagret i et låst, brannslett arkivskap på et låst sted som er tilgjengelig for Human Resources-ansatte. Fortroligheten til medarbeiderinformasjonen i personaldokumentet er av avgjørende betydning.

Av alle de ansatte som er ansatt i selskapet, er personellfilen til de ansatte mest tilgjengelige daglig for å få opplysninger fra arbeidsgiver, veileder eller personalpersonell.

Betraktninger om ansattes personellfilinnhold

De grunnleggende prinsippene og spørsmål som skal vurderes når du legger inn noe dokument i en personellfil til ansatte er disse.

• Vil arbeidsgiveren ha behov for et bestemt dokument for å begrunne beslutninger dersom arbeidsgiveren ble saksøkt? Vil arbeidsgiveren ha behov for dokumentet i en domstol?
• Vet ansatt og forstår at dokumentet vil bli arkivert i sin personellfil? I de fleste tilfeller bør arbeidsgivere signere dokumentet, ikke å signere avtale med innholdet i dokumentet, men å erkjenne at de er klar over og har lest dokumentet.
• Ingen overraskelser, meninger eller personlige notater om den ansatte skal noen gang plasseres i en personellfil til ansatte. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en ansatt personellfil.

Innholdet i en ansattspersonellfil

Følgende er anbefalinger om dokumentasjonen som en arbeidsgiver bør beholde i en ansatt personellfil.

Sysselsettingshistorie

• Jobbsøknad
• Gjenoppta
• Gjenopptak følgebrev
• Utdanningskontroll
• Sysselsetting verifisering
• Avslagstavle
• Still jobben beskrivelse
• Jobbanalyseposter
• Jobbtilbud brev eller ansettelseskontrakt
• Sysselsetting byrå eller temp agentur avtale, hvis brukt
• Nødkontaktinformasjon
• Signert ansatthåndbokbekreftelsesskjema som viser mottak av arbeidstakerhåndboken
• Sjekkliste fra ny ansatt orientering som viser temaer dekket av og av hvem
• Eventuelle omstillingsavtaler og dokumentasjon
• Enhver kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller bekreftelse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver (for eksempel en ikke-konkurranseavtale, en ansettelseskontrakt eller en avtale knyttet til en bedriftsbilde)

• Ledig ansettelsesformular, inkludert forespørsler om overføring, forfremmelse, interne jobbsøknader og så videre
• Eventuell annen dokumentasjon knyttet til sysselsetting

Ansattes ytelsesutvikling, utviklingsplaner og forbedring

• Kopier av eventuelle ytelsesvurdering brukt eller ansattes utviklingsplaner
• Ansattes selvvurderinger
• Rekord fra noen formelle rådgivningstider
• Merknader om oppmøte eller tardiness
• Prestasjonsforbedring planlegging dokumentasjon
• Dissiplinære handlingsrapporter
• Ansattes anerkjennelse presenteres som sertifikater, anerkjennelsesbrev og så videre
• Ansatt formelle forslag og anbefalinger, organisasjonsresponser
• Treningsrekord
• Forespørsler om opplæring
• Kompetansevurderinger
• Treningsklasse eller øktvarsler eller tidsplaner

• Behovsanalyser underskrevet
• Treningsutgiftsrapporter
• Klager fra kunder eller medarbeidere

Ansatteoppsigelsesrekord

• Ansatte frameldingsbrev
• Utgå intervju dokumentasjon
• Cobra varsel
• Sysselsetting slutter sjekkliste
• Endelig regnskap for alle aspekter av arbeidstakerens ansettelse som sluttlønn, feriepenge, retur av eiendomsmegling og så videre