Slik gir du effektive nye ansattes orientering

Å orientere ansatte til arbeidsplassene og jobbene deres er en av de mest forsømte funksjonene i mange organisasjoner. En arbeidstakerhåndbok og hauger av papirarbeid er ikke tilstrekkelig lenger når det gjelder å ønske en ny medarbeider velkommen til organisasjonen.

De hyppigste klager om ny ansattes orientering er at det er overveldende, kjedelig, eller at den nye medarbeider er igjen å synke eller svømme. Ansatte føler seg som om organisasjonen dumpet for mye informasjon om dem som de skulle forstå og implementere i altfor kort tid.

Resultatet er ofte en forvirret ny medarbeider som ikke er så produktiv som han kunne være. Han er også mer sannsynlig å forlate organisasjonen innen et år. Det er kostbart for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Multipliser dette med antall ansatte du ansetter hvert år, og omsetningskostnadene blir betydelige.

Med en pågående arbeidskrem er det fortsatt viktig å utvikle en effektiv ansattes orienteringsopplevelse. Det er kritisk at nye leieprogrammer er nøye planlagt for å utdanne den ansatte om organisasjonens verdier og historie og om hvem som er hvem i organisasjonen.

Et godt gjennomtenkt orienteringsprogram, uansett om det varer en dag eller seks måneder, vil hjelpe ikke bare med å opprettholde ansatte, men også i økningen i ansattes produktivitet. Organisasjoner som har gode orienteringsprogrammer, får nye mennesker raskere raskere, har bedre tilpasning mellom hva de ansatte gjør og hva organisasjonen trenger dem til å gjøre, og har lavere omsetningsrater.

Formål med orientering

Arbeidsgivere må innse at orientering ikke bare er en hyggelig gest på organisasjonen. Det tjener som et viktig element i den nye ansattes velkomst- og organisasjonsintegrasjon.

Å redusere oppstartskostnader

Korrekt orientering kan hjelpe medarbeiderne til å få fart raskt, og dermed redusere kostnadene forbundet med å lære jobben.

Å redusere angst

Enhver ansatt, når han blir satt i en ny, merkelig situasjon, vil oppleve angst som kan hindre hans eller hennes evne til å lære å gjøre jobben. Korrekt orientering bidrar til å redusere angst som skyldes å komme inn i en ukjent situasjon, og bidrar til å gi retningslinjer for atferd og oppførsel, slik at ansatte ikke trenger å oppleve stresset ved å gjette.

Å redusere ansattes omsetning

Ansatteomsetningen øker etter hvert som ansatte føler at de ikke er verdsatt eller blir satt i stillinger hvor de ikke muligens kan jobbe. Orientering viser at organisasjonen verdsetter medarbeideren, og bidrar til å gi de nødvendige verktøyene for å lykkes i jobben.

Å spare tid for veileder

Enkelt sagt, desto bedre er den første orienteringen, jo mindre sannsynlig at veiledere og kollegaer må bruke tid på å undervise medarbeiderne. Du kan effektivt og effektivt dekke alle tingene om selskapet, avdelingene, arbeidsmiljøet og kulturen under orientering. Lederen og kollegaene trenger da bare å styrke disse konseptene.

Å utvikle realistiske jobbforventninger, positive holdninger og jobbtilfredshet

Det er viktig at ansatte lærer så snart som mulig hva som forventes av dem, og hva de kan forvente av andre, i tillegg til å lære om verdiene og holdninger til organisasjonen.

Mens folk kan lære av erfaring, vil de gjøre mange feil som er unødvendige og potensielt skadelige. Hovedårsakene til orienteringsprogrammer feiler: Programmet var ikke planlagt; ansatt var uvitende om jobbkravene; Ansatte føler seg ikke velkommen.

Medarbeiderorientering er viktig-orientering gir mange fordeler, og du kan bruke tilbakemelding fra deltakende ansatte for å gjøre orienteringene enda bedre.

Alle nye medarbeidere bør gjennomføre et nytt ansattes orienteringsprogram som er utformet for å hjelpe dem med å tilpasse seg jobb og arbeidsmiljø, og til å innføre en positiv arbeidsstilling og motivasjon ved starten.

Et gjennomtenkt nytt ansatt orienteringsprogram kan redusere omsetningen og spare en organisasjon tusenvis av dollar. En grunn til at folk skifter jobb er at de aldri føler seg velkommen eller deler av organisasjonen de går med.

Hva må du inkludere i prosessen?

Det viktigste prinsippet om å formidle under orientering er din forpliktelse til kontinuerlig forbedring og kontinuerlig læring. På den måten blir nye medarbeider komfortable med å stille spørsmål for å få den informasjonen de trenger for å lære, løse problemet og ta avgjørelser.

En godt gjennomtenkt orienteringsprosess tar energi, tid og engasjement. Men det lønner seg vanligvis for den enkelte medarbeider, avdelingen og organisasjonen. Et slikt eksempel er Mecklenburg Countys (North Carolina) suksess i revamping sitt ansattes orienteringsprogram.

Arbeidsgiveren ønsket å leve opp til sin tro på at ansatte var organisasjonens største ressurs. I 1996, som en del av et større initiativ for å redesigne tjenester for å møte kundenes behov, gjorde Mecklenburg County Human Resources Department-ansatte en smart beslutning. De så nye ansatte som en del av deres kundebase og spurte sine kunder hva de ønsket.

Ansatte ble spurt om hva de ønsket og trengte fra orientering. De ble også spurt om hva de likte og ikke likte orientering. Nye ansatte ble spurt om hva de ønsket å vite om organisasjonen. I tillegg ble organisasjonens ledere spurte hva de trodde var viktig for de ansatte å lære seg når de ble med i fylkeslønnen.

Ved hjelp av tilbakemelding hentet fra ansatte, oppdaget Mecklenburgs HR-opplæringspersonale først at det var mer enn en halv dags treningsøkt som møtte medarbeidernes behov. Tiltro mot tilbakemelding fra medarbeiderne, trenerne laget en dagsorientering som ga de ansatte det de sa de ønsket og hva ledelsen trodde at ansatte trengte å vite.

I hovedsak omfatter orienteringsblandingen de mindre spennende emnene som W-2 og ulike retningslinjer og prosedyrer, men det inneholder også detaljer som lar medarbeiderne vite noe om organisasjonen.

Trenger du mer på hvordan du planlegger en ansatt orientering som er gunstig og morsom?

Nøkkelplanlegging Spørsmål

Menneskelige ressurspersoner og linjeforvaltere må først vurdere viktige nye ansattes orienteringsplanleggingsspørsmål før implementering eller omlegging av et nåværende program. Dette er de viktigste spørsmålene å spørre.

• Hvilke ting trenger nye ansatte å vite om dette arbeidsmiljøet som ville gjøre dem mer komfortable?
• Hvilken inntrykk og innvirkning vil du ha på en ny ansattes første dag?
• Hvilke viktige retningslinjer og prosedyrer må ansatte være oppmerksom på den første dagen for å unngå feil på den andre dagen? Konsentrere deg om viktige saker.
• Hvilke spesielle ting (skrivebord, arbeidsområde, utstyr, spesielle instruksjoner) kan du sørge for å få nye ansatte til å føle deg komfortabel, velkommen og trygg?
• Hvilken positiv opplevelse kan du sørge for den nye medarbeider hun kunne diskutere med familien sin på slutten av den første arbeidsdagen? Opplevelsen skal være noe for å få den nye medarbeiderne til å føle seg verdsatt av organisasjonen.
• Hvordan kan du hjelpe den nye medarbeiderens veileder å være tilgjengelig for den nye medarbeider den første dagen for å gi personlig oppmerksomhet og å formidle en klar melding om at den nye medarbeider er et viktig tillegg til arbeidsgruppen?

Slik setter du din beste fot fremover for en ny ansatt

Siden førsteinntrykk er avgjørende, er det noen tips for å sette din beste fot fremover. Ha det moro. Konsentrere deg bare om de svært viktige temaene i håndboken. Spill noen spill - dette kan hjelpe folk å lære. Spillene inkluderer:

Photo Match: etter turen. Hver ansatt er gitt bilder av andre ansatte og en liste over navn. Objektet er å matche navnet med ansiktet.

Signaturjakt: Mens ansatte er touring anlegget, gi dem et papir med navnene på flere medarbeidere de skal møte. De blir deretter bedt om å få signaturene til de menneskene de møter. Den ansatte som får flest signaturer fra en rekke nye medarbeidere får en premie.

Andre spill som vedrører det de ansatte lærte under orientering, er også effektive forsikringer om at orientering er vellykket.

Trinn i å gjøre den nye leieen velkommen

• Start prosessen før den nye personen begynner å jobbe. Send en agenda til den nye medarbeideren med tilbudsbrevet, slik at medarbeider vet hva du kan forvente. Hold kontakten etter at han eller hun har akseptert stillingen for å svare på spørsmål. Pass på at den nye personens arbeidsområde er klar for den første arbeidsdagen.
• Sørg for at nøkkelpersoner vet at ansatt begynner og oppfordrer dem til å komme til å si "hei" før orienteringen begynner. Et nytt arbeidstakerbrev med en agenda gir kollegaer muligheten til å holde kontakten med den nye medarbeideren og tidsplanen.
• Tilordne en mentor eller kompis, for å vise den nye personen rundt, lage introduksjoner og begynne å trene. La veilederen få tilstrekkelig varsel slik at de kan gjøre forberedelser. Mentorforholdet bør fortsette i 90 dager og kan fortsette mye lenger hvis paret har en god forbindelse. Mange relasjoner går på i årevis og kan til og med bli et sponsorskap.
• Begynn med det grunnleggende. Folk blir produktive raskere hvis de er stiftet i grunnkunnskapen, må de forstå jobben sin. Fokus på hvorfor, når, hvor, og hvordan av stillingen før de forventer at de skal håndtere oppgaver eller store prosjekter. Ikke overvelde dem med for mye informasjon.
• Gi eksempler på hvordan du fyller ut skjemaer og personens stillingsbeskrivelse med orienteringspakken.
• Ha det moro. Konsentrere deg bare om de svært viktige temaene i håndboken. Spill noen spill - dette kan hjelpe folk å lære.
• Gi en liste over vanlige spørsmål med en kontaktperson, telefonnummer eller utvidelse.
• Planlegg å ta den nye medarbeider til lunsj, eller be andre om å bli med den nye medarbeider i lunsjrommet eller i et konferanserom med andre medlemmer av avdelingen. Den første dagen på jobben er ikke dagen for å forlate den nye medarbeider alene under lunsj.
• Dette er en god tid for veileder å ta medarbeider til lunsj, inkludere andre kolleger, og sørg for at medarbeiderne er trygge. Det er også et utmerket miljø der ansatte kan bli kjent med hverandre og den nye kollegaen.
• Hold den nye personens familie i tankene. En ny jobb betyr en justering for hele familien, spesielt hvis de har flyttet. Gjør hva du kan for å lette overgangen og hjelpe dem til å føle seg komfortable i samfunnet.
• Be om tilbakemelding. Finn ut fra tidligere nye hyringer hvordan de oppfattet orienteringsprosessen, og vær ikke redd for å gjøre endringer basert på disse anbefalingene. Du kan sende en evaluering to til fire uker etter at ansatt har startet, og spør: Nå som du har vært med selskapet en stund, møtte den nye medarbeideretningen dine behov?

  Etter at ansatt har jobbet for deg en stund, og han finner ut hva han burde ha lært, men ikke på orienteringen. I Mecklenburg County, etter redesignprosessen, sa en av trenerne, Allyson Birbiglia, at "Vi anerkjenner at vi kontinuerlig må forbedre orienteringen for å møte kundens skiftende behov. Det som fungerer nå, kan ikke hjelpe våre ansatte godt neste måned eller neste år."

Et effektivt orienteringsprogram - eller mangelen på en - vil gjøre en betydelig forskjell i hvor raskt en ny medarbeider blir produktiv og har andre langsiktige konsekvenser for organisasjonen din. Slutten på den første dagen, slutten av den første uken, slutten av hver dag i ansettelsen, er like viktig som begynnelsen.

Hjelp medarbeiderne dine til å føle at de vil komme tilbake neste dag, og det neste og det neste.

----------------------------------------------------------

Dr. Judith Brown er programleder for policy og ytelsesledelse ved Naval Intelligence.