Profesjonelle retningslinjer for brev og e-post

Hva er den beste måten å skrive et profesjonelt brev på - med et brev eller en epost? En er egentlig ikke bedre enn den andre. I noen tilfeller er det fornuftig å kommunisere via e-post, og noen ganger må du kanskje sende et tradisjonelt skrevet, trykt og signert brev. Uansett hva du velger, er det viktig å følge de beste faglige brev- og e-postskrivnings- og formatretningslinjene.

E-post er raskere og enklere, men noen e-postmeldinger blir aldri åpnet, og avhengig av hvem du skriver til og hvorfor du skriver, kan du bli pålagt å sende et skrevet og skrevet brev eller til og med laste den opp på nettet.

Den typen melding du velger, avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen din.

Profesjonelle retningslinjer for brev og e-post

Alle velskrevne brev inneholder flere seksjoner. Informasjonen du inkluderer i hver seksjon og det generelle formatet, avhenger av om du sender et skrevet brev eller en e-postmelding.

Det er viktig at du kjenner de ulike delene av et brev og hva som skal listes i hver enkelt. Du må også vite hvordan du adresserer og signerer både skrevet og e-postkommunikasjon. De ulike delene av et brev er som følger:

• Kontaktinformasjon
• Hilsen (hilsen)
• Letter of Body
• Lukking
• Signatur

Kontaktinformasjon

Måten du inkluderer kontaktinformasjonen din, vil være forskjellig basert på hvordan du sender brevet. I en e-postmelding vil kontaktinformasjonen være på slutten av meldingen, mens i et skriftlig brev er kontaktinformasjonen din øverst på siden. Her er hva som skal inkluderes i kontaktinformasjonen din, pluss prøver for både skrevet bokstaver og e-post.

hilsen

Hilsen er hilsen delen av brevet med noe som "Kjære Mr. Peterson" eller "Til hvem det kan bekymre seg." Her er en liste over eksempler på brevhilsen som fungerer bra for profesjonell korrespondanse.

Letter of Body

Kroppen av brevet ditt vil inneholde flere avsnitt. Første ledd bør inneholde en introduksjon og en kort forklaring på grunnen til at du skriver. Det andre avsnittet (og eventuelle følgende avsnitt) skal forklare dine grunner for å skrive. Det siste avsnittet bør enten be om handling fra leseren, hvis du ber om noe, eller angi hvordan du vil følge opp. Husk å gjøre formålet med brevet klart. Leseren må vite hva du ber om, og hvordan de kan hjelpe deg.

Eller, hvis du tilbyr tjenester eller assistanse, sørg for at det er klart hva du kan gi.

Lukking

Et brev er lukket med et uttrykk som "Best regards" eller "Med vennlig hilsen" etterfulgt av et komma, så signaturen din hvis du sender et skrevet brev. Hvis du sender en e-postmelding, skriv inn navnet ditt etter avslutningen. Her er en liste over eksempler på avsluttende brev som passer for næringsrelatert korrespondanse.

Signatur

Etterbehandlingen til brevet ditt er din signatur, som i en e-postmelding vil inneholde kontaktinformasjonen din. Slik skriver du et brev og hvordan du konfigurerer og signerer e-post.

Slik adresserer du et brev

Det er viktig å ta kontakt med personen du skriver til formelt, med mindre du kjenner dem veldig bra. Slik adresserer du et brev, inkludert generisk informasjon du kan bruke hvis du ikke har kontaktperson hos selskapet.

Formatering av korrespondansen din

Nå som du har all den informasjonen du trenger å inkludere i meldingen, bør du se gjennom standardformatet som skal brukes til bokstaver og e-postmeldinger.

Retningslinjer for brevskriving

Det neste trinnet er å polere opp brevet. Det bør være god plass mellom avsnittene og toppen og bunnen av siden. Du vil også velge en lesbar, profesjonell stil og størrelse på skrift. Det du sier vil avhenge av årsaken til at du skriver, så pass på å skreddersy brevet slik at det passer din personlige og profesjonelle situasjon. Her er trinnvise guider for å skrive en rekke ulike typer bokstaver, inkludert sidemarginer, skrifter, mellomrom og detaljer om hva du skal ta med, sammen med eksempler på hver:

• Hvordan skrive et forretningsbrev
• Hvordan skrive et omslagstavle
• Hvordan skrive et søknadsbrev
• Hvordan skrive et referansebrev
• Hvordan skrive et avslagstavle
• Hvordan skrive en takk brev
• LinkedIn Melding og Invitasjons Retningslinjer
• Profesjonelle retningslinjer for e-postmeldinger

Eksempler og maler

Å bruke en mal er en fin måte å starte ditt eget brev eller e-postmelding på, fordi du starter med det grunnleggende formatet på plass. Bare fyll ut informasjonen din i den aktuelle delen av brevet.

Se på eksempler er også nyttig, fordi du får ideer for hva du skal si i din egen korrespondanse.

• Brevprøver:Gjennomgå disse skriftlige brevprøvene, inkludert forretningsbrev, dekselbrev, intervju takk bokstaver, oppfølgingsbrev, jobb aksept og avslag brev, avgang brev, takknemlighet bokstaver, business brev, og flere brev prøver og maler.
• E-postmeldingseksempler:Disse e-posteksemplene inkluderer eksempler på jobb, jobbsøk og forretnings e-postmeldinger, pluss e-postmaler, formaterte meldingseksempler og emnelinje, samt hilsener og signatureksempler.

Proofread og stavekontroll

Til slutt, før du skriver ut eller laster opp brevet eller sender din e-postmelding, stavekontroll, grammatikkontroll og korrekturlesing.

Et tips for å sørge for at det ikke er noen feil, er å lese det høyt. Du kan merke feil du savnet ved å lese bare.