Arbeidsoppgavene Arbeidsgivere bør opprettholde

Vil du vite hvilke ansattsposter som skal vedlikeholdes som arbeidsgiver? Arbeidsgiveren opprettholder fire ansattes rekordfiler for hver ansatt. I tillegg opprettholder arbeidsgiveren andre ansattes rekordfiler for alle ansatte.

Personellfiler med ansatteopptegnelser

En personellfil opprettholdes for hver ansatt. Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og forvaltes og vedlikeholdes av HR-ansatte. Personalefiler er de viktigste ansattspostene som brukes av arbeidsgiver, ansatt og ansattes leder, i enkelte selskaper.

I andre - og dette er den anbefalte tilnærmingen - er tilgangen til den ansatte personellfilen begrenset til HR og den ansatte under tilsyn.

Typiske dokumenter i en personellfil inkluderer ansettelsesprogrammet, en familie beredskapsskjema, dokumentert disiplinær handlingshistorie, et CV, ansattens håndbokskvittering, medarbeideravlystelse, arbeidsgiveravtale, skilleark, periodisk vurdering, jobbevaluering eller ytelse utviklingsplan, trening sertifikater og attendance bevis, og nåværende personlig kontaktinformasjon om hver ansatt.

Ikke alle personellfiler inneholder de samme dokumentene, men hver personellfil har noen dokumenter som er de samme. Dokumentasjon av en ansattes ytelse tilhører ikke personellfilen, med mindre det er motivert disiplinær handling, en pris eller et annet tegn på fremragende prestasjon. Slike daglige ytelsesnotater tilhører filen som lederne holder for å følge prestasjonene, målene og bidragene til de ansatte.

Lønnslister Filer med ansattes rekord

Lønnsfilene vedlikeholder også ansattes poster. Lønnsfilene inneholder en historie om ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer, garnishments, lån og annen informasjon som er viktig for å betale en ansatt og holde en kopi av ansattes erstatningshistorie.

Lønnfilen vil også inneholde historien til regjeringens skjemaer som W-2, W-4, og trygdeordninger som er fylt ut av den ansatte. Filen vil også inneholde informasjon om ansattes ytelser og tillatelse til å trekke ut betalinger fra lønnssjekken.

Medisinsk arkiv medarbeideregister

En ansatt medisinsk fil vedlikeholdes også av arbeidsgiveren. Medarbeiderpostene i den medisinske filen er ikke tilgjengelige for alle, bortsett fra de ansatte som er utpekt, og den medarbeider som oppbevares i filen. Medisinske filer inneholder legenes notater, FMLA-søknadspapir, informasjon om legemiddeltest, nødvendig fysisk informasjon og annen dokumentasjon som gjelder en ansattes eller hans familiemedlems medisinske helse.

Medisinske filer, på grunn av konfidensialiteten til de ansatteopptegnelsene, mottar den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet. Det anbefales at de medisinske filene holdes i låste fil skuffer som er låst i et rom som ikke er tilgjengelig for andre ansatte enn HR-utpekt personale.

I-9-filer med ansattes rekord

I-9-filer inneholder ansattsposter som opprettholdes for alle ansatte i en fil som er skilt fra andre ansattes poster. Arbeidsgivere beholder denne ansattsposten separat fra andre ansattes poster for å opprettholde ansattes konfidensialitet fra myndigheter og andre enheter som er autorisert til å gjennomgå medarbeider I-9.

Å holde I-9-ene på et eget sted, vil sikre at hvis du er valgt for en Federal I-9-filanmeldelse, vil offentlige ansatte ikke ha tilgang til andre poster om arbeidstakeren eller hennes ansettelse hos organisasjonen din med unntak av den faktiske I-9 form. Disse undersøkelsene øker hvert år, så sørg for at dine ansatte har fylt ut I-9-skjemaene på riktig måte, eller du kan bli bøter og potensielt fengselstid.

Tilgang til ansattes rekord av ansatte

Ansatte kan se sine ansattes rekord ved å kontakte en personellpersonell i normal arbeidstid. Ingen ansatt kan endre eller fjerne noe dokument i hans eller hennes registre som må vises i nærvær av en HR-personell.

Du må ha en ansatt personell rekordvisningspolicy i medarbeiderhåndboken din, og følg det uaktsomt når det gjelder ansattes forespørsler om å se filene sine.

Hvis en ansatt sender en skriftlig forespørsel om en kopi av personopplysningene etter at de forlater arbeidet ditt, må du sende dem en kopi.

Av og til vil du møte en ansatt som er mistenksom på hva slags ansattsposter beholdes av deres Human Resources-avdeling. Dette er de ansatte som mest sannsynlig vil kreve en kopi av deres ansattes filer. Igjen, uten diskriminering, lag en kopi av filen og send den. (Du vil sannsynligvis få tilbakemelding om at arbeidstakerne ble overrasket av hvor lite dokumentasjon HR-ansatte beholdt.)

I enkelte jurisdiksjoner er det lovlig å belaste arbeidstakeren for kostnadene ved duplisering og sending av filen.