Hvordan svare på ansattes spørsmål - Møte tips og strategier

Forretningsmøter kan løpe uendelig hvis du åpner gulvet for å ta medarbeider spørsmål hvis du ikke etablerer parametere fra begynnelsen og opprettholder kontrollen av gulvet. Ordtaket "det er en i hver mengde" passer godt i sammenheng med forretningsmøter, da misfornøyde medarbeidere ofte er mer villige til å snakke opp i gruppevalg. Alt som trengs, er en negativ kommentar eller et spørsmål for å få andre til å begynne å chiming inn i avtale. Men det omvendte kan også være sant: start en positiv samtale og inviter andre til å bli med og utfallet kan være en produktiv møte med alle som går bort og føler at møtet var verdt deres tid.

En av de største klagerne om forretningsmøter er at de ofte er unødvendige og sløser med verdifull arbeidstid. Pass på at du tydelig angir formålet med møtet, forhåndsinnstille hvor mye tid du vil bruke til møtet (samt eventuelle åpne diskusjoner) og hold deg til møtemessige temaer og planlagt varighet. Du vil kanskje også gjøre møter mer interessante med et møte-isbryter eller oppvarming.

Her er strategier for å håndtere medarbeidere som stiller spørsmål under møter som du ikke vil svare med en gang, eller at du ikke vil adressere når som helst under et møte.

Når du skal håndtere et spørsmål omgående

Hvis et spørsmål er rettidig og på oppgave, og du føler at det skal løses, svarer det umiddelbart - men kort - og følg deretter opp ved å si at du vil ta flere spørsmål ved slutten av møtet hvis du har tid.

Støt ditt uttalelse om at du fortsetter med kroppsspråk. Se på notatene dine eller slå til ansikt på en tavle, etc. Ved å bryte øyekontakt øyeblikkelig viser du at du fortsetter. Hvis du ser ut til publikum (spesielt med hevede øyenbryn), kan du sende et signal du forlater en åpning for flere spørsmål.

Hvis publikum er negativt eller fiendtlig, må du erkjenne deres bekymringer, men bare indirekte. Ta et øyeblikk for å forklare at du forstår og deler sine bekymringer, men hvis du kommer for langt unna, vil ingenting bli oppnådd. Foreslå at folk skriver ned sine spørsmål til senere, eller ordner å møte deg privat, der du kan diskutere deres bekymringer mer detaljert.

Å svare på et enkelt spørsmål kommer til nytte fordi det:

• Tillater en møteinnehaver å ta opp noe som de kanskje ikke har tenkt på;
• Det sender en melding om at du lytter til publikum;
• Ved å ta bare ett spørsmål, sender du også meldingen om at du fortsatt har kontroll over møtet, men bryr deg om hvilke deltakere som tenker.

Slik utsettes du for et spørsmål

Hvis spørsmålet blir bedt om å bli adressert senere i møtet, si: "Det er et godt spørsmål og en vi skal ta opp snart."

Hvis spørsmålet blir bedt om, og ikke vil bli adressert i møtet, gi et sett med spesifikke instrukser for oppløsning. Hvis du bare nekter å svare på et spørsmål eller avgjøre dommen, "det er ikke meningen med dette møtet," kan du ende med å sende feil melding til dine ansatte: ledelsen bryr seg ikke.

En annen måte å utsette spørsmål som ikke blir snakket om i møtet, er å spørre personen til å møte deg (eller et annet passende medlem av ledelsen) privat for å diskutere deres bekymringer mer detaljert. Du kan til og med foreslå (hvis det er hensiktsmessig) at spørsmålet er viktig nok til å rettferdiggjøre vurderingen av å bli behandlet i et eget møte i en fremtidig tid.

Utsette et spørsmål er nyttig fordi:

• I et uformelt arbeidsmiljø kan ansatte føle seg for fritt til å snakke og kan ta kontroll over et møte;
• De fleste sint eller utilfredse ansatte ønsker å bli hørt mer enn noe annet. Å gi dem et lydkort i riktig tid og innstilling, kan bidra til å unngå at små problemer blir større problemer. og
• Ansatte trenger og svarer på godt lederskap.Hvis ledelsen opprettholder kontroll på en rettferdig og balansert måte, sender den meldingen til ansatte som ledelsen lytter, men må sette passende grenser.