Hvordan skrive en forespørsel om forslag eller RFP

En forespørsel om forslag, noen ganger kalt RFP eller RFQ ("request for quotation"), er et dokument et selskap utsteder når det ønsker å kjøpe et produkt, og det ønsker å gjøre sine spesifikasjoner tilgjengelige for allmennheten. Dette er vanligvis tilfelle når flere selskaper vil by på arbeidet og RFP inviterer til mer konkurransedyktige priser. Men hvis du ikke forbereder RFP på riktig måte, kan innsatsen din gi bud som er sløsing med tid, eller verre, ingen bud i det hele tatt. Slik skal du lage en RFP for å sikre de beste resultatene.

Vanskelighet: Gjennomsnitt

Tid kreves: Flere dager

De 12 trinnene

1. Gjør leksene dine:Finn ut hva du trenger, hva du vil, og hva som er mulig før du begynner å skrive din RFP. Ikke utsted en RFP for en maskin som kan produsere 1500 widgets en time hvis du aldri har solgt mer enn 25 per måned. Det er ikke noe poeng ved å utstede en RFP for en motor med høy effekt når en messenger kan komme seg gjennom trafikken like raskt på en sykkel.
2. Skille mellom dine behov og ønsker: Hvis du vil kjøpe et program som kan sende bilder mellom hovedkvarter og varebiler på arbeidsstedet, kan du spesifisere antall bilder du trenger per sekund, maksimal størrelse på bildene du trenger, og nødvendig oppløsning. Selv om det kan være fint å ha disse bildene i farge, bestem om det virkelig er nødvendig. Hvis du virkelig trenger en bestemt spesifikk, bruk ord som "vil," "skal" og "må". Dette indikerer at disse er kravene. Spesifikasjoner som bare er "ønsker", bør identifiseres med ord som "mai", "kan" og "valgfritt".

1. Bestem hva vinneren vil se ut: Forslagene du får som svar på RFP vil avvike. Hvert svarende selskap vil ha forskjellige styrker og svakheter. Noen vil fokusere på laveste pris. Andre vil fokusere på beste kvalitet. Og andre vil tilby et komplett funksjonssett. Bestem opp foran det du leter etter - laveste pris, raskeste levering, eller en kombinasjon av de to.
2. Organiser dokumentet: Alt du skriver for virksomheten bør gis en stor del av tanken og bør organiseres. En oversikt er et bra sted å starte. I det minste trenger du seksjoner for en introduksjon, krav, utvalgskriterier, tidslinjer og prosesser. Mange av disse seksjonene har delseksjoner.

1. Skriv introduksjonen: Her vil du forklare potensielle budgivere hvorfor du publiserer RFP og hva du håper å oppnå ved å gjøre det. Innledningen kan også inneholde en oppsummering av de viktigste punktene som er slettet fra de andre seksjonene, inkludert forfallsdato. Innføringen av en RFP for et bildeoverføringssystem kan lese noe slikt: "XYZ Company ber om forslag til et svært pålitelig, brukervennlig system som er i stand til å overføre bilder fra hovedkontoret til varebiler hvor som helst i hovedstadsområdet. må være mottatt innen mandag 5. mars 2007 klokka 8.00 PST. "

1. Forklar krav: Denne delen er en av de viktigste og det tar vanligvis mest tid. Du må spesifisere størrelsen og klarheten til bildene som skal overføres og den nødvendige hastigheten. Vær spesifikk, men fortell ikke budgiverne hvordan du vil at arbeidet skal utføres, med mindre det er viktig. Du vil kanskje bryte denne delen opp i underavdelinger. For eksempel (a) bildestørrelse og kvalitet (b) overføring, som kan inkludere både ønsket hastighet og eventuelle krav som gjør overføringen sikker (c) ønskede alternativer, der du kan oppgi fargen som et ønskelig alternativ.

1. Utvalgskriterier: Her er hvor du forteller budgivere hvordan du velger det vinnende budet. Du kan avsløre så mye eller så lite som du vil. Det er en god ide å inkludere en setning som: "Den vinnende budgiveren, hvis noen, vil bli valgt utelukkende av dommen fra XYZ Company." Du vil kanskje opprette et regneark som tildeler hver bud et bestemt utvalg av poeng i hver kategori.Deretter har et lag valgt det beste budet fra de med de tre beste poengene.
2. Tidslinjer: Denne delen forteller selskapene hvor raskt de må handle og hvor lenge prosessen forventes å ta. Vær rimelig når du angir dine frister. Ikke be om forslag til komplekse systemer, og gi budgiverne bare noen få dager til å svare. Tillat mer tid til å forberede et bud hvis RFP er stor, hvis ønsket kjøp er komplisert, eller hvis du trenger en svært detaljert respons. Dette er også hvor du kan fortelle budgiveren hvor lenge evalueringsprosessen vil ta når de blir varslet om de lyktes, og hvor snart de må levere det de har lovet.

1. Prosess: Bruk denne delen til å forklare hvordan prosessen vil fungere - fra å sende ut RFP til å tildele kontrakten og når arbeidet skal begynne. Denne seksjonen kan si at budene er forfallen på datoen som er angitt i trinn 8 ovenfor. Alle budene blir vurdert for å sikre at de oppfyller alle krav og er lydhør. Alle responsive bud blir scoret i X-kategorier (du kan navngi kategoriene hvis du ønsker) og de tre beste budene vil bli evaluert av forslaget laget for å velge den vinnende budgiveren og en alternativ. Forhandlinger med vinnende budgiver forventes å resultere i en kontraktspris innen to uker. "

1. Bestem hvordan du sender ut RFP: De fleste RFP er sendt ut, men de trenger ikke å være. Du kan sende en RFP via e-post, eller du kan legge den inn på bedriftens nettside. Bare vær sikker på å spesifisere navnet (eller budnummeret) som budgiverne skal bruke for å identifisere RFP de svarer på.
2. Bestem hvem som vil motta RFP: Du har kanskje allerede identifisert leverandører fra hvem du vil kjøpe. Firmaet ditt kan til og med ha en liste over akseptable leverandører. Hvis ikke, kan du finne mulige leverandører gjennom ditt profesjonelle nettverk, ved å søke på Internett, eller ved å spørre pålitelige leverandører av andre materialer for deres anbefalinger. Ikke begrens listen over hvem som mottar RFP til bare store selskaper eller etablerte leverandører. Du kan finne bedre ideer og enda bedre priser fra mindre leverandører som ofte er mer ivrige etter å vinne din virksomhet.

1. Varsle vinneren: Når du har fullført alle trinnene ovenfor, er det på tide å ta spranget og varsle den vinnende RFP at det er på tide å gå videre med prosjektet.