Hvordan skrive en forretningsrapport

En fremdriftsrapport består av en header, et sammendrag, en beskrivelse av de mindre komponentene, en indikasjon på når neste rapport skal betales. Du vil skrive rapporten etter denne malen og deretter sende den til sjefen din eller en annen rapporterende overlegen som utpekt.

Overskrift

Overskriften inneholder identifiserende informasjon for rapporten. Du vil skrive inn tittelen, datoen på hvilken rapporten publiseres, stopplysstatusen for hva du rapporterer om (rød, gulgrønn), og den samlede metriske, kanskje prosentvis fullført, plan mot faktisk. Merk: En fremdriftsrapport som dette brukes oftest til prosjekter, men kan også brukes til å rapportere om andre ting. Hvis du for eksempel har fått tildelt oppgaven med å redusere antall timer per tegning for et ingeniørfirma, ville du bruke en fremdriftsrapport for å vise fremgang i å redusere antall timer per tegning.

• Tittel: Prosjekt X Progress Report
• Dato: 30. mai 20xx
• Status: Grønn
• Prosent fullført: 63 faktisk, 59 plan

Kortfattet sammendrag

Du skriver oppsummeringen sist. Dette er sammendraget av alle de viktigste punktene som er oppført nedenfor i rapporten. Avhengig av publikum, er det noen ganger begrenset. Det avhenger av publikum, antall personer som mottar rapporten og deres nivåer i organisasjonen. Et sammendrag er rettet mot de øverste ledere som kanskje ikke har tid til å lese hele rapporten. Hvis rapporten din er rettet til din nærmeste veileder, forventes det at han eller hun vil lese rapporten, og det er ikke nødvendig med sammendraget.

Men hvis dette er en rapport som er utbredt til mange ledere i hele organisasjonen, kan det være nødvendig å inkludere et sammendrag for de individer som ikke har tid til å lese hele rapporten.

Fremdrift av komponentstykkene

Dette er hoveddelen av rapporten. I denne delen av rapporten beskriver du fremdriften din i alle komponentområdene i prosjektet. Du opplister fremgang og resultater når det gjelder alle beregninger i denne tidsperioden. Du viser hva planen din er for neste tidsperiode. Og så lister du ikke bare blokkene, men også hvilke anstrengelser du tar for å fjerne dem. Endelig vil delen vise hvilken ekstra hjelp som er nødvendig fra sjefen din eller en annen mottaker av fremdriftsrapporten.

Sammendrag

Rapportens kropp følges av i oppsummeringsdelen. Den inneholder færre detaljer enn fremdriften som er rapportert i forrige del. Du vil inkludere samme informasjon, beregninger, prestasjoner, plan for neste periode, og eventuelle blokkeringer, men gi færre detaljer for hver kategori. For eksempel kan sammendraget være en enkelt setning, som "alle leveranser er i tide", mens fremdriftsoppskrivningen i forrige avsnitt kan si "Leverbar A, forfaller på xx / xx / xx vil bli levert tre dager tidlig.

Rapport Y vil bli levert til tiden på xx / xx / xx. Og rapport C, forsinket i to uker mens du venter på grafikken, forventes nå å bli levert på sin reviderte forfallsdato for xx / xx / xx."

Neste rapport forfallsdato

Her lister du når neste rapport vil bli sendt ut. Hvis dette er en ukentlig rapport, for eksempel, vil du vise neste rapport forfallsdato som en uke etter. For en månedlig rapport, vil du vise datoen neste måned når rapporten skulle bli sendt ut. Personer som mottar rapporten, forventer at disse dataene skal være like nøyaktige som dataene i rapportene.

Bunnlinjen

Din fremdriftsrapport består av det valgfrie sammendraget, rapporteringen av fremdriften av alle komponentene i prosjektet, det detaljerte sammendraget og tidslinjen. Gjør dem så nøyaktige som mulig.