Slik organiserer du en vellykket mediehendelse

En av de enkleste måtene for ditt firma å motta gratis medieeksponering (ofte kjent som "opptjent media") er gjennom mediehendelser.Enten du samarbeider med flere sponsorer for å hjelpe de mindre heldige, eller holde en pressekonferanse for å kunngjøre en produktutgave, er det visse skritt du bør følge for å organisere en vellykket mediebegivenhet.

Start med en pressemelding

Å sende ut pressemeldingen din, vil hjelpe mediene å avgjøre om historien din er verdig nok til dekning. Derfor hjelper det med å holde pressemeldingen enkel og aldri bruke noen hype. Stasjoner og aviser leter etter nyheter; de leter ikke etter et salgspiel.

Du har et vindu for å sende ut pressemeldingen din. Du vil ikke sende den ut for tidlig, og da blir den glemt eller begravet, og du vil ikke sende den ut for sent når andre historier kanskje allerede har blitt tildelt, og de kan ganske enkelt ikke passe til arrangementet ditt i Vanligvis er det 2 til 3 dager før arrangementet ditt på forhånd.

Du vil også være sikker på at du inkluderer anvisninger og spesielle instruksjoner i pressemeldingen din. Hvis bedriftens hovedkontor befinner seg på ett sted, men arrangementet ditt er på fabrikken 30 miles unna, må du gjøre det klart i utgivelsen.

Se på telefonsamtaler

Etter at du har sendt din pressemelding, kan du ringe redaktørene i avisene eller produsentene på TV-stasjonene for å bekrefte at de mottar den. Det er alt du trenger å spørre.

Det vil ofte åpne samtalen for at de skal fortelle deg om de tror de kan komme eller ikke. Men selv om det ikke gjør det, vil du ikke spørre om de kommer. De vil være der hvis de kan, men vil ikke gjøre noen løfter.

Vær oppmerksom på at bryte nyheter eller tunge nyhetsdager kan forhindre at de kommer i siste øyeblikk. Du vil ikke plage dem for å se om de kommer, selv på dagen for arrangementet når du står der og venter på at journalister skal dukke opp.

Du vil også se på tiden du ringer til. Ringer til 10 minutter før klokken 5 kan virke som slutten av dagen for deg, men for en produsent som er 10 minutter til en nattlig nyhetsscanning. De beste tider å ringe er vanligvis rundt kl. 10 og mellom 1 og 2:30 p.m.

Planlegg hendelsen din forsiktig

Alle jobber med tidsfrister. Aviser har satt ganger de legger neste dags problem til sengs. Det betyr at de kommer til arrangementet klokken 5 På torsdag kan dekning ikke vises til lørdag.

TV-stasjoner har vanligvis en morgen, middag, 5, 6, 10 og / eller 11 p.m. Newscasts i løpet av uken, avhengig av TV-markedet. Få dekning hvis mediebegivenheten starter klokka 4 kan være veldig vanskelig. De vil ikke bare hoppe inn i sin nyhetsbil og kjøre som gal for å få båndet i luften med 5. Det er et skript som må skrives og et bånd som må redigeres.

Planlegg arrangementstiden din slik at den ikke bare er praktisk for journalister, men øker også sjansene dine for å få mer umiddelbar eksponering.

Ikke prøv og gjør alt

Så fristende som det kan være å bli regissør, ikke fortelle reporteren, fotografen eller videografene hva skuddene du vil at de skal få. Du vil etablere en viss rapport med dem og starte et forhold med avisen eller TV-stasjonen. Du vil ikke vinne noen venner ved å fortelle dem hvordan de skal gjøre jobben sin.

Gjør det lett å komme inn (og ut)

Hvis du holder arrangementet på din 50.000 kvadratmeter plante og området du lar media er i baksiden av bygningen, gi dem så enkel tilgang som mulig. Ikke få dem til å parkere på forsiden av bygningen og deretter skyve utstyret helt til baksiden hvis du kan hjelpe det. Hvis det er en måte å kjøre til baksiden, må du få mediene kjennetegnet i din pressemelding og tydelig markere veien når de kommer.

Du ønsker også å vurdere hvilket område av anlegget ditt er strengt begrenset. For eksempel, hvis du ikke kan unngå en lang tur, vil du virkelig at media skal gå gjennom hele bygningen med kameraer? Det betyr ikke at de skal begynne å skyte hva de vil. Men mange selskaper har strenge retningslinjer for hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå av proprietære årsaker.

Tenk på visuals

Tenk på bildene dine nøye. Gi mediene så mye av praktisk erfaring som mulig. Snakker om et produkt i en halv time og deretter refererer til bildet i brosjyren er noe media ikke en gang må oppleve for. Husk at de overfører visuellene til dine potensielle kunder (deres seere eller lesere), så det er viktig å holde publikum oppmerksom på at du kan få dekning du trenger.

Ikke glem et trykksett

Ta med informasjon om arrangementet ditt og send det ut til media. Denne informasjonen vil hjelpe dem med å skrive historien, men hjelper deg også med å få mer kontroll over nyhetene siden du gir dem den avgjørende infoen.

Kontroller at mediekontakt er tilgjengelig

Ikke glem å gjøre mediekontakten din tilgjengelig for spørsmål. Hvis en reporter har flere spørsmål, må de kunne få tak i mediekontakten din raskt. Pass på at du inkluderer mediekontaktens telefonnummer og annen kontaktinformasjon i pressesettet ditt.

Bruk ansatte med erfaring

Du trenger ikke å begrense hendelsens talespersoner til din egen mediekontakt. Hvis en medarbeider kan gi bedre soundbite fordi han har hatt mer erfaring med å utvikle og jobbe med et bestemt produkt, gjør han til enhver tid tilgjengelig for spørsmål.

Forbered din erklæring på forhånd

Hvis du planlegger å snakke på kamera eller til en avis reporter, tenk på hva du vil si på forhånd. Det kan bidra til å ha en venn som ikke er kjent med virksomheten din, for å lese over presssettet ditt og stille spørsmål de har. Fra disse spørsmålene, så vel som noen brainstorming, kom opp med en liste over svar. Du ønsker ikke å høres repetert, men du vil ikke høres uforberedt eller sier "Umm …" mye heller.

Du vil også vurdere ulike typer medier. Avisen har forskjellige behov enn tv og omvendt. En avis reporter kan stille deg spørsmål som er mye annerledes enn en TV reporter. Hvert medium har forskjellige måter å presentere nyheten på, så de trenger den typen som passer best til publikum.

Hva hvis reporteren ikke viser?

Stasjonen eller avisen kan veldig godt sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyr ikke at historien din ikke er viktig for dem. De ville ikke være der hvis de ikke hadde tenkt på å gi din historie dekning så behandle den som viser seg veldig bra.

Hvis en videograf slenger på utstyret, må han ikke gi ham et presssett akkurat da. Tilbyr å bære det for ham til han har fått muligheten til å få de skuddene han trenger. Å behandle ham eller henne som en førsteklasses statsborger, vil gjøre det tilbake til stasjonen og kunne skade sjansene for fremtidig dekning.