Hvordan opprette et prosjektrisikoregister

01 Godt Risikoregister Design

Én måte å oppmuntre til deltakelse i risikostyring er med god risikoregistreringsdesign. Riktig format vil raskt formidle det samlede risikonivået i prosjektet til deg og andre prosjektteammedlemmer.

Det skal tillate brukere å få tilgang til flere detaljer om individuelle risikoer når det er nødvendig. Dette stimulerer i sin tur alle til å tenke når det gjelder risiko-spotting nye når de oppstår og overvåking og iverksette tiltak for å dempe eksisterende risiko.

02 Inkluder de riktige feltene

I ditt risikobeskyttelsesregister bør du minst inneholde en unik identifikator for hver risiko, en beskrivelse av den, handlinger som skal tas som svar, og eieren av oppgaven.

Beskrivelsene skal være korte og til poenget. For eksempel kan en risiko identifisert som "Rain Damage" omfatte denne beskrivelsen: "Tungt regn kan oversvømme felt og forårsake avling av avlinger."

03 tilleggsforanstaltninger

Du vil kanskje inkludere kvantitative tiltak av sannsynlighet, innvirkning og overordnet risiko, og restverdier som følge av reduksjon av risikofylte prosjekter.

Numeriske felt som beregnes automatisk, kan være nyttige hvis du bruker en risikovurderingsteknikk som Monte Carlo-metoden. Andre nyttige felt inkluderer nøkkel datoer, risikokategori, risiko respons kategori, nærhet, redusering kostnader og status.

Det er ingen grense for antall felt du kan inkludere, men bare nøkkelfelt skal vises på listevisningsnivå. Unngå overveldende brukere ved å sette unødvendige detaljer på listevisningsnivået. Ideelt sett må seere som trenger fyldigere opplysninger, klikke gjennom detaljene.

04 Et annet alternativ

Du vil kanskje opprette en risikoregistreringsdatabase for hvert prosjekt, slik at du ikke er begrenset til et standard sett med felt. Selv om et regneark kan hjelpe deg med å spore prosjekter, spesielt mindre prosjekter, kan en database opprettet med programvare som Kahootz eller Podio, bli bedre. De gjør det enkelt å legge til dokumenter og store mengder tekst når det er nødvendig.

05 trafikklys

Det er vanskelig å slå trafikklyssystemet for visuell påvirkning. Brukere vet at rød betyr høy risiko, rav betyr middels risiko, og grønn er lav risiko. Disse raske visuelle signaler hjelper leserne til å skanne informasjon raskere.

06 Sikkerhetsfunksjoner

Du vil kanskje oppmuntre til deltakelse ved å tillate alle medlemmer av prosjektgruppen og kanskje noen interessenter å se risikoregisteret. Du bør imidlertid sette brukerrettigheter slik at den kun kan redigeres av nøkkelrisikoeiere og ledere. Du trenger en revisjonsspor som har endret hva og når.

07 Sammendrag Risikoprofil

Seniorprosjektteammedlemmer og interessenter har kanskje ikke tid til å fordøye listevisningen av enhver risiko. For dem gir et sammendrag av risikoprofil et raskt bilde av de samlede risikoene for prosjektet. Det illustrerer antall risiko ved hver sannsynlighet og effektnivå.

08 Det handler om kommunikasjon

Husk at et prosjektrisikoregister ikke bare viser risikoer og begrensende tiltak. Det er et kommunikasjonsverktøy som involverer kolleger i risikostyring. Ditt design bør gjenspeile dette målet med ulike synspunkter for ulike målgrupper.