Hvordan svare på en forespørsel om referansekontroll

Å svare på en referansekontrollanmodning er en vanskelig bedrift. Frykt for repressalier og rettssaker holder mange arbeidsgivere ikke i stand til å svare. Disse anbefalingene vil hjelpe deg med å reagere rimelig for å referere til forespørselsforespørsler, samtidig som du beskytter de legitime interessene til bedriften din og dine nåværende ansatte.

Følg firmaets etablerte referansekontrollpolicy

For det første ber mange bedrifter at ledere sender skriftlige referansebegrensninger til Human Resources. Hvis lederens referanse er positiv, kan du imidlertid godta at lederen gir en muntlig referanse direkte til en arbeidsgiver.

Alt som sendes i et skriftlig format, skal komme fra Human Resources, eller HR-ansatte bør vurdere responsen for konsistens og beskytte selskapets beste. Et vanlig referansekontrollformat ber deg om å gi denne informasjonen om den tidligere ansatt.

• Jobbtittel, og av og til, jobbansvar,
• Endelig lønn,
• Ansettelsesdato,
• Gir en sjekkliste som ber tidligere arbeidsgiver om å rangere slike egenskaper som "samarbeid" og "pålitelighet".

Dette papirarbeidet er best overlatt til Human Resources - i det minste spør HR-personalet om å vurdere eventuelle skriftlige svar du kanskje tenker på å sende. Ikke svar på spørsmål som ber deg om å numerisk vurdere en tidligere ansatt i et hvilket som helst aspekt av deres arbeid eller arbeidskarakteristikk.

Numeriske karakterer er ikke sammenlignbare basert på en felles betydning av begrepsdefinisjonen, og det er ikke meningen med tallene i en numerisk skala som er definert på disse skjemaene. Derfor er det i beste fall feil kommunikasjon. I verste fall kan det skade jobbmulighetene til din tidligere ansatt.

Sørg for at ansatte har en signert autorisasjon på filen

For det andre, sjekk for å sikre at den tidligere ansattes underskrift, som tillater referansekontrollen, er på papirarbeidet som sendes av det anmodende firma. Uten den tidligere ansattes underskrift gir tillatelse, bør du ikke gi noen opplysninger om den ansatte.

Svar på en referansekontrollforespørsel med en positiv referanse

Hvis lederen kan, med få forbehold, anbefale den tidligere ansatt, i samråd med HR-staben, kan lederen sende samtalen til den spørrende arbeidsgiveren. Når du svarer på en telefonsamtale, må lederen forsikre deg om at arbeidstakerens underskrift som gir godkjenning av referansekontrollen, er på fil med Human Resources før du returnerer telefonsamtalen.

Når en tidligere ansatt var en god medarbeider og forlot bedriften på god måte (kanskje en ektefelle flyttet og avstanden ikke var kommutabel), vil du gi den tidligere medarbeider hjelp til å finne en ny stilling.

Eller kanskje du har blitt brukt som referanse av en ansatt som rapporterte til deg på en gang, men ikke sist. Hvis du har positive kommentarer til ansatt, kan du svare på den potensielle arbeidsgiveren med de positive kommentarene du kan bidra med.

Referanse sjekk spørsmål du ikke vil berøre

Svar bare de spørsmålene du er komfortabel å svare på hvis du mottar en forespørsel om telefonnummer eller referanse. En leder bør bare snakke til områdene av medarbeiderens ferdigheter og erfaring om hvilken han har direkte kunnskap. Det er flere spørsmål som en leder ikke bør svare på:

• Eksempel Spørsmål: Forutsi om din tidligere ansatt vil lykkes i den posisjonen som de blir vurdert. (Har du en krystallkule, noen?) Du kan ikke muligens svare på dette spørsmålet. Selv om stillingen lyder likt, kan du ikke forutsi kollegaene, arbeidsgiverkulturen, deres forhold til kunder eller det mylder av faktorer som hjelper en medarbeider til å lykkes - eller ikke.

  Godt svar: Når arbeidstakerne jobbet for meg, i sin stilling hos firmaet, var hun en sterk bidragsyter hvis arbeid ble verdsatt.

• Eksempel Spørsmål: Hva var ansattes svakheter?

  Godt svar: Hun hadde ingen svakheter verdt å nevne som påvirket hennes evne til å utføre jobben hennes kapabel når hun jobbet for meg.

• Eksempel Spørsmål: Hvorfor forlot medarbeider stillingen hun rapporterte til deg?

  Godt svar: Hun søkte økt ansvar og å utvide sin kunnskap om vårt selskap og produkter.

  Godt svar: Hun dro vår organisasjon på grunn av personlige grunner som var viktige for henne.

Dette er hva slags referansekontrollspørsmål en potensiell arbeidsgiver vil spørre om du returnerer en referansekontroll telefonsamtale.

Svar på en referansekontrollforespørsel: Ikke positiv

Hvis medarbeiderne forlot bedriften din i en sky, om arbeidstakerne hadde dårlig stilling for jobben, kan en ikke-bidragsygjende ansatt av andre grunner eller uhåndterlig henvise anropet eller skjemaet til Human Resources-personalet for et standardrespons.

Noen ganger er det uvanlige omstendigheter rundt en ansatt forlater firmaet ditt. Kanskje en ansatt så på pornografi på sin datamaskin - ja, han spurte sin HR-direktør for å tjene som en av hans referanser. En annen tidligere ansatt kan ha truet vold eller begått en voldelig handling mens du er ansatt av firmaet ditt.

Mens disse tidligere medarbeiderne sjelden vil oppgi firmaet ditt som referanse, vær forberedt. Disse samtalene skal sendes til HR-ansatte for standardresponsen.

Det er imidlertid en advarsel her. Snakk med advokaten din før du svarer på en eventuell referanse om en potensielt voldelig ansatt. Hvis du unnlater å avsløre voldelig oppførsel til en potensiell arbeidsgiver, og den tidligere ansatt begår en voldelig handling mens du er ansatt hos den nye arbeidsgiveren, kan din bedrift være ansvarlig for ikke å avsløre denne informasjonen. Så sjekk med advokaten din under noen uvanlige omstendigheter hvor du delte måter med en ansatt.

Når en tidligere ansatt ber om et generisk referansebrev

Å gi tidligere ansatte et generisk referansebrev anbefales ikke. Når et dokument eksisterer, lever det for alltid. Potensielle ansatte har gitt HR-kontorer kopier av brev som var 10 og 20 år utdaterte, noen ganger knapt lesbare fra flere fotokopier.

Etter at en viss tidsperiode går - har du ingen anelse om hva slags ansatt din tidligere ansatt har blitt - med mindre han eller hun er det sjeldne unntaket som holder kontakten. Og du vet aldri hvordan medarbeideren vil bruke brevet eller hvordan ordene dine blir tolket av potensielle arbeidsgivere. Vedta en policy som sier at ledere aldri skal gi skriftlige, generiske referansebrev.

Informer den tidligere medarbeider om at din bedrift vil gjerne gi arbeidsbevis fra Human Resources til bestemte arbeidsgivere som spørre direkte.

Endelige tanker om å svare på en referansekontrollforespørsel

Få ansatte satte et mål om å svikte på jobb. Likevel mislykkes de ansatte, og bedrifter og ansatte gjør delveier. Husk når du blir bedt om en referanse om at hver tidligere ansatt fortjener muligheten til å begynne over - uansett vilkårene som de skilt fra organisasjonen din.

Kanskje var den tidligere medarbeider dårlig egnet til stillingen han holdt hos din bedrift. Din bedriftskultur kan ha vært en komplett feil i forhold til de ansattes behov. Ansatte kan ha hatt en annen visjon for kravene til jobben sin enn sin sjef. Kanskje hans personlige liv og ekteskap ble unraveling under hans opptreden med firmaet ditt.

Du vet aldri alle detaljer og grunner til hvorfor en ansatt svikter eller går videre. Det er enkelt med den høypresterende medarbeider at du angre på å miste en bedre jobb, en familieflyt eller en drømsmulighet. Det er vanskeligere med den marginale utøveren.

Vær ærlig eller gi minimal informasjon. Ikke gjør krystallkuleforutsigelser om suksess, eller gi numeriske karakterer og rangeringer for udefinerte vilkår. Om nødvendig, gi den minste informasjonen som beskriver den tidligere ansattes ytelse. Når det er mulig, gi ansatt en pause og snakk med den potensielle arbeidsgiveren.

Nylige tall om referansekontroll indikerte at arbeidsgivere tar referansekontroll veldig alvorlig i disse dager. Over 90 prosent av arbeidsgiverne kontrollerer referanser. Når det er mulig, gi de tidligere ansatte en pause - når du kan gjøre det i god samvittighetsfullhet.