Hvordan gi tilbakemelding til defensive ansatte

Tilbakemelding er et av de kraftigste verktøyene i lederens verktøykasse for å styrke arbeidsplassens ytelse.

• Positiv tilbakemelding fokuserer på å identifisere og forsterke atferdene som fremmer høy ytelse.
• Konstruktiv tilbakemelding - ofte referert til som negativ tilbakemelding - er fokusert på å identifisere og fremme endring i atferd som forringer høy ytelse.

Effektiv tilbakemelding er spesifikk for oppførselen (enten negativ eller positiv) og leveres så nær forekomsten som mulig. Mens motiverte fagfolk setter pris på både positiv og konstruktiv tilbakemelding, er ledere ofte ubehagelige når det gjelder å levere det, spesielt noe som anses som negativt. I undersøkelser og forskningsstudier er ledere som sliter med å levere konstruktiv tilbakemelding bekymret for at de ikke vil bli likte, eller de frykter å skape en hendelse ved å tilby kritikk.

Ved å følge og praktisere forslagene som er skissert, kan lederen ta frykten for å levere negativ tilbakemelding og gjøre samtalen til en konstruktiv begivenhet.

10 tips for å hjelpe deg med å levere negativ tilbakemelding

1. Få dine følelser under kontroll. Du vil ikke kritisere andres handlinger når du er sint eller opprørt. Hvis temperaturen er varm, ta deg tid til å la det kjøle seg ned. Mens effektiv, konstruktiv tilbakemelding blir levert så nær den observerte hendelsen som mulig, hvis situasjonen er oppvarmet, er det fint å planlegge et møte for neste dag.
2. Gi aldri negativ tilbakemelding foran medlemmets. Finn et privat sted. Gjør møtet på kontoret eller planlegg et konferanserom for tilbakemeldingsdiskusjonen din.

1. Fokuser på den observerte atferden, ikke personen. Husk at formålet med konstruktiv tilbakemelding er å eliminere atferd som forringer høy ytelse. Hvis personen oppfatter at han eller hun blir angrepet personlig, vil de raskt bli defensiv, og muligheten for en meningsfylt diskusjon vil gå tapt.
2. Vær spesifikk. Effektiv tilbakemelding er spesifikk. tyder, "John, du visste sikkert at det var" kan være sant, men det forteller jo ikke hva han gjorde galt. Det samme gjelder for å fortelle Mary at hun er for sent til å jobbe for ofte. I stedet beskrive den svært spesifikke oppførselen og identifisere forretningsmessige konsekvenser av oppførselen. For eksempel: "Mary, når du er sen for skiftet ditt, krever det at vi holder noen over fra det tidligere skiftet. Dette krever at vi betaler overtid, det er ulempe for kollegaen din, og det kan redusere kvalitet hvis de ikke forstår din spesifikke jobb. du forstår?"

1. Vær rettidig. Hvis du noen gang har mottatt en lang liste over negative tilbakemeldings kommentarer på en årlig ytelsestest, forstår du hvordan verdiløs denne innspillingen er lenge etter det faktum. Tilbakemelding av alle typer skal gis så snart som mulig etter arrangementet.
2. Forbli rolig. Uansett hvor opprørt du er, betaler du aldri å miste kontroll over dine følelser. Som omtalt ovenfor, hvis du trenger tid til å samle dine følelser, forsink diskusjonen noen timer eller høyst en dag. Påminn deg om at hensikten med tilbakemeldinger er å fremme forbedring og nærme diskusjonen med denne positive holdningen.

1. Bekreft din tro på personen. Den forsterker trinn tre, men her forteller du dem at du fortsatt har tro på dem som en person og i deres evner; Det er bare deres ytelse du vil at de skal endre. Si noe som "du er en god kundeservice rep, så jeg er sikker på at du ser behovet for å være mer tålmodig med kundene."
2. Stopp å snakke og inviter den andre parten til å engasjere seg. Etter at du har fortalt personen hvilke spesifikke, aktuelle handlinger var upassende, og hvorfor, slutte å snakke. Gi den andre personen en sjanse til å svare på dine uttalelser og stille klare spørsmål.

1. Definer og godta en gjensidig akseptabel handlingsplan. Enig på hvilken fremtidig ytelse som passer for den ansatte. Hvis det er spesifikke ting som ansatte må begynne å gjøre eller trenger å slutte å gjøre, må du være sikker på at de er tydelig identifisert. Hvis det er noe du trenger å gjøre, kanskje tilleggsopplæring for den ansatte, er du også enig i det.
2. Opprett en tid til oppfølging.Innstilling av en klar dato og klokkeslett for gjennomgang av handlinger og forbedring er en viktig del av tilbakemeldingsprosessen. Det etablerer ansvarlighet og forbedrer sannsynligheten for ytelsesforbedring.

Og husk, etter at du har levert den konstruktive tilbakemeldingen og avtalt om en oppløsning og oppfølgingsplan, fortsett jobben. Ikke hav dårlig vilje mot ansatt fordi de gjorde en feil. Ikke svinger over dem for frykt for at de kan gjøre en annen feil. Overvåk deres ytelse som du gjør alle ansatte, men ikke obsess.