10 tips for effektive ansattes ytelsesanmeldelser

Er du interessert i tips om hvordan du kan gjøre resultatvurderinger vellykkede i organisasjonen din? Selv om ytelsesvurderingsmetoder og tilnærminger er forskjellige fra organisasjon til organisasjon, finnes det universelle prinsipper for hvordan man skal snakke med en ansatt om hans eller hennes ytelse.

Enten det er en prestasjonsvurdering, et lønnsjusteringsmøte eller implementeringen av en ytelsesforbedringsplan (PIP), vil disse tipsene hjelpe deg med å føre møtet mer trygt.

Disse tipsene gjelder i dine daglige samtaler med ansatte. De er også kritiske i dine periodiske, formelle møter med ansatte for å diskutere jobbmål og ytelse. Disse ti tipsene vil hjelpe deg med å gjøre ytelsesvurderinger positivt og motiverende. De vil forbedre-ikke deflate-din evne til å samhandle med dine rapporterende ansatte.

Tips om ytelsesvurdering

Ansatte bør aldri høre om positiv ytelse eller ytelse som trenger forbedring for første gang på ditt formelle møte diskusjonsmøte med mindre det er ny informasjon eller innsikt. Effektive ledere diskuterer både positiv ytelse og forbedringsområder regelmessig, selv daglig eller ukentlig. Målet er å gjøre innholdet i gjennomgangen av diskusjonen en ny vektlegging av kritiske punkter.

For å gi regelmessig tilbakemelding, er ytelsesvurderinger ikke en årlig begivenhet. Kvartalsvise møter anbefales med ansatte. I et mellomstort selskap skjer jobbplanlegging og evaluering to ganger i året. Karriereutviklingsplanlegging for ansatte er også planlagt to ganger i året, slik at medarbeider diskuterer sin jobb og karriere formelt, fire ganger i året.

Uansett komponentene i resultatrevisjonsprosessen, er det første trinnet målsetting. Det er viktig at arbeidstaker vet nøyaktig hva som forventes av hans eller hennes ytelse. Dine periodiske diskusjoner om ytelse må fokusere på disse betydelige delene av ansattes jobb.

Du må dokumentere denne arbeidsplanen: mål og forventninger i en arbeidsplan eller arbeidsforventningsformat, eller i arbeidsgiverens format. Uten en skriftlig avtale og et delt bilde av arbeidstakerens mål, er det ikke sannsynlig at suksess for den ansatte er mulig.

Under forberedelse og målinnstilling må du gjøre hvordan du vil evaluere arbeidstakerens resultater. Beskriv nøyaktig hva du leter etter fra den ansatte og nøyaktig hvordan du vil vurdere ytelsen. Diskuter med medarbeiderens rolle i evalueringsprosessen. Hvis organisasjonens gjennomgangsprosess omfatter en ansattes selvvaluering, del formularen og snakk om hva selvutvelgelse innebærer.

Deling av ytelsesrevisjonsformat

Sørg for at du også deler ytelsesvurderingsformatet med den ansatte, så hun er ikke overrasket på slutten av resultatperioden. En viktig del av denne evalueringsdiskusjonen er å dele med medarbeiden hvordan organisasjonen skal vurdere ytelsen.

Ansatte må forstå at hvis han gjør det som forventes, vil han bli ansett som en utøvende medarbeider. I noen organisasjoner som rangerer medarbeidere, svarer dette til en tre på en fempunkts skala. En ansatt må gjøre mer enn bare å utføre for å bli ansett som en fremragende ansatt.

Unngå hornene og halo-effekten der alt som diskuteres i møtet innebærer positive og negative nylige hendelser. Nylige hendelser farger din vurdering av ansattes ytelse. I stedet er du ansvarlig for å dokumentere positive hendelser som fullførte prosjekter og negative hendelser som en ubesvart tidsfrist, i løpet av hele tidsperioden som ytelsesvurderingen dekker.

I noen organisasjoner kalles disse kritiske hendelsesrapporter. Be medarbeider å gjøre det samme slik at du sammen utvikler et omfattende blikk på ansattes ytelse i løpet av tidsperioden som diskusjonen dekker.

Be om tilbakemelding

Be om tilbakemelding fra kolleger som har jobbet tett med medarbeiderne. Noen ganger kalt 360-graders tilbakemelding fordi du får tilbakemelding til medarbeideren fra sjefen, kollegaene og eventuelle rapporteringspersonale, du bruker tilbakemeldingen til å utvide resultatinformasjonen du gir til ansatt.

Start med uformelle diskusjoner for å få tilbakemelding. Vurder å utvikle et format slik at tilbakemeldingen er lett å fordøye og dele med sjefen. Hvis firmaet ditt bruker et skjema som du fyller ut før møtet, skal du gi prestasjonsvurderingen til ansatt i forkant av møtet. Dette gjør det mulig for ansatt å fordøye innholdet før diskusjonen av detaljene med deg. Denne enkle gesten kan fjerne mye følelser og drama fra prestasjonsvurderingsmøtet.

Forbereder for en diskusjon

Forbered deg på diskusjonen med den ansatte. Aldri gå inn i en ytelsesvurdering uten forberedelse. Hvis du vinger det, feiler ytelsesvurderinger. Du vil savne viktige muligheter for tilbakemelding og forbedring, og medarbeideren vil ikke føle seg oppmuntret om hans suksesser. Dokumentasjonen du opprettholde i løpet av opptaksprøven, tjener deg godt når du forbereder en ansattes prestasjonsvurdering.

Hvis nødvendig, trene tilnærminger med dine HR-ansatte, en kollega eller din leder. Jot notater med hovedpoengene for tilbakemelding. Ta med kulepoeng som tydelig illustrerer punktet du planlegger å gjøre til medarbeiderne. Jo mer du kan identifisere mønstre og gi eksempler, jo bedre vil medarbeider forstå og kunne handle på tilbakemeldingen.

Møte med en ansatt

Når du møter medarbeiderne, bruker du tid på de positive aspektene ved hans eller hennes ytelse. I de fleste tilfeller bør diskusjonen om de positive komponentene av den ansattes ytelse ta opp mer tid enn de negative komponentene.

For dine over gjennomsnittlige utførte medarbeidere og dine ansatte, positiv tilbakemelding og diskusjon om hvordan medarbeider kan fortsette å øke sin ytelse, bør omfatte hovedparten av diskusjonen. Medarbeiderne vil finne dette givende og motiverende.

Ingen ansattes ytelse er helt negativ. Hvis ja, hvorfor jobber medarbeideren fortsatt for din organisasjon? Men, ikke forsøm de områdene som trenger forbedring heller. Spesielt for en underpresterende medarbeider, snakk direkte og ikke hakk ord. Hvis du ikke er direkte, vil medarbeideren ikke forstå alvorlighetsgraden av ytelsessituasjonen. Bruk eksempler fra hele tidsperioden som dekkes av resultatrapporteringen.

Samtale er nøkkelen til en produktiv ytelsesmøte

Ånden som du nærmer deg denne samtalen vil gjøre forskjellen på om den er effektiv. Hvis din intensjon er ekte, for å hjelpe medarbeiderne bedre, og du har et positivt forhold til den ansatte, er samtalen enklere og mer effektiv.

Medarbeiderne må stole på at du vil hjelpe ham med å forbedre sin ytelse. Han trenger å høre deg si at du har tillit til hans evne til å forbedre. Dette hjelper ham med å tro at han har evnen og støtten som er nødvendig for å forbedre seg.

Samtale er søkeordet når du definerer et resultatavtale møte. Hvis du gjør alt snakkesamtalen, eller møtet blir et foredrag, er ytelsesvurderingen mindre effektiv. Medarbeiderne vil føle seg som om han var yelled på og behandlet urettferdig. Dette er ikke hvordan du vil at ansatte føler seg som de forlater sine prestasjonsvurderinger.

Du vil ha en ansatt som er motivert og spent på evnen til å fortsette å vokse, utvikle og bidra. Mål for prestasjonsbedømmelsesmøter der medarbeider snakker mer enn halvparten av tiden. Du kan oppmuntre denne samtalen ved å stille spørsmål som disse.

• Hva forventer du å være mest utfordrende for målene dine for dette kvartalet?
• Hvilken støtte kan avdelingen gi deg som vil hjelpe deg med å nå disse målene?
• Hva håper du på dine prestasjoner i vårt firma i år?
• Hvordan kan jeg være en bedre leder for deg?
• Hvor ofte vil du motta tilbakemelding?
• Hva slags tidsplan kan vi sette opp slik at du ikke føler deg micromanaged, men mottar tilbakemeldingene jeg trenger når det gjelder framdrift på dine mål?
• Hva ville være en nyttig agenda for våre ukentlige en-mot-møter?

Hvis du tar disse anbefalingspåtene til hjerte og praktiserer disse anbefalingene i resultatrapporteringsmøtene dine, vil du utvikle et betydelig verktøy for styringsverktøyet ditt. Resultatrevisjonen kan forbedre forholdet ditt med ansatte, forbedre ytelsen til organisasjonen din, og forbedre kommunikasjon med medarbeiderledere betydelig - en velsignelse for kunder og arbeidsforhold.

Nyt du denne artikkelen? Du vil registrere deg for gratis HR nyhetsbrevet nå fordi du vil lese alle de nye artiklene så snart de er tilgjengelige.