5 trinn for å håndtere dårlig ytelse på et prosjektteam

01 Adresse problemet direkte med teammedlemmet

Det første skrittet for å håndtere dårlig ytelse av et prosjektmedlem er å bringe problemet direkte til teammedlemmet. Før du involverer noen andre, snakker prosjektlederen til medarbeiderne privat om hva som ble avtalt eller forventet, og hvordan gruppemedlemmets handlinger ikke har oppfylt disse standardene. Fokuser samtalen på atferden og ikke personen. Hvis lagmedlemmen føler seg angrepet, er han eller hun usannsynlig å lytte til bekymringer.

Noen ganger vet folk ikke at de utfører dårlig og må bli fortalt. De fleste er villige til å fikse ekte problemer når de er kjent. Vil du ikke vite om du ikke møtte en kollegas fornuftige forventninger?

Kom til en avtale om hvordan dere to skal fortsette. Du kan begge trenger å gjøre forpliktelser om hvordan du skal oppføre seg i fremtiden. For eksempel kan det hende du må være mer presis når du kommuniserer hva du forventer, og lagmedlem må kanskje stille klare spørsmål når han ikke forstår hva som forventes. Ved å endre oppførselen din, fremmer du godwill fra gruppemedlemmet mot deg.

02 Gi teammedlemmet en sjanse til å korrigere oppførsel

Når et lagmedlem vet om hans eller hennes fornærmende oppførsel, gi ham eller henne en sjanse til å rette opp det. Når du går videre med prosjektet, se etter måter å sette opp medarbeiderne for å lykkes. Hvis du for eksempel har diskutert et lagmedlems manglende tidsfrister, må du sjekke inn med lagmedlemmet godt før neste frist for å se om det er noe du kan gjøre for å hjelpe ham med å gjøre neste frist.

03 Utskal problemet til teammedlemmets veileder

Hvis du prøver å trene problemet mellom de to av dere ikke trener, er neste skritt å eskalere problemet til teammedlemmets veileder. Når du går til veilederen, forklarer ytelsesproblemet og skisser trinnene du har tatt for å løse det. Hvis du har gjort en god tro forsøk på å håndtere situasjonen selv, vil de fleste veiledere være villige til å hjelpe deg.

04 Igjen, Gi teammedlemmet en sjanse til å rette opp adferd

Etter at lagmedlemmets veileder er oppmerksom på problemet, trenger du nå å gi lagmedlemmet en ny sjanse til å rette opp sin adferd.

På punkter i denne korrigeringsprosessen kan du bli fristet til å gjenta trinnene. For eksempel vil du kanskje få problemet til lagmedlemmet en gang før du går til sin veileder. Til tider er dette en fornuftig handlingsplan. Andre ganger forlenger du bare den dårlige ytelsen. Hver situasjon er annerledes, så du bruker din vurdering og eventuelt råd fra prosjektsponsor eller sjef.

05 Escalate problemet til prosjekt sponsoren

Hvis den dårlige ytelsen fortsatt skjer, er du lei av deg. Du har gitt medarbeiderne muligheter til å korrigere atferd, og han har slettet dem. Du har gjort alt du kan for å fikse problemet fra bunnen av, men nå er det på tide å ta med den tunge hitteren for å fikse det fra toppen ned.

Som når du tok opp spørsmålet til gruppemedlemmets veileder, legger du ut all relevant informasjon for sponsoren. Gå inn i møtet med prosjektsponsoren og vite hva du vil at han eller henne skal gjøre. Hvis du vil at en av sponsorens jevnaldrende skal rådgjøre lagmedlemmet, si det. Hvis du vil at medarbeiderne er erstattet med noen andre, så si det. Sponsoren er der for å støtte deg og gi deg det du trenger for at prosjektet skal lykkes. Fortell prosjektsponsor hva du trenger.

Det er en liten sjanse, problemet kan ikke løses med prosjektsponsorens inngrep. Hvis så er tilfelle, spør sponsoren om å prøve forskjellige handlingsmåter for å løse problemet. Når sponsoren har avtalt å ta på seg problemet, må han eller hun løse det. Sponsoren kan imidlertid ikke løse det hvis du ikke varsle sponsoren når problemet fortsatt er et problem.