Du hadde meg på Hello: Riktig telefontilette

Sannheten er, selv om det ikke er rakettvitenskap, har riktig telefonisk etikett i et arbeidsmiljø litt mer enn evnen til å uttale en hilsen. Siden det kan være ditt første kontaktpunkt med en klient, kunde eller til og med arbeidsgiver, er det din mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk, eller en dårlig. Her er noen tips du bør følge når du bruker telefonen på jobb:

Svelg først

Med andre ord, munnen din skal være opptatt når du ringer eller svarer på telefonen. Du vil kunne snakke tydelig, og det er umulig hvis du tygger eller svelger.

Navn og rangering Vennligst

Når du mottar en samtale på jobb, bør du identifisere deg selv og din bedrift og avdeling hvis det er aktuelt. Hvis den som ringer er overført til deg fra selskapets hovedlinje, kan du bare angi navn og avdeling. Personen som opprinnelig besvarte anropet sannsynligvis ga bedriftsnavnet. Når du er den som ringer, må du identifisere deg på samme måte før du ber om personen du prøver å nå.

Manners gjør saker

Vær alltid høflig uavhengig av hvem som er på den andre enden av linjen. Enten du snakker med en resepsjonist eller selskapets president, glemmer aldri å si takk og takk. Bortsett fra det faktum at alle fortjener respekt, kan personen som svarer på samtalen sørge for at det blir behandlet på riktig måte.

Fokus

Mens vi alle liker å multitask (eller forsøke å) avstå fra å pleie til andre ting mens du er på en samtale. Du bør gi personen du snakker med din udelte oppmerksomhet. Din e-post, sosiale medier og spill kan vente.

Hold deg nå

Først av alt bør du unngå alle andre samtaler mens du er på telefonen. Virkeligheten kommer noen ganger i veien. Det kan hende du må snakke med noen som kommer inn på kontoret eller kabinettet eller hente en annen samtale. Unnskyld deg selv og begrens deretter din andre samtale til bare noen få sekunder. Ikke la noen vente på vent på ubestemt tid. Hvis du ikke kan ta vare på den andre saken raskt, men det må håndteres umiddelbart, i stedet for å sette personen med hvem du snakket på vent, spør om du kan ringe tilbake på et tidspunkt som er praktisk for henne.

Ikke la din innringer bli tapt i systemet

Det er tider når du ikke vil kunne hjelpe personen på den andre enden av linjen og må overføre ham til noen som kan. Når du gjør det, må du forsikre deg om hvem du overfører samtalen og hvorfor. La ham få vite hva han skal gjøre hvis samtalen ikke går gjennom eller hvis personen du sender ham til, ikke er der eller ikke kan hjelpe.

Hold meldinger kort og søt

Når du lar en talepostmelding for noen, snakk langsomt og tydelig, spesielt når du oppgir ditt navn og telefonnummer. For mange mennesker forlater veldig lange og fortløpende meldinger bare for å raskt mumle navnene og numrene på slutten som gjør at mottakeren ikke kan returnere anropet.

En gang er nok

Hvis du forlater en melding, og personen du forlot det ikke kommer tilbake til deg, kan det være fordi hun ikke kan for øyeblikket. Det er ikke nødvendig å ringe igjen og igjen. Hvis det er et pressemateriell, kan du prøve å ringe neste dag igjen eller følge opp med en e-post med angivelse av at du også har gitt en talepost.

Hør først

Lytt til en telefonsvarer du har mottatt i sin helhet før du returnerer telefonsamtalen. Du kan lære at det ikke engang er nødvendig å ringe tilbake (wow, hvilken tidsparer) eller at du må ta vare på noe først. For eksempel kan innringeren trenge informasjon som du kan ha klar når du kommer tilbake til henne.