Slik planlegger du en selskapsmøte

Gratulerer! Din bedrift skal holde et møte for en gruppe medarbeidere valgt fra alle nivåer i selskapet. Konsernsjef har gitt deg ansvaret for prosjektleder for arrangementet. Disse tipsene og prosjektplanen demonstrerer en måte en prosjektleder kunne nærme seg med å bygge prosjektplanen for et selskapsmøte eller tilsvarende komplekst prosjekt.

Planlegg prosjektet

Ditt første skritt er å planlegge planen. Du starter med å diskutere arrangementet med interessentene. Hvis dette ble gjort i fjor, gikk det riktig? Hva gikk galt? Hvem klarte prosjektet og kan de hjelpe deg med å unngå fallgruv i år? Siden administrerende direktør har tildelt prosjektet til deg, hva vil han / hun ha ut av arrangementet? Når skal arrangementet være? Hvor? Hva er budsjettet?

Samle så mye informasjon som mulig. Dette blir skjelettet som du bygger prosjektplanen på.

Bygg teamet

Hvilke andre ressurser trenger du for å gjøre dette prosjektet til en suksess? Er det folk i andre avdelinger som kan hjelpe deg med å gjøre denne hendelsen til en suksess? Hva trenger du å gjøre for å få hjelp? Kan du bare spørre eller trenger du å få formell godkjenning fra sjefen sin? Hvor mye tid trenger du fra dem? Hvilke spesifikke ferdigheter trenger du å gi dem? Kan noen andre gi den ferdigheten hvis personen du ønsker ikke er tilgjengelig?

Siden dette er et fellesskapsmøte, hvordan kan HR hjelpe? Trenger du assistanse fra Facility Department? Hva med markedsavdelingen? Trenger du hjelp i det området?

Planlegg agendaen

Når du vet hvor lenge møtet varer, begynner du å fylle tidsblokkene. Trenger du en åpnings høyttaler? Hvem vil det være? Skal du holde deltakerne sammen eller vil du kaste dem i mindre grupper for en del av programmet? Hvor mange andre høyttalere trenger du? Hvem vil sette opp de mindre øktene hvis du bryter ut?

Vil arrangementet ta mer enn en dag? Hvordan lukker du Day One? Hvordan vil du gjenåpne på dag to?

Hvordan vil du pakke opp på slutten? Trenger du en avsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistikken til folk som sjekker ut av hotellet hvis du bestiller en?

Finn plass

Finn ut hvor mange som kommer. Deretter bestemme hvor stor en plass du trenger. Hvor skal arrangementet holdes? Er det rom på bedriftens kontor eller trenger du et større rom? Vil konsernsjefen ha møtet holdt utenfor stedet slik at folk kan konsentrere seg, eller vil han / hun ha det på kontoret for å minimere kostnadene?

Hvilke egenskaper i ditt område kan gi den plassen du trenger? Er et hotell i nærheten av flyplassen et godt valg for å redusere reisetiden for folk som kommer fra byen, eller burde du finne noe ut av byen som blir roligere?

Hva belaster de forskjellige stedene for deres fasiliteter? Hva inkluderer de og hva skal du kjøpe og ha tatt med? Vil de tildele en person for deg å jobbe med? Hva er deres policy om materiale og mennesker fra utsiden?

Trekke den av

Etter å ha samlet svarene på minst de fleste av disse spørsmålene, kan du begynne å sette sammen prosjektplanen. Husk at det vi viser her er listen over prosjektoppgaver, arbeidsavbruddstrukturen (WBS). Det inkluderer ikke noe av avhengighetene mellom oppgaver eller tidslinjer. De vil bli lagt til senere.

Eksempel på selskapsmøteprosjektplan

I hvordan man planlegger et prosjekt ved hjelp av de grunnleggende verktøyene for prosjektledelse, diskuterte vi tankene bak prosjektplanlegging og bruker prosjektledelsesferdigheter under planleggingsprosessen. Her er hvordan en prosjektsplattforms nedbrytingsstruktur (WBS) kan se etter et prosjekt for å planlegge et selskapsmøte:

1. Pre-plan prosjektet

1. Bestem budsjettet
2. Diskuter med administrerende direktør for å etablere prosjektmål
3. Kontakt tidligere prosjektleder (PM) for tips
4. Bestem interessentlisten
5. Kontakt interessenter for innspill.
6. Opprett ønsket dato for arrangementet
7. Bestem hvor mange høyttalere / presentatører som trengs
8. Bestem hvor mange støttepersonell som trengs
9. Bestem hvor mange ansatte som skal delta
10. Liste over mulige steder for arrangementet

2. Bygg prosjektgruppen

1. Få rep fra markedsføring
2. Få rep fra HR
3. Se om innkjøp vil tildele noen til å hjelpe
4. Be Susan til å håndtere alle høyttalernes detaljer
5. Få rep fra fasiliteter
6. Planlegg prosjektlaget kick-off møte

3. Utvikle dagsorden

3a Plan dag ett

1. Angi starttidspunkt
2. Sett tid, ordne plass og bemanning for registrering
3. Angi lengden på morgen økten
4. Angi lengden på taler
5. Beregn antall høyttalere som trengs for morgenmøtet
6. Rekruttere høyttalere
7. Planlegg mid-morning break (tid og lengde)
8. Ordne oppdatering av konferanserom under pause (vann, søppel, etc.)
9. Planlegg lunsjpause (tid, lengde, sted, meny, hvem betaler)
10. Planlegg ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
11. Rekruttere ettermiddags høyttalere
12. Planlegg Dag 1-lukking (tid, hvem, lengde)

3b Plan dag to

1. Angi starttidspunkt
2. Angi lengden på morgen økten
3. Beregn antall høyttalere som trengs for morgenmøtet
4. Rekruttere høyttalere
5. Planlegg mid-morning break (tid og lengde)
6. Ordne oppdatering av konferanserom under pause (vann, søppel, etc.)
7. Planlegg lunsjpause (tid, lengde, sted, meny, hvem betaler)
8. Planlegg ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
9. Rekruttere ettermiddags høyttalere
10. Planlegg avslutningstale (tid, hvem, lengde)
11. Ordne utsjekking timing med hotellet

4. Planlegg rommet

1. Bestem antall deltakere
2. Planlegg plasseringsarrangementet (rader vs. tabeller)
3. Beregn plass som trengs
4. Undersøk plasser som er tilgjengelige med den mengden plass (kostnader, sted, tjenester inkludert)
5. Count antall høyttalere hver dag og totalt
6. Bestem antall og type støttepersonell som trengs
7. Finn ut hvor mange deltakere / høyttalere / ansatte som trenger rom
8. Forhandle kostnader og datoer med tilgjengelige steder
9. Tegn kontrakt med valgt sted

5. Publiser arrangementet

1. Fullfør alle detaljer med hendelsesstedet
2. Pass på at deltakerne blir varslet
3. Varsle alle høyttalere av emne og presentasjonstid / dag
4. Varsle alle støttepersonell på plikter og skift
5. Få RSVP fra deltakerne
6. Gi beskjed til utskiftede deltagere etter behov

6. Oppfølging

1. Få utkast til taler fra alle høyttalere
2. Gå gjennom siste taler
3. Få navnekoder for alle deltakere, høyttalere, ansatte
4. Kjøpe noen materialer og gaver til deltakerne
5. Bekreft med hendelsesstedet

7. Gjennomgå og vurdere

1. Send tilfredshetsundersøkelse til alle deltakere
2. Send undersøkelse til alle høyttalere
3. Send takk til alle høyttalere og ansatte
4. Hold et nært møte med prosjektteamet

Videre planlegging

Prosjektplanen Arbeidsnedbrytingsstruktur (WBS) ovenfor viser et eksempel på planlegging av et selskapsmøte. Det er bare en oversikt. Prosjektteamet vil fortsatt måtte jobbe med disse elementene og utvide på mange av dem. I tillegg vil de trenge å jobbe med tiden som trengs for hver oppgave, den relative betydningen av oppgavene og sammenhengene / avhengighetene mellom oppgavene.