Lær hvordan du holder møte minutter

Møte minutter er de detaljerte notatene som fungerer som en offisiell skriftlig oversikt over et møte eller en konferanse. Den ansvarlige for innsamlingen ber vanligvis en av deltakerne å ha en tendens til denne oppgaven. En dag kunne den noen være deg! Selv om det ikke er en veldig vanskelig jobb, er det en viktig. Siden møte minutter er en offisiell oversikt over hva som skjedde, er det nødvendig med nøyaktighet. Du må ta detaljerte notater som folk må kunne henvise til senere om nødvendig. Her er noen tips som hjelper deg med å håndtere denne oppgaven med finesse.

Finn ut hva du skal gjøre før, under og etter møtet.

Før møtet

• Velg innspillingsverktøyet: Det første du må gjøre er å bestemme hvordan du skal ta notatene dine. Vil du gå på skolen og bruke en penn og papir, eller vil du gå tech og bruke en bærbar datamaskin, nettbrett eller smarttelefon? Sjekk med sjefen din for å se om han eller hun foretrekker deg å bruke en bestemt metode. Det er usannsynlig, men mulig.
• Pass på at verktøyet ditt er i orden og ha en sikkerhetskopi bare hvis den opprinnelige en mislykkes. Hvis du tar med en bærbar PC, for eksempel, har du også penn og papir. Du ønsker ikke å stoppe møtet mens du søker etter noe å skrive på hvis datamaskinen krasjer.

• Les møte dagsorden før møtet starter. Det vil tillate deg å formulere en oversikt for dine minutter. Legg igjen plass under hvert element på det og skriv notatene dine der. Å gjøre dette vil gjøre jobben litt enklere, så lenge personen som kjører møtet stikker til dagsordenen.

Under møtet

• Passer rundt et møteblad og sørg for at alle logger inn. Du må inkludere en liste over alle deltakere i de offisielle møtetidene.
• Pass på at du vet hvem alle er.På denne måten vil du kunne identifisere hvem som snakker og korrekt registrere opplysningene.
• Legg merke til tidspunktet møtet starter.
• Ikke prøv å skrive ned hver eneste kommentar. Det er greit å bare inkludere hovedideer. Vær veldig forsiktig med å ikke legge ut elementer som du er uenig i. Dine forstyrrelser bør ikke påvirke deg. Husk at dette er en offisiell konto, og ikke din oppfatning av hva som skjedde!

• Skriv ned alle bevegelser, som gjorde dem, og resultatet av stemmer, hvis noen; du trenger ikke å skrive ned hvem som er utsendt en bevegelse. Selvfølgelig kan reglene i organisasjonen din variere, så bekreft dem først.
• Hvis det blir utsatt stemmer for noen forslag eller diskusjoner til neste møte, gjør du oppmerksom på det.
• Opptak sluttidspunktet for møtet.

Etter møtet

• Skriv opp minuttene så snart som mulig etter møtet, mens alt er fortsatt friskt i tankene dine. Hvis du finner en feil i notatene dine eller hvis du har et spørsmål, kan du få det ryddet opp raskt ved å snakke med andre deltakere.
• På den endelige kopien av protokollen, Ta med navnet på organisasjonen, tittel på komiteen, type møte (daglig, ukentlig, månedlig, årlig eller spesiell), og dens formål.
• Gi tiden det begynte og avsluttet.
• Gi listen over deltakerne og et notat om hvem som kjørte møtet. Du kan også indikere at du tok protokollen. Ta med navnet ditt på deltakerlisten, og i parentes etter ditt navn, si at du tok protokollen. Alternativt, i slutten av dokumentet, kan du logge av ved å skrive "Respektivt innlevert av," etterfulgt av navnet ditt.

• Proofles protokollen før du sender dem inn. Spør noen andre som deltok på å se dem også. Han eller hun vil kunne fortelle deg om du ved et uhell forlot noe.
• Send dem til personen som løp møtet, med mindre det er pålagt å gjøre noe annet.