Slik kjører du effektive møter som produserer resultater

Folk bruker så mye tid i forretningsmøter som gjør møtetid til bærekraftige resultater en prioritet for vellykkede organisasjoner. Handlinger som gjør forretningsmøter vellykkede, krever ledelse av møteleder før, under og etter møtet.

Hvis du utnytter disse tolv forretningsmessige ledelsestipsene, vil møtene dine og lagene fungere bedre og gi bedre resultater.

Tiltak for å ta før forretningsmøtet

Handlinger før forretningsmøtet etablerer grunnlaget for å oppnå møteresultater. Du kan gjøre all nødvendig oppfølging, men uten forarbeidet vil du ikke lykkes.

Planlegg forretningsmøtet

Effektive forretningsmøter som gir resultater, begynner med smart planlegging. Først identifiserer du om du trenger andre ansatte til å hjelpe deg med å planlegge møtet (dvs. å trekke inn folk fra noen avdelinger). Deretter bestemmer hva du håper å oppnå ved å holde møtet og opprett målbare mål for møtet.

Målene du fastsetter for forretningsmøtet ditt, vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan. Som Stephen Covey sier i "Syv vaner av svært effektive mennesker", "Begynn med enden i tankene." Møteformålet ditt vil avgjøre møtefokuset, møteagendaen og deltakerne du må delta på møtet.

Pass på at du trenger et møte

Det kan høres utover, men når du har utviklet forretningsplanen din, må du sørge for at et møte er et passende kjøretøy for å oppnå målene du opprettet. Holding møter er et dyrt venture når du vurderer den fakturerbare kostnaden for deltakerne. Gjør alt du kan for å finne ut at et møte er den beste muligheten til å løse problemet, forbedre prosessen, eller skape en langsiktig eller kortsiktig strategi for teamet ditt eller avdelingen.

Sikre passende deltakelse på møtet

Hvis et forretningsmøte er de riktige måtene for å oppnå målene dine, må du sjekke med deltakerne hvis møtet er nødvendig for at møtet skal lykkes. Dette kan høres ut som en no-brainer, men det går opp den savviest lederen - nøkkeldeltakere må være tilgjengelige for å delta i møtet.

Noen ganger sender folk delegater i fravær. Hvis en representant deltar i stedet for en avgjørende beslutningstaker, må du sørge for at den utsatte medarbeider har fullmakt til å ta avgjørelser som kan bli avlyst på. Ellers utsette møtet.

Distribuer og gjennomgå forhåndsarbeid før møtet

Hvor mange møter har du deltatt i som startet med møtelederen som gikk ut med et papirbrikke eller gjør en PowerPoint-presentasjon for å starte for diskusjon? Det er frustrerende på grunn av å komme seg til messing taktikk; møtet blir en gruppeinnlasting - nesten ikke produktiv for virksomheten din.

Du kan gjøre forretningsmøter mest produktive og sikre resultater ved å gi nødvendig forhåndsarbeid i forkant av møtet. Å gi pre-arbeid, diagrammer, grafer og lesemateriell 48 timer før et møte starter betyr at alle kommer til å hoppe rett inn.

Dokumentasjon som vil hjelpe deg med å oppnå møtemålene kan inkludere følgende:

• rapporter og data
• diagrammer og lenker til konkurransedyktig informasjon
• månedlig salg
• produksjonsplaner
• Microsoft PowerPoint-lysbilder som illustrerer viktige diskusjonspunkter
• møte minutter, notater og oppfølging fra tidligere møter eller relaterte møter og prosjekter

Tiltak for å ta under forretningsmøtet

Under forretningsmøtet, hvis du bruker tiden effektivt, vil du bygge entusiasme for emnet og skape engasjement fra deltakerne. Folk vil føle seg del av noe større enn deres daglige utfordringer. Derfor vil et godt forenklet, aktivt møte som setter opp scenen for oppfølging, produsere møteresultater.

Effektiv forretningsforbedring

Møtelederen setter en positiv, produktiv tone for samhandling mellom møtedeltakerne. Effektiv møtefasilitering starter med en gjennomgang av målene, eller forventede resultater fra møtet og dagsorden. Tilrettelegger hjelper gruppemedlemmene til å holde seg fokusert og produktiv.

Møtedesign og dagsorden fastsatte rammeverket for møtet. En effektiv facilitator, som holder deltakerne på sporet, sikrer at forventede, ønskede resultater blir resultatet av møtet.

Involver hver deltaker i gjennomførbare handlinger

Hver arbeidsgruppe har forskjellige personligheter som dukker opp for møter. Du har rolige kolleger, så vel som folk som prøver å dominere hvert diskusjonspunkt. Enten du skal tilrettelegge for eller delta i møtet, må du involvere hver deltaker i møtemålene.

Dette sikrer at hver deltaker investeres i møtet og vil følge opp. Du har ikke ett medlem - eller deg selv - prøver å bære hele lasten.

Lag en effektiv forretningsmøte oppfølgingsplan

Under forretningsmøtet, opprett en oppfølgingsplan med handlingsobjekter. Effektive planer inkluderer følgende:

• Den spesifikke handlingsobjektet
• Navnet på personen som tok eierskap for å utføre handlingsobjektet
• Forfallsdato for handlingsobjektet
• Konsensus om hva som utgjør ferdigstillelse av handlingsobjektet

Diskuter virkelige scenarier og hindringer for suksess som teammedlemmer kan oppleve når de prøver å oppnå de elementene som er nødvendige for å produsere resultater. Hvis du trenger et oppfølgingsmøte, må du stille inn tiden før deltakerne går, slik at det er på alles kalender.

Tiltak for å ta etter forretningsmøtet

Handlinger og planlegging før og under møtet spiller en stor rolle for å hjelpe deg med å oppnå forventede, positive og konstruktive resultater. Dine handlinger etter møtet er like viktig. Oppfølging ved neste planlagte møte er aldri nok av en investering for å sikre resultater.

Publiser møtemøter

Publiser minutter og handlingsplan innen 24 timer. Folk vil mest effektivt bidra til resultatene hvis de kommer i gang med actionartikler med en gang. De har fortsatt et nytt minne om møtet, de ulike diskusjonspunkter og begrunnelsen for hvert møteelement.

En forsinkelse i fordelingen av minutter vil også påvirke resultatene dine fordi de fleste venter på at minuttene kommer fram før de takler sine forpliktelser.

Effektiv oppfølging av forretningsmøte

Å respektere og observere frister og oppfølging vil hjelpe deg med å oppnå resultater fra møtene dine. Etter møtet skal hver person med et handlingsobjekt lage en handlingsplan for å fullføre hver sin forpliktelse.

Enten de skriver trinnene i planleggeren, delegerer oppgavene til en annen personell, eller fullfører oppgaven umiddelbart, er personen ansvarlig for oppfølging.

Og du kan forbedre møtesultater ved å følge opp med hver person midtveis mellom møter. Målet ditt er å kontrollere fremdriften og sikre at oppgavene er i gang.

Ansvar for oppfølging under neste møte

Har du noen gang satt i et oppfølgingsmøte som besto av hver deltaker som fortalte gruppen hvorfor de ikke klarte å utføre sin engasjement? Etablering av normen eller tilpasset ansvar for resultatene begynner tidlig i møtesyklusen din.

Oppfølging av tilrettelegger midtveis mellom møter hjelper, men gruppen må gjøre feil i å holde forpliktelser uakseptable. Få deltakere til å rapportere om fremdrift og utfall ved neste møte med forventning om at alle deltakere vil ha oppnådd sine tilskrevne mål. Hvis en oppgave er stoppet, se på om det er en legitim veisklokke for å komme videre og bestem hvordan du skal fortsette.

Debrief forretningsmøteprosessen for kontinuerlig forbedring

Practice of debriefing hvert forretningsmøte er et kraftig verktøy for kontinuerlig forbedring. Deltakerne blir svingende og diskuterer hva som var effektivt, eller ineffektivt, om den nåværende forretningsmøteprosessen. De diskuterer også utviklingen de føler at gruppen gjør på emnet ved hånden.