Slik organiserer du en All Hands Meeting for dine ansatte

Holder firmaet alle hender møter? Hvis ikke, kan du tenke på å organisere et slikt møte. Selvfølgelig bør du aldri holde et møte bare fordi du vil ha et element sjekket av din oppgaveliste, så her er hvorfor, når og hvordan du skal organisere et håndsforbund.

Hvorfor vil du kanskje holde et møte med alle hender?

Noen ganger trenger du å få informasjon ut til hele staben, og et all-hands møte er en utmerket mulighet til å gjøre det. Ja, du kan sende ut informasjonen via e-post, men avhengig av informasjonen kan du oppdage at det å levere det i person er en mer effektiv måte å kommunisere på.

I tillegg, avhengig av hvor stor og spredt virksomheten din, er alt-hands-møtet en god mulighet til å bygge lag og tillate ansatte å samarbeide med hverandre. og la ansatte få kontakt med hverandre. Hvis virksomheten din har flere nettsteder, kan en ansatt på nettsted A ha et problem som noen på nettsted B kan løse, men hvis de ikke vet at personen eksisterer, vil de ikke be om hjelp.

Til slutt, et all-hands møte gir dine ansatte mulighet til å stille spørsmål i nærvær av sine kolleger. Dette frigjør din tid fordi du kan dele riktig svar en gang i stedet for å gjenta det igjen og igjen for ulike ansatte.

Hvilke problemer er best dekket i et møte med alle hender?

Disse typene problemer blir generelt bedre kommunisert når de leveres i et all-hands møte fremfor via e-post eller spør lokale ledere å informere sine ansatte.

• Innføring av ny ledende ledelse. Hvis du har en ny president eller administrerende direktør, vil du at hun skal introdusere seg til hele staben. Det gjør stor forskjell for folk å kjenne ansiktet bak navn og policyendringer.
• Nye bedriftsmål. Når seniorlaget ditt ønsker å dele selskapets mål med de ansatte, er det en god idé å ha alle i samme rom. Det gjør det mulig for folk å stille spørsmål, slik at de forstår logikken og begrunnelsen bak målene.
• Når det er en vesentlig endring. Dette kan være et nytt selskapsoppkjøp, en avhendelse, en omorganisering eller noe som berører alle områder av selskapet. Igjen er åpen og ærlig kommunikasjon målene her.

Dette er selvfølgelig ikke de eneste grunnene til å ringe et håndsforeldre, men sørg for at et all-hands møte er den beste måten å levere informasjon på, før du går i trøbbel for å organisere et all-hands møte.

Slik organiserer du en All-Hands Meeting

Det første trinnet, som adressert ovenfor, har en nyttig hensikt for et all-hands møte. Når du har en hensikt, kan du planlegge og holde møtet.

Først tenk gjennom logistikken. Du kan finne ut at det er morsomt å velge og invitere høyttalerne, forberede dokumentene, og planlegge for nettverkstid, men hvis du mislykkes på logistikksiden, vil det ikke være noe du vil gjøre med hendelsesmøtet. Du må håndtere disse problemene for et vellykket all-hands møte.

• Plassering. Hvis bedriften din er liten, og du kan alle passe rundt konferansetabellen, er dette problemet løst. Hvis bedriften din er stor - selv om du alle jobber i samme bygning, vil du sannsynligvis måtte leie et auditorium eller konferansesenter for møtet ditt. Pass på at du har plass til alle.
• Reise. Kommer folk til å reise lange avstander for å komme til møtet med hverandre? Hvis folk trenger å kjøre fra en avstand, må du sørge for at du begynner møtet sent nok til at personalet ikke trenger å gå hjem klokka 4:00 for å gjøre det til møtet. Husk at du forlater hjem tidlig er en motgang for mange.

• Praktiske. Et all-hands møte fra ansikt til ansikt kan være den beste måten å introdusere en ny CEO på. Men hvis det innebærer at du flyr folk inn fra flere steder, og legger dem på hotell, mens kontorer på disse stedene er stengt i flere dager, er det sannsynligvis ikke den beste ideen. I stedet tenk å lage videokonferanser. Ikke la folk se på videokonferansen fra deres skrivebord, men be dem om å komme sammen etter plassering for lagbyggings muligheten til å se introduksjonen.

• Mat. Hvis dette er et korttidsmøte som introduserer konsernsjefen, trenger du bare en plassering. Hvis det er en dagslang konferanse som involverer flere høyttalere og workshops, må du ordne mat til lunsj og pauser.

Hvem trenger å presentere på et møte med alle hender?

Med denne logistikken sortert, trenger du bare å ordne høyttalerne. Du vil ønske å få hele virksomheten endringer innført av konsernsjef / eier / president. Avdelingshoder kan forklare problemstillinger som er relevante for sine avdelinger, men forklaringer om hele virksomheten må komme fra toppen.

Naturligvis kan en endring i HR-politikken komme fra Chief HR Officer, og et skifte i markedsføring kan komme fra Chief Marketing Officer, men den overordnede planen, inkludert mål, strategi og visjon, må komme fra toppen.

Pass på at alle medarbeidere er inkludert - eller det er ikke et all-hands møte. Hvis informasjonen bare er relevant for ledere, hvorfor vil du ta med de enkelte bidragsyterne til møtet? Hvis endringene bare påvirker IT, hvorfor tar regnskapet tid til å delta på dette møtet?

Hva trenger å skje på et All-Hands møte?

All informasjon du oppgir på et håndsert møte må være relevant, aktuelt, kritisk og (forhåpentligvis) interessant. Jo, introdusere hvordan bedriften din vil overholde nye regjeringsforskrifter, er ikke sannsynlig å resultere i å heve folkemengder. Men husk, du er mer sannsynlig å engasjere folk hvis du presenterer informasjonen på en interessant måte.

I tillegg til høyttalere og workshops (hvis aktuelt), sørg for at du gir tid til nettverk. Nettverk anses ofte som noe du gjør for å finne nye jobber, men du kan også bruke nettverk internt. Du vil at personalet skal kjenne hverandre. Oppgi navnekoder (hvis du vanligvis ikke bruker merker) som viser navn og titler og steder.

Det overordnede målet med et all-hands møte er å bringe selskapets ansatte sammen. Du vil at folk skal forlate følelsen som møtet var verdt deres tid. Hvis du ikke kan få den verdifulle følelsen, hopper du over alle hender møtet og sender ut en e-post med informasjonen i stedet.