Hva hver arbeidsgiver burde vite om I-9-formkravene

Kvalifiseringsskjema I-9 er påkrevd av utlendingsreformloven, verifiserer identiteten til en ansatt og deres kvalifisering til å jobbe lovlig i USA. Hvis en arbeidsgiver savner noen skritt eller glemmer å inkludere de riktige dokumentene, er de i fare for fine med mulige og ganske alvorlige juridiske komplikasjoner. Derfor er det så viktig å verifisere alle aspekter av en medarbeider I-9.

Liste A-dokumenter som etablerer både identitet og sysselsetting

På I-9 er det en nødvendig liste over dokumentasjon for å bevise identitet. Disse dokumentene etablerer identitet og kvalifisering til å jobbe i USA og anses som akseptabelt bevis for begge.

• U.S. Pass (uventet eller utløpt)
• Sertifikat for amerikansk statsborgerskap (Skjemaer N-560 eller N-561)
• Sertifikat for naturalisering (Skjemaer N-550 eller N-570)
• Uventet utenlandsk pass med vedlagt Skjema I-94 indikerer uventet arbeidstillatelse
• Permanent oppholdskort eller Alien registrering kvitteringskort med fotografi (Skjema I-551)
• Uventet midlertidig oppholdskort (Skjema I-688)
• Uventet arbeidstillatelsekort (Form I-688A)
• Uventet reentry tillatelse (Skjema I-327)
• Uventet Flyktning Reisedokument (Skjema 1-571)

• Uventet sysselsettingstillatelse dokument utstedt av Department of Homeland Security (DHS) som inneholder et fotografi (Form I-688B)

Liste B-dokumenter som etablerer identitet

I mangel av noen av de ovennevnte dokumentene måtte en ansatt presentere to andre, en for identitetsbevis og den andre for bevis på sysselsettingsberettigelse. Følgende dokumenter kan brukes til å etablere en ansattes identitet:

• Førerkort eller ID-kort utstedt av en stat eller utenforliggende besittelse av USA, forutsatt at den inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• ID-kort utstedt av føderale, statlige eller lokale myndigheter eller enheter, forutsatt at det inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• Skole ID-kort med et fotografi
• Voterens registreringskort
• US Militærkort eller utkastspost
• Militæravhengighets ID-kort

• US Coast Guard Merchant Mariner Card
• Native American tribal dokument
• Førerkort utstedt av en kanadisk myndighet

Liste C-dokumenter som etablerer sysselsettingskompetanse

En av disse dokumentene må presenteres i tillegg til et dokument fra liste B dersom en ansatt ikke kan gi et dokument fra liste A.

• US Social Security Card utstedt av Social Security Administration, annet enn et kort som sier at det ikke er gyldig for ansettelse
• Sertifisering av fødsel i utlandet utstedt av departementet for stat (Form FS-545 eller Skjema DS-1350)
• Original eller sertifisert kopi av et fødselsattest utstedt av en stat, fylke, kommune eller ekstern besittelse av USA med en offisiell segl
• Native American tribal dokument.
• Amerikanske statsborgers ID-kort (Skjema I-197)
• ID-kort for bruk av en borger i USA (Skjema I-179)

• Uventet arbeidstillatelsesbevis utstedt av DHS annet enn de som er oppført under liste A

Spesialliste for personer som er mindreårige

Ansatte som er yngre enn 18 år og som derfor ikke er i stand til å presentere noen av de ovennevnte dokumentene, kan i stedet levere aldersrelaterte dokumenter, blant annet:

• Skolepost eller rapportkort
• Klinikk, lege eller sykehusrekord
• Dagpleie eller barnehageopptak

Tilleggsformular I-9 arbeidsgiveransvar

Pass på at I-9-skjemaene er fylt ut riktig, og at du og din medarbeider følger nøyaktig instruksjonene. Du må beholde hver ansattes I-9-skjema på minst tre år eller i ett år etter at arbeidet er slutt, avhengig av hvilken tid som er lengre.

Oppbevar og lag kopier av originaldokumenter levert av dine ansatte. Dette er ikke nødvendig, men det anbefales. Oppbevar bare det minste antallet dokumenter som kreves, og lagre skjemaene og dokumentkopiene separat fra dine ansattes filer.

Hvis det gjøres endringer i I-9-fildokumentet, endrer du det på opprinnelig form og begynner og endrer endringene. Ikke fyll ut et nytt skjema. Reverifiser utgående arbeidstillatelser og ikke tillat ansatte å jobbe dersom dokumentasjonen deres er utløpt.

Sørg for å svare i henhold til timing instruksjoner og retningslinjer hvis du mottar et samfunnssikkerhetsadministrasjons brev som angir at et bestemt antall ansatte har uverifiserbare personnummer.

Hent gjeldende I-9-skjemainformasjon ved U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). Ytterligere informasjon er tilgjengelig fra Samfunnet for Human Resources Management.

Lovlige krav

I-9-skjemaet må fylles ut for hver ny ansatt uavhengig av sin nasjonale opprinnelse eller om den ansatte er amerikansk statsborger. En arbeidsgiver har overtrådt føderal innvandringslov hvis han ikke bekrefter identitet og ansettelsesgodkjenning av en ny medarbeider med en I-9-skjema. Straffen varierer vesentlig og er basert på et tier system, men kan nå så høyt som nesten $ 20.000. Straffen øker fra og med $ 548 for bevisst å fortsette å ansette personer som ikke sender I-9 skjemaer med riktig verifisering.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og fra land til land. Vennligst søk juridisk bistand eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale offentlige ressurser for å sikre at din juridiske tolkning og beslutninger er korrekte for din plassering.