Hvordan svare på forespørsler om referansekontroller

Du vil tro at å levere en referanse til en tidligere ansatt bør være en enkel, grei aktivitet som ledere og HR-utøvere rutinemessig håndterer. Men i USA, i det omstridte miljøet som eksisterer, gir en enkel ansettelsesreferanse, som svar på en referansekontrollforespørsel, ikke lenger utbredt.

Faktisk tilordner de fleste bedrifter referanse sjekker til HR-staben. Dette betyr at det å få en referanse som avslører all informasjon om kandidaten du foreslår å ansette, blir stadig vanskeligere. Tradisjonelt er kandidater og veiledere av kandidater dine beste kilder til informasjon.

I en tidligere artikkel ble de ulike tilnærmingene som ble referert til referansekontroller for tidligere ansatte diskutert. Den anbefalte tilnærmingen til en verbal sysselsettingsreferanse var forskjellig basert på arbeidstakerens ytelse mens han eller hun jobbet for organisasjonen. Det anbefalte svaret på en forespørsel om en skriftlig anbefaling, spesielt de skjemaene som ber om numeriske svar som vurderer ansatte, forblir det samme. Send skjemaet til din HR-personell.

Uformelle verbale referansekontroller

Disse eksempler på ansettelsesreferanse og verifisering av sysselsettingspolitikk passer for de fleste referansekontroller, særlig de kontrollene som er forespurt i skriftlig form. I den tidligere artikkelen ble det beskrevet en uskreven, mer uformell referansediskusjon, som den nærmeste veileder måtte ha med den potensielle arbeidsgiveren.

Spesielt i tilfelle av en verdsatt, utøvende tidligere ansatt eller nåværende ansatt, vil du kanskje uformelt diskutere deres bidrag med en potensiell arbeidsgiver. På denne måten hjelper du din tidligere kollega til å velge og motta en passende ansettelsesmulighet.

Du aktiverer den potensielle arbeidsgiveren til å oppleve et bestemt komfortnivå med hans eller hennes ansattes valg. Siden en referansekontroll telefonsamtale kommer sent i ansettelsesprosessen, er du sikker på at dine kommentarer bekrefter hva den potensielle arbeidsgiver har bestemt gjennom søknads- og intervjuprosessen.

Du er ikke på dette tidspunktet å gi mye ny informasjon til den potensielle arbeidsgiveren hvis deres ansettelsesprosess var omfattende.

Retningslinjer for uformelle referansekontroller

Forskning på nettet indikerer at enkelte arbeidsgivere, spesielt universiteter og offentlige enheter, fremdeles synes å tillate ledere å gi svar på referansekontroller. (Private arbeidsgiveres retningslinjer er kun sjelden online.) Ansatte i selskaper som krever at ansatte skal sende formelle, skriftlige referansekontroller til HR, kan også føle seg komfortabel å snakke med en potensiell arbeidsgiver uformelt.

Disse temaene om referansekontroll innhold er verdt å merke seg for lesere som bestemmer seg for å svare på en verbal referanse sjekk for nåværende eller tidligere ansatte. Ledere trenger trening for å gi disse svarene til referansekontrollforespørsler. Vær oppmerksom på anbefalingene for når og om en leder skal gi svar på en referansekontroll.

Ledere kan svare på forespørsler om referansekontroller ved hjelp av disse retningslinjene

Når du svarer på en forespørsel om referansekontroll, kan ledere svare på disse spørsmålene og følge disse advarslene.

• Identifiser jobbtittel, sluttlønn, ansettelsesdato og større ansvarsansvar for den tidligere ansatt.
• Hvis du bestemmer deg for å gi informasjon om ansattes ytelse, må du sørge for at ditt svar er balansert. Medarbeiderne viste hovedsakelig positiv arbeidsprestasjon på disse måtene, men du hadde noen bekymringer på disse områdene. Disse områdene kan eller ikke er relevante i den nye jobben; I alle fall er de utilstrekkelige for å forhindre ansattes leie. (Spesielt med en tidligere utøvende medarbeider, vil du øke sjansene for at de vil få et tilbud.)

• Svar kun spørsmål om hvilke du har informasjon. Bruk medarbeiderens fil, inkludert prestasjonsevalueringer og andre skriftlige dokumenter, for å gi spesifikke, sannferdige eksempler som fremhever arbeidstakerens ytelse.Hold deg unna meninger, hearsay og spådommer.
• Hvis du bestemmer deg for å gi negativ informasjon om arbeidstakeren, gi informasjon om hvilken medarbeider har fått tilbakemelding. Gi spesifikke eksempler fra den skriftlige dokumentasjonen som er delt med den ansatte.

Spørsmål aldri å svare på tidligere ansatte

Du kan nekte å svare på disse spørsmålene direkte eller avlede dem med et svar som sidestiller de problematiske komponentene. Svar: Hvis alle aspekter av medarbeiderens erfaring, utdanning, jobbprestasjon og interesser forblir i overensstemmelse med stillingen, ja, jeg ville reiere medarbeiderne.) Se opp for disse spørsmålene:

• Eventuelt spørsmål som vil avsløre informasjon om ethvert aspekt av en ansattes beskyttede klasse for potensiell diskriminering eller beskyttelse av sivile rettigheter. Eksempler på slike spørsmål er:

  Spørsmål om ekteskapelig eller partnerstatus, familieforhold, personlig helse, funksjonshemming, medisinsk eller oppmøteposter, rase, nasjonal opprinnelse, alder, religion, kjønn og så videre.

• Eventuelle spørsmål som identifiserer de politiske eller juridisk beskyttede arbeidsforholdene til en ansatt som foreningens organisasjon, som fungerer som en forvalter, innleverer et klage, politisk partilegning eller aktiviteter, erstatningskrav til arbeidstakere, forsikringsutnyttelse eller arbeidsgiverrelaterte søksmål.

• Spørsmål som ikke er relatert til arbeidsinnstillingen eller til arbeidets ytelse. Disse kan inkludere spørsmål om tidligere ansattes interesser, hobbyer, frivillige foreninger eller foreningsmedlemskap. Dette er ikke den potensielle nye arbeidsgiverens virksomhet.
• Eventuelt spørsmål som ber deg om å forutsi fremtidig ytelse av en ansatt. Alt du er kvalifisert til å svare på er arbeidsgivere spørsmål om ytelsen du opplevde, støttet opp med eksempler du har skrevet. Du kan ikke forutsi utførelsen av en ansatt i en ny jobb, i et nytt miljø, til en ny arbeidsgiver, i et sett av omstendigheter som du ikke kan definere eller vite.

Med omsorg og omtanke kan du gi verdifulle artister et arbeidsløft. Din uformelle, sannferdige, dokumenterte ytelsesvurdering kan gi spissen av skalaen til fordel for den tidligere ansattes neste mulighet.