Betydningen av dokumentasjon i menneskelige ressurser

Dokumentasjon er skriftlig og beholdt rekord av arbeidsforhold. Disse regnskogene består av regjeringen og lovbestemte elementer, dokumenter som kreves av selskapets politikk og praksis, dokumenter som er foreslått av beste menneskelige ressurser, og formell og uformell rekordoverholdelse av arbeidsforhold.

Dokumentasjon om en ansettelsesrekord

En ansattes dokumentasjonsoppgave er en skriftlig redegjørelse for sine handlinger, diskusjoner, prestasjonscoachinghendelser, vitne til brudd på politikk, disiplinær handling, positive bidrag, belønning og anerkjennelse, undersøkelser, manglende oppnåelse av krav og mål, prestasjonsevaluering og mer.

Ved å opprettholde disse regnskapene kan arbeidsgiver og arbeidstaker bevare en skriftlig historie om hendelsene og diskusjonene som skjedde rundt en bestemt begivenhet. Dokumentasjon av ansettelsesforholdet gir en skriftlig oversikt som kan være nødvendig for å støtte slike tiltak som ansattes forfremmelse, lønnsoppretting av arbeidstakere og disiplinære tiltak, herunder ansettelsesavslutning.

Dokumentasjon om ansatte, når det er nødvendig, er generelt både positivt og negativt. Det er faktisk, ikke dømmende. Det beskriver hendelser som de oppstår, ikke basert på beholderens meninger og tanker om hendelsen. Dokumentasjonen beskriver også handlingene som ble tatt i bemerkelsesverdige tilfeller som å gi formell anerkjennelse av ansatte eller ta disiplinær tiltak.

Husk at du må opprette dokumentasjon så nær når hendelsen oppstår som mulig, slik at postene er rettidige, detaljerte og nøyaktige.

I en rettssak er dokumentasjon av en ansattes fortidsmessige resultater ofte kritisk for utfallet arbeidsgiver opplever fra arrangementet. Å skape et rettferdig bilde av arbeidstakerens ytelse uten å fokusere rent på de negative hendelsene er målet.

Typer av dokumentasjon

Politikk, prosedyrer, håndbok for arbeidstakere og ytelsesutviklingsplaner er også former for dokumentasjon som registrerer forventet ansattes adferd og arbeidsplass krav for å opprettholde en ordnet og rettferdig arbeidsplass der ansatte vet hva som forventes av dem.

Records er også de anklagedes skriftlige uttalelser, anklageren og vitner til fiendtlige arbeidsplasshendelser som involverer mislighold av ansatte som seksuell trakassering.

Denne dokumentasjonen inneholder også permanente poster som den underskrevne ansettelsesansøkningen, skriftlige ansettelsesreferanser, søknadsmateriale som gjenopptak og omslag og bakgrunnskontroller. Bortsett fra medarbeiderpersonalfilen, vedlikeholdes også andre papirer som I-9-skjemaet (som bekrefter arbeidstakerens kvalifisering til å jobbe i USA), slik som medisinske poster, FMLA-poster og så videre.

Dokumentasjon kan også være uformell som i lederens oversikt over hans eller hennes diskusjoner med en ansatt i løpet av et år. Det er viktig at ledere opprettholder denne dokumentasjonen på alle sine rapporteringsmedarbeidere. Ingen ansatt bør utpekes på grunn av ytelse. Dette kan tolkes som diskriminering på et senere tidspunkt.

Dokumentasjon kan være formell og beholdt i medarbeiderens personopplysninger. Ansatte forventes å signere denne dokumentasjonen for å bekrefte at de har mottatt en kopi, og har gjennomgått innholdet i sin helhet. Merk: Signaturen betyr ikke enighet med uttalelsene i dokumentasjonen.

Bruk av dokumentasjon

Dokumentasjon av kritiske hendelser, enten positive eller negative, anbefales også slik at ledere har en oversikt over ansattes ytelse over en periode.

Organisasjoner kan bruke dokumentasjonen de holder på andre måter. Disse kan inkludere prosedyrer, arbeidsinstruksjoner og instrukser for dataprogrammer for å nevne noen, men for menneskelige ressursfunksjoner er disse vanlig bruk av dokumentasjon. Neste avsnitt beskriver instruksjoner om hvordan du dokumenterer riktig.

Prestasjonsdokumentasjonseksempler

Dokumentasjon om en ansattes ytelse vil tillate deg å disiplinere, avslutte eller rettferdig fremme, belønne og gjenkjenne ansatte. Uten dokumentasjon, er det vanskelig å gjøre saken for noen av disse handlingene, og potensielt risikabelt for arbeidsgiveren.

Arbeidsgiver må unngå eventuell beskyldning om diskriminerende behandling av ansatte. Alle juridiske forhold til side, gode arbeidsgivere ønsker å skape et arbeidsmiljø som er rettferdig, konsekvent og støttende av medarbeidermål og karriereplaner.

Dette miljøet støttes av lederens faglige dokumentasjon av ansattes ytelse - både lovlig oppførsel og handlinger som trenger korreksjon eller forbedring. Hvordan å dokumentere disse ble diskutert tidligere i detalj. Følgende situasjoner gir deg flere eksempler på riktig dokumentasjon.

Dokumentasjon av latthet og fravær

Feil:

Mark er vanligvis sent for jobb. Mark savner for mye arbeid.

Ikke sant:

1. april: Mark ringte seg syke og savnet åtte timers arbeid.

4. april: Mark kom til jobb kl 10, to timer sent fra sin planlagte starttid.

6. april: Mark planlagt en legeavtale, og så ble han hjemme for å ha en ny ovn installert.

12. april: Mark kalte seg syke og savnet åtte timers arbeid.

Dokumentere ytelse

Feil:

Maria er upålitelig. Hun gjør nesten aldri hva hun har forpliktet seg til å gjøre.

Ikke sant:

2. mai: Mary lovet det første utkastet til produktforslaget vil være tilgjengelig for gjennomgang på dagens ukentlige møte. Mary produserte ikke et utkast til dokument som forventet. Sa hun hadde vært for opptatt, og folket hvis hjelp hun trengte, hadde ikke kommet tilbake med henne.

Lederen svarte: Hvilken hjelp hadde du trengte? Informasjon? Hvem har ikke kommet tilbake til deg og hva trengte du fra dem?

Carl og Michael måtte oppdatere Mary om deres fremgang.

Hva gjør deg så opptatt at du ikke har tid til å følge gjennom på din forpliktelse? Gjør for mange forpliktelser med begrensede timer for å oppfylle dem.

Hva kan jeg gjøre for å hjelpe deg?

Når vil du gjøre utkastet til dokument tilgjengelig for gjennomgang?

Disse prøvene gir en oversikt over hvilken effektiv dokumentasjon som ser ut som om dokumentasjonen er skrevet feil. Følg dette rådet for å effektivt dokumentere politikk, ytelse og hendelser på arbeidsplassen din effektivt.

Ansvarsfraskrivelse

Informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.