Slik formaterer du en e-postmelding

Når du sender en forespørsel om en jobb eller søker om en jobb, er det viktig å formatere e-posten din så profesjonelt som du ville noe annet forretningsbrev. Tross alt, alle - rekrutterere og ansatt ledere inkludert - mottar mange e-poster. Pass på at e-postene dine skiller seg ut på grunn av innholdet, og ikke på grunn av slurvete feil, dårlig formatering eller altfor uformelt språk.

Bruk en lesbar skrift i en størrelse på 10 eller 12 punkter i e-postene dine. Send jobbsøk-relaterte e-postmeldinger fra en profesjonell e-postadresse - ideelt sett må e-postadressen din bare inneholde en kombinasjon av for- og etternavn eller første for- og etternavn. Her er hva som skal inkluderes når du sender jobbsøkekorrespondanse og e-postmeldingsformatet du bør bruke når du sender arbeidsrelaterte e-postmeldinger.

Emnefeltet

Ikke glem å ta med en emnelinje i e-posten din.

Hvis du glemmer å inkludere en, vil meldingen sannsynligvis ikke engang bli åpnet. Bruk emnelinjen til å oppsummere hvorfor du sender e-post. Noen eksempler på sterke emnelinjer:

• Søknad om Marketing Associate - Jane Smith
• Informasjonsintervjuforespørsel
• Takk - Marketing Associate Interview
• Referert av Personens navn for Informasjonsintervju, Diskuter XYZ, etc.

hilsen

Hvis du har en kontaktperson, send din epost til Kjære Mr./Ms. Etternavn. Finn ut om ansettelseslederens navn, hvis det er mulig. Denne informasjonen er noen ganger inkludert i stillingen. Hvis det ikke er tilfelle, bruk nettsteder som LinkedIn for å bestemme kontaktpersonen, eller sjekk selskapets nettsted for informasjon.

Hvis det er et kontaktnummer, kan du også ringe til selskapets resepsjon og se om resepsjonisten kan gi informasjon.

Kontroller også ditt eget nettverk: Kjenner du noen som jobber hos firmaet og kan dele flere opplysninger?

Hvis du ikke har kontaktpersonens navn, kan du bare sende e-post til Kjære ansattssjef. Et annet alternativ er å ikke inkludere en hilsen og bare starte med første ledd i meldingen.

Meldingens kropp

Kopier og lim inn brevbrevet ditt i e-postmeldingen eller skriv følgebrevet i en e-postmelding. Hvis jobbposten ber deg om å sende ditt CV som vedlegg, send ditt CV som et PDF- eller et Word-dokument. Når du spørre om ledige stillinger eller nettverk, vær klar over hvorfor du skriver og formålet med din e-postmelding.

Formater e-postmeldingen din

Din e-postmelding skal formateres som et vanlig forretningsbrev, med mellomrom mellom avsnitt og uten taster eller grammatiske feil. Ikke ta feil lengden for kvalitet - hold e-posten din kort og til poenget. Unngå altfor kompliserte eller lange setninger. Gjør det enkelt for e-postmottakere å raskt skanne gjennom e-posten din og få vite hvorfor du sender e-post.

Proofread det, akkurat som du ville noen annen korrespondanse. Hvis du er veldig bekymret for skrivefeil, bør du vurdere å skrive ut e-postutkastet. Ofte er det lettere å fange skrivefeil og grammatiske feil på en hard copy enn ved gjennomgang på en skjerm. Se gjennom e-postmeldingsmalen og prøv e-postmeldingen nedenfor for å se hvordan meldingen skal se ut.

Inkluder en e-post signatur

Det er viktig å opprette en epost signatur og å inkludere signaturen din med hver melding du sender. Ta med hele navnet, e-postadressen din og telefonnummeret ditt i din e-post-signatur, slik at ansetteansvarlig kan se på et øyeblikk hvordan du kontakter deg. Du kan også inkludere en lenke til din LinkedIn profilside eller nettside, slik at rekrutterere og ansette ledere lett kan finne ut mer informasjon om deg.

Ikke glem bilagene

Sende en jobbsøkings-e-post involverer ofte vedlegg av filer, et CV, portefølje eller annet eksempelarbeid. Pass på å dobbeltsjekke at du har lagt alle filene nevnt i e-posten din før du trykker på "send" -knappen.

E-postmeldingsmal

Den følgende e-postmeldingsmalen viser informasjonen du må inkludere i e-postmeldingene du sender når du søker på jobb. Bruk malen som en retningslinje for å lage tilpassede e-postmeldinger for å sende til arbeidsgivere og tilkoblinger.

Emne linje med e-postmelding: Store Manager Posisjon - Ditt Navn

Tiltale:

Kjære Herr / Ms. Etternavn eller Kjære ansattssjef:

Første ledd:

Første ledd i brevet skal inneholde informasjon om hvorfor du skriver. Vær klar og direkte - om du søker om en jobb, oppgi jobbtittel. Hvis du vil ha et informasjonsintervju, oppgir du det i dine åpne setninger.

Midtparagraf:

Den neste delen av e-postmeldingen din bør beskrive hva du har å tilby arbeidsgiveren, eller hvis du skriver for å be om hjelp, hvilken type assistanse du søker.

Endelig paragraf:

Avslutt brevbrevet ditt ved å takke arbeidsgiveren for å vurdere deg for stillingen eller din forbindelse for å hjelpe deg med jobbsøkingen.

E-post signatur

Fornavn Etternavn

Epostadresse

telefon

LinkedIn-profil (valgfritt)

Eksempel på profesjonell e-postmelding (kun tekst)

Emne: Adjungerende fakultetsposisjonssøk - Ditt navn

Kjære Herr / Ms./Dr. Etternavn, Jeg skriver i dag for å spørre om muligheten for å søke stilling som undervisningsassistent ved universitetet ditt. I sommer skal jeg flytte til ditt område. Jeg ble gitt navnet ditt av Dr. Nelson, som var en av mine professorer ved Universitetet i Northern Realms.

Jeg har en mastergrad i urbane studier fra University of Northern Realms, og jeg assisterte med flere klasser mens jeg fullførte min grad.

I tillegg er jeg interessert i å lære mer om Ph.D. programmet i Nord-Amerika historie. Kanskje vi kan planlegge et møte slik at jeg kan lære mer om programmet.

Jeg har vedlagt mitt CV for inspeksjonen din. Takk for din tid, og jeg håper å høre fra deg snart.

Fornavn Etternavn

Epostadresse

telefon

LinkedIn-profil (valgfritt)