Slik starter du et brev med profesjonelle hilseseksempler

Hva er den beste måten å starte et brev på? Når du skriver et brev til profesjonelle formål, er en passende hilsen ekstremt viktig. Din hilsen setter tonen for brevet eller e-postmeldingen, og er en indikator på dine skriftlige kommunikasjonsevner.

De beste måtene å starte et brev

Når du bestemmer hvilken hilsen som skal brukes, bør du vurdere om du kjenner personen, og hvor bra.

Hvis du skriver til noen i en profesjonell kapasitet som du har kjent personlig i mange år, er det hensiktsmessig å bruke bare deres fornavn.

Ellers er det best å bruke Mr., Ms, eller Dr som en passende forretningsbrev hilsen. Hvis du er i tvil om hvilken hilsen du skal bruke, ta feil på siden av forsiktighet og bruk den mer formelle adressestilen.

Prøv ikke å bli fristet til å starte ditt profesjonelle brev med uformelle salutasjoner som "Hei", "Hilsen", "Hei der" eller "God morgen" hvis du ikke kjenner navnet til din kontaktperson.

Mens de uformelle stilene med hilsen er bra for uformelle e-postmeldinger til venner eller til og med for mer formelle e-poster, kan du sende ut til grupper av mennesker. I et profesjonelt brev må du bruke en personlig hilsen, en med enten en første og / eller etternavn ("Kjære Mr.Doe ") eller en jobbtittel (" Kjære Hiring Manager ").

Pass alltid på å dobbeltsjekke stavemåten til mottakerens navn. Ellers vil du få et dårlig inntrykk fra begynnelsen av brevet. I tillegg, ikke forsøm å inkludere perioden etter "Mr." og "Ms" Følg din hilsen med et kolon (f.eks. "Kjære Fru Doe:").

Eksempler på profesjonelle brevhilsener

Disse hilsenene er alle egnet for profesjonell kommunikasjon.

• Kjære Fornavn Etternavn; for eksempel, kjære john doe
• Kjære Herr / Ms. Etternavn; f.eks. Kjære Mr. Doe eller kjære fru Doe
• Kjære Herr / Ms. Fornavn Etternavn; f.eks. kjære mr john doe eller kjære fru jane doe
• Kjære ansattssjef
• Kjære Herr eller Fru
• Til den det måtte gjelde
• Kjære HR-sjef
• Kjære firma navn rekrutterer; f.eks. Kjære ABC Company Recruiter

Hilsen å unngå

Følgende hilsen er ikke egnet for formelle brev eller e-postmeldinger.

• God dag
• God morgen eller ettermiddag (du vet ikke når de vil motta brevet eller e-postmeldingen)
• Hilsener
• Hei
• Hei der
• Hei
• Hei der

Prøv å finne en kontaktperson

Hvis det er mulig, bruk et kontaktnavn når du skriver. Dette gjør brevet mer personlig, og det skaper et øyeblikkelig forhold til leseren. Hvis du ikke har et kontaktnavn, kan du gjøre noen undersøkelser for å finne ut den rette personen til å adressere brevet til.

Noen ganger vil navnet være på selskapets nettside, eller du kan kanskje finne den rette personen på LinkedIn. Kanskje en av dine kolleger eller kontakter kan vite hvem den rette personen kan være. Du kan også ringe til kontoret til den ukjente personen du skriver og spør resepsjonisten for navnet sitt ved å forklare årsaken til at du ringer.

For eksempel: "Jeg søker om jobb med firmaet ditt. Kan du si meg navnet på din ansattssjef, slik at jeg vet hvem jeg skal adressere på mitt brev til?"

Det tar ikke mye ekstra tid for å forsøke å finne et navn, og følelsen det formidler er verdt det.

Noen ganger, til tross for din beste innsats, kan du bare ikke finne et navn for å adressere brevet til. I så fall har du en rekke valg, som alle er profesjonelle og passende. Jo mer informasjon du har om hvor du sender brevet, desto bedre (for eksempel til personellavdelingen i selskapet eller til lederen av avdelingen som er relatert til din forespørsel). På denne måten kan du gjøre et mer målrettet valg når du velger din hilsen.

Når du har et navn, men er usikker på kjønn til personen du skriver til, er det akseptabelt å forlate æren, og bruk først og etternavn alene. For eksempel: Kjære Robin Miller.

Tips for å skrive og sende et brev

Etter hilsen din, begynner du ditt første avsnitt, som vanligvis er en introduksjon som gjør at leseren kan vite hvem du er og hva du skriver om. Hvis du har en felles bekjent som henviste deg til leseren, bør du nevne dem på dette tidspunktet.

Brevets kropp består normalt av et avsnitt eller to av tekst. Her kan du utdype temaet til brevet og gi støtteinformasjon til emnet. Du vil holde det konsistent og relevant for personen og emnet. Vær grundig, men ikke gjenta deg selv eller fortsett om ubetydelige detaljer.

Deretter må du oppsummere brevet. Sammendraget ditt bør inneholde en takk til personen for hans eller hennes tid og vurdering. Hvis du planlegger å følge opp senere, kan du også gi detaljer om når og hvordan du vil kontakte ham eller henne.

Fullfør ditt faglige brev med en avslutning, for eksempel "Vennlig hilsen" eller "Hilsen." Hvis du planlegger å sende brevet ved posttjenesten, skal signaturen din følges av ditt skrevet navn. Hvis du sender en e-post, skal ditt skrevet navn følges av dine kontaktinformasjon, som du kan skrive inn manuelt eller få det gjort automatisk for deg. Slik oppretter du en automatisk e-post signatur.