Slik organiserer du papirarbeidet ditt

Den eneste gangen du synes å tenke på viktige dokumenter, er når du trenger dem. Og ofte kan du ikke finne dem når du trenger dem, fordi du heller ikke har et organisert og sentralisert system for lagring av viktige dokumenter og / eller sist du trengte dem, kastet du det bare tilbake i havet av papirer på hjemmekontoret din i stedet for å sette den tilbake der den tilhørte.

Starter

Med alle viktige papirene spredt over hele huset ditt, spiser du mye tid og energi på jakt etter dem. Du er også i fare for å miste noen av dem helt. Men med noen få enkle trinn kan du organisere dine viktige papirdokumenter om en time i helgen!

Du trenger et lite to-skuff arkivskap eller en bærbar hengende filboks, flerfargede hengende filer (6 forskjellige farger), manila, tredimensjonale topp-tabulasjonsmapper, og en brannslukbar safe (valgfritt). Eller du kan kjøpe en stor binder og tab innsettinger. Når du har fått varene her, er de seks trinnene du følger for å organisere papirarbeidet ditt.

Samle dine dokumenter

Før du kan organisere alle viktige dokumenter, må du finne dem. Det er noen ganger lettere sagt enn gjort.

Sjekk ditt hjemmekontor i skuffer og papirene stablet på skrivebordet eller bordet. Kontroller haugene med papir som roterer kjøkkenbenkene dine, samt kjøkkenskuffer og kurver. Se på soverommet ditt dresser og nattbordet (du kunne ha forlatt dem der i morgen rush og glemte dem). Sist, men ikke minst, kontroller vesken din eller kofferten for viktige dokumenter som du ved et uhell fortsatt bærer rundt.

kategorisere

De viktigste dokumentene faller inn i en av følgende seks kategorier. Sorter alle dine samlede dokumenter som følger:

1. Hjem og eiendomsregistreringer - boliglån, eiendom gjerninger, hjem forbedring prosjekter og kvitteringer, apparat manualer og garantier, eiendomsskatt informasjon, hjem forsikringer og manualer
2. Auto-poster - titler, vedlikeholdsopplysninger, forsikringspolicyer og informasjon, låneinformasjon og betalingsopplysninger
3. Helse Records - forsikringspolicyer, helseforsikring fordeler manualer, forklaring av medisinske fordeler, lege regninger, reseptbelagte lister, fleksibel utgifter informasjon, medisinske kvitteringer, medisinske retningslinjer, livsforsikringer

1. Finansregnskap - Kontoutskrifter, selvangivelser, skattefradragsposter, investeringsregistre, låneposter, kredittkortopplysninger
2. Elektronikk poster - mobiltelefon kontrakter og manualer; salgskvitteringer og garantier for datamaskiner, bærbare datamaskiner og iPads; kabel og Internett planer og regninger; trådløse ruteren salgskvittering og manual
3. Personlige poster - fødselsattest, ekteskapsbevis, skilsmisse sertifikat, varetekt papers, personvern informasjon, immunisering poster, pass, militærtjenesteposter, dåp og bekreftelse poster, testamente, begravelsesplan, og gravsted informasjon. Hvis du har kjæledyr, kan du også inkludere viktige dokumenter som veterinær- og vaksineinformasjon i denne kategorien.

Finn dine vitale dokumenter

De fleste av dine viktige dokumenter kan lagres i et vanlig arkivskap eller bærbar hengende filboks. Det er noen. Men det bør virkelig bli lagret i et brannfastt sikkerhets- eller offsite-lagringsalternativ, for eksempel en safe.

Vital dokumenter er dokumenter som ville være svært vanskelig eller svært tidkrevende å erstatte. De kan inneholde sensitiv personlig informasjon som kan bli kompromittert i tilfelle innbrudd eller røveri. I tilfelle ble ditt hjem ødelagt av ild eller flom du vil at disse viktige dokumentene skal forbli intakte.

For de fleste vil følgende dokumenter bli vurdert som viktige: opplysninger om personopplysninger, fødselsattest, forsikringspolicyer sammen med agentens kontaktinformasjon, testamente, eiendomshandlinger, biltitler, pass og eventuelle avtaler eller avtaler som krevde den opprinnelige signaturen din.

Lag en hovedliste over alle viktige dokumenter du plasserer i ditt brannsikkerhetssikkert eller i et eksternt lagringsalternativ.

Kopier din lommebok

De fleste av oss bærer viktig informasjon i lommeboken hver dag. Kjenner du alt som er i lommeboken din? Hva ville du gjøre hvis lommeboken ble tapt eller stjålet?

Lag kopier av førerkort, donorkort, helseforsikringskort, medlemskort som treningsbutikkens lojalitetskort, lagerklubber og, viktigst av alt, alle kreditt- og debetkort (kopi foran og bak). Oppbevar disse kopiene med de andre viktige papirdokumenter:

Trinn fem: Lag et enkelt arkiveringssystem

Jo enklere arkiveringssystemet, jo mer sannsynlig er du å bruke det på en konsistent basis. Ta hver kategori av viktig dokument og tilordne den en hengende filfarge:

• Hjem og eiendomsregistreringer
• Auto-poster
• Helse Records
• Finansregnskap
• Elektronikk poster
• Personlige poster

Legg til riktig antall hengende filer i arkiveringssystemet ditt for antall dokumenter du har i hver kategori.

Bruk manila-mappene og opprett en mappe for hvert enkelt dokument i hver kategori. Plasser mappene i den aktuelle fargede hengende fildelen.

Hvis du har kjøpt et stort tre-ring-bindemiddel og tabsinnlegg, merker du kategoriene med de ovennevnte opptaksnavnene, papirhullet støtter alle dokumenter og organiserer dem. Hvis papirene ikke skal være hull i hullet, stakk papirhull en mappe og legg dokumentene i mappen.

Nå, hvis papirarbeid bare ikke er ditt, kan dette være et frigjøringsmoment for deg. Du kan skanne alle disse dokumentene, lagre dem på en harddisk, og så tverr alt. Men bruk ditt eget skjønn, ettersom noen papirer er bedre igjen lagret. Bruk din beste dømmekraft.

Løpende vedlikehold

Nå som viktige papirer er organisert, hold dem organisert. Hver måned når du betaler regningene dine, må du legge inn nye dokumenter i den aktuelle delen av arkiveringssystemet. På samme tid, se etter eventuelle dokumenter du fjernet fra systemet i løpet av måneden som fortsatt kan være ute av arkiveringssystemet. Re-filen dem. Les minst to ganger i året gjennom dokumentene i arkiveringssystemet for å se om det kan renses. En god plan for å følge er på begynnelsen av året og på slutten av hvert skoleår.

Med litt innsats kan du høste langsiktige fordeler ved å organisere viktige papirdokumenter.

Redigert av Elizabeth McGrory.