Elektronisk overvåking av ansatte er ikke positiv

Elektronisk overvåkning av ansatte øker hvert år, ifølge den elektroniske overvåkings- og overvåkingsundersøkelsen, utført av American Management Association (AMA) og ePolicy Institute hvert år mellom 2001 og 2007.

I en tidligere artikkel, Surfing the Web at Work, statusen for medarbeiderovervåking og noen av årsakene til at arbeidsgivere ønsker å overvåke e-post og internettbruk, ble gjennomgått. Artikkelen har også gjennomgått konsekvensene både ansatte og arbeidsgivere opplever på arbeidsplassen på grunn av upassende bruk av elektronisk utstyr, e-post og internett.

Det er fordeler og ulemper ved elektronisk overvåking av ansatte på jobb. Denne vurderingen av fordeler og ulemper med elektronisk overvåkning av ansatte på jobb vil hjelpe arbeidsgivere med å bestemme hva som er best for organisasjonen. Ikke alle arbeidsstyrker, arbeidsplasser eller arbeidskultur og miljø er en kandidat for elektronisk overvåking på jobben.

Faktisk vil i enkelte arbeidsmiljøer, avhengig av ønsket kultur og miljø, elektronisk overvåkning av ansatte skade på tillit, skade forhold og sende kraftige feilmeldinger til arbeidsstyrken.

Pros av elektronisk overvåking av ansatte på jobb

Kraftige grunner eksisterer for å overvåke ansattes online oppførsel på jobb. Disse grunnene er overbevisende for mange arbeidsgivere og forståelig når organisasjoner observeres.

Organisasjoner søker å beskytte seg selv og deres ansatte mot ulovlig, umoralsk og problematisk fordeling av innhold og besøk av ikke-arbeidsplasser mens ansatte jobber.

Et lite produksjonsfirma, ved bruk av elektronisk overvåking av ansatte, fant ut at en ansatt hadde sett pornografiske filmer på jobben. Han gikk fra kabinettet til bilen sin, bare tretti minutter etter at HR oppdaget hvordan han hadde brukt sin tid på jobben. (De riktige retningslinjene som forbyder denne oppførelsen var på plass og han hadde blitt trent.)

I en annen opplevelse i et lite produksjonsfirma klaget ansatte at deres veileder surfte på nettet i løpet av de fleste forretningsdager. Nettverksadministratoren bekreftet at veilederen besøkte jobbbrettsteder, foretok nettbank, handlet, chattet og postet på meldingstavler, leser oppskriftssteder og tilbringer timer i personlig epost i over seks timer om dagen.

Hvordan skal et selskap reagere på problematisk online oppførsel?

På dagen da selskapet var forberedt på å brenne denne ansatt, informerte arbeidstakerne og nådde med selskapet en avtale om en ordnet, gjensidig fordelaktig overgang.

I enda en opplevelse i et lite selskap ble det oppdaget at en ansatt hadde gjort sin tilknyttede bokføring for sin personlige virksomhet på selskapstid og i hennes datamaskin som leveres med firmaet. Ansatte varslet og ble eskortert fra lokalene. Arbeidsgiveren ba om å ha dette materialet tilbake, og arbeidsgiveren ga vennlig opplysningene.

Med disse eksemplene i bakhodet, legg merke til at elektronisk overvåking av ansatte på jobben kan gi resultater som er gunstige for arbeidsgiveren. Merk også at i ingen av disse tre selskapene var elektronisk overvåking av ansatte praktisert. Men hyppig IT-intervensjon ble praktisert.

Mistenkelig oppførsel av de ansatte i spørsmålet førte til gjennomgang av elektroniske poster. Så mange arbeidsgivere har kapasitet til å bruke elektronisk overvåking av ansatte, men velger ikke å øve elektronisk overvåking.

Mer om å sette ansatte under overvåking

Det er ytterligere grunner til å plassere ansatte under elektronisk overvåkning på jobben. Dette er hovedårsaker.

• Produktivitetsproblemer er en arbeidsgiveromtale.
• Naturen til nettstedene som ansatte besøker gjelder arbeidsgivere på grunn av deres potensial til å bli sett på som å skape et fiendtlig arbeidsmiljø. Det samme problemet eksisterer med ansatt-videresendt e-post og vitser. Arbeidsgivere vil stole på at deres ansatte skal utøve god vurdering, men deres erfaringer indikerer at de ikke alltid utøver god vurdering. Arbeidsgivere er opptatt av å skape et miljø av trakassering hvis ansatte surfer til upassende steder og deler nettadressene.

• Arbeidsgivere er opptatt av deres evne til å produsere e-post og nettposter for å forsvare seg mot søksmål. De trenger plater for å forsvare seg mot søksmål.

Tvister er et alvorlig problem for arbeidsgivere, sier Nancy Flynn, administrerende direktør for "The ePolicy Institute" og forfatter av "The ePolicy Handbook", 2. utgave (AMACOM, 2008) og andre internettrelaterte bøker. "Bekymring over rettssaker og rollen som elektroniske bevis spiller i rettssaker og forskriftsmessige undersøkelser har spurt flere arbeidsgivere for å overvåke onlineaktivitet," fortalt Flynn:

"Arbeiderens e-post og annen elektronisk lagret informasjon skaper skriftlige forretningsrekorder som er den elektroniske ekvivalenten av DNA-bevis." Flynn bemerket at 24% av arbeidsgiverne har mottatt e-post på vegne av domstoler og regulatorer, og ytterligere 15% har bekjempet arbeidsrettens søksmål utløst av e-post, ifølge 2006 AMA / ePolicy-undersøkelsen. "

For å bidra til å kontrollere risikoen for rettssaker, sikkerhetsbrudd og andre elektroniske katastrofer, bør arbeidsgivere benytte seg av overvåking og blokkering av teknologi for å bekjempe folkproblemer - inkludert utilsiktet og forsettlig misbruk av datasystemer og andre elektroniske ressurser. "

Ulemper med elektronisk overvåking av ansatte på jobb

Det er sterke grunner til at en arbeidsgiver kanskje ikke vil bruke elektronisk overvåking av ansatte. Manny Avramidis, senior direktør for globale menneskelige ressurser for AMA, sier at denne avgjørelsen er avhengig av selskapet og arbeidsmiljøet som en arbeidsgiver ønsker å skape:

"Avhengig av nivået på frihet tillatt i et selskap eller arbeidsgiver, kan elektronisk overvåking av ansatte ikke være ønskelig. Selskaper som ansetter nye høyskolegrader, som har helt uklare linjer og er online hele dagen, er et eksempel., 99% av befolkningen vil være bra uten elektronisk overvåking, færre enn en prosent av de ansatte forårsaker skaden som gjør at alle de dårlige tingene for arbeidsgivere kan sparke inn. "

• Avramidis sa at elektronisk overvåking av ansatte kan påvirke arbeidsforholdet mellom en arbeidsgiver og en ansatt. "For den ansatte som gjør det rette og fokuserer på arbeid og bruker teknologi moderat til personlig bruk, vil elektronisk overvåkning ikke ha noen innvirkning. For dårlige medarbeidere vil elektronisk overvåking legge belastning på forholdet til arbeidsgiveren."
• En stor bekymring for noen arbeidsgivere er potensiell skade på en arbeidskultur som fremmer tillit og medarbeider engasjement og motivasjon. Elektronisk overvåking av ansatte virker i sammenheng med et slikt miljø.
• Ifølge Avramidis, "Ansatte som dømmes på resultatene av deres arbeid, bruker mer tid på nettet til å gjøre personlige ting for å styre den personlige virksomheten. Det er en kryssovergang mellom hvor arbeidet går av og det personlige arbeidet begynner. Bekymringen blir reell for arbeidsgivere når en ansatt ikke møter mål, eller ikke lever opp til forventningene. "

Faktisk, for engasjerte medarbeidere, er det like mye overgang hjemme mellom arbeid og personlig virksomhet som det er på jobb. Det er en del av den skjønnsmessige energien, den energi som ansatte frivillig bidrar til, utover forventningene, som arbeidsgiverne håper å tjene.

"Faktisk tilbys ansatte i gjennomsnitt 3,7 timer i uken på nettet for personlige aktiviteter på jobben og 5,9 timer i uken hjemme hjemme med arbeidsrelaterte oppgaver, ifølge en studie fra University of Marylands Smith School of Business og Rockbridge Associates, et markedsundersøkelsesfirma basert i Great Falls, Virginia. "

Den endelige grunnen til at arbeidsgivere ikke ønsker å bruke elektronisk overvåkning av ansatte, er personvernets personvern. Ifølge Eric J. Sinrod, en partner i San Francisco-kontoret til Duane Morris, hvor han spesialiserer seg på teknologi og rettssaker, er arbeidstakernes bekymringer om elektronisk overvåking legitime.

"Arbeidstakere har fortsatt lovlig bekymring for at deres personvernrettigheter kan bli invadert. Den primære føderale loven på dette området er loven om elektronisk kommunikasjon av 1986 (ECPA). ECPA, kodifisert på 18 U.S.C.101 ff., Strekker seg med forsettlig avlytning av hvilken som helst ledning, oral eller elektronisk kommunikasjon eller uautorisert tilgang til lagret kommunikasjon.

"ECPA har tre unntak, og hvis noen av disse gjelder, kan overvåking skje under egnede omstendigheter. Unntakene tillater generelt at arbeidsgivere overvåker forretningsrelaterte telefonsamtaler, overvåker kommunikasjon når det har vært medarbeiderens samtykke og å hente og få tilgang til lagrede e-postmeldinger. "

Sammendrag av elektronisk overvåking av ansatte på jobb

Som du ser, er det mange fordeler og mange ulemper med elektronisk overvåking av ansatte på arbeidsplassen. Veie alle disse faktorene når du bestemmer deg for hvordan du skal fortsette med ansattes overvåkning på arbeidsplassen din.

I firmaet mitt, hvor vi utvikler programvare, har vi for det meste avskedigede unge ansatte som er målrettet og teknologisk avanserte. Vi setter pris på hver unse av skjønnsmessig energi de bidrar til i arbeid og hjemme.

En viss mengde websurfing er nødvendig for å holde seg ajour i vårt felt og for å oppnå konkurransedyktig intelligens. Elektronisk overvåkning av våre ansatte er ingen steder på vår radar. Jeg blir overrasket om det noen gang er et problem.

I en hvilken som helst setting, men:

• utvikle en datamaskin, internett og e-post policy;
• trene ansatte regelmessig slik at de er kjent med bedriftens forventninger;
• be de ansatte om å skrive av på å forstå politikken;
• Ta deretter et dypt pust og stol på dem.