E-post hilsener som får lese

Ifølge BusinessInsider.com tildeler den gjennomsnittlige medarbeider om lag 25 prosent av dagen til å slå gjennom hundrevis av e-postmeldinger. Mens noen mennesker trenger en børste opp på grunnleggende e-post etikette, andre gjør feil bare fordi de er overveldet med det rene volumet av kommunikasjon.

Under jobbsøkingen vil du sannsynligvis sende mange, mange e-postmeldinger, inkludert dekselbrev, takknemmer og meldinger til jobbsøk-relaterte tilkoblinger.

Ta deg tid til å unngå å gjøre pinlige feil, for eksempel å stave navn på noen, og sørg for å skrive notater som får svar.

Start med en profesjonell hilsen

Søke etter klarhet i emnelinjen. Velg noe direkte som identifiserer formålet med e-posten din, som "møtetid endret" eller "rask spørring om forslaget ditt."

Unngå dangling en gulrot med en teaser som "Jeg trenger å informere deg …" som forsøker å lokke lesingen til å åpne e-posten for å komme til din intensjon. Folk bestemmer ofte om å åpne en e-post basert på emnelinjen, så velg en som klart angir formålet.

Bruk en profesjonell hilsen. Ta med en passende hilsen for omstendighetene og mottakeren. Visse hilsener jobber i en epost, men brukes ikke i vanlig brev mens noen hilsener jobber for begge.

Velg en hilsen basert på hvor godt du kjenner personen du skriver og hvilken type melding du sender. For eksempel, hvis du skriver til noen du kjenner, "Hei Jim" er passende. "Kjære Mr./Ms. Smith" ville være hensiktsmessig når du søker om en jobb eller skriver et forretningsbrev.

Unngå å åpne en epost med "hei" som høres veldig uformell og vanligvis ikke brukt på arbeidsplassen. Også sjenert fra "Hei folkens" eller "Hei folkens", selv om e-posten din er avslappet.

Hilsen Eksempler

• Kjære Fornavn Etternavn (dette fungerer bra hvis du ikke kjenner kjønn til personen du skriver til)
• Kjære fornavn (når du emailer noen du kjenner)
• Hei fornavn (Når du sender en e-post til noen du kjenner)
• Kjære Herr / Ms. Etternavn
• Kjære Herr / Ms. Fornavn Etternavn
• Kjære Dr. Etternavn
• Til den det måtte gjelde
• Kjære HR-sjef
• Kjære ansattssjef

Bruk riktig tegnsetting etter hilsen din. For mer formelle e-poster, bruk et halvt kolon etter navnet. For personer du kjenner eller mer uformell korrespondanse, bruk et komma etter hilsenavnet.

Unngå vanlige feil

Når du skriver en e-post, oppstår følgende feil noen ganger når folk rush for å raskt slette en melding. Ta deg tid til å gjennomgå meldingen din og utfør følgende trinn.

• Legg til e-postadressen sist.Hvis du ikke har muligheten til å motta en e-post, legger du til adressen sist hvis du har en rask utløsersfinger. Sett kun mottakerens navn når du er sikker på at e-posten er klar til å gå.
• Unngå den gamle "svar alle" -feilen.Se utløserfingeren din når du trykker på "Svar alle." Tenk på om alle på listen virkelig trenger å lese hva du må si. Vær også oppmerksom på eldre e-postmeldinger i kjeden, som du kanskje ikke vil ha noen på svarlisten til å se.
• Gå lett på humor. Humor kan være vanskelig å skille seg ut i en epost siden tonen din ikke nødvendigvis skinner gjennom. Uten kroppsspråk, ansiktsuttrykk eller kadence, kan humor falle flat eller til og med utilsiktet fornærme en leser. Spill det trygt og legg det ut.

• Korrekturlest.Ikke gjør feilen ved å tenke at folk vil tilgi typografier i uformelle e-postmeldinger, eller at feilene blir tolerert hvis du skriver på telefonen. Du kan bli dømt hardt ved feil i e-posten din, spesielt hvis de er uheldig. Ikke stole på stavekontroll som ofte kan velge feil ord for deg. Proofread e-postene dine akkurat som du ville noe viktig dokument. Kontroller og kontroller alltid at du har stavet folks navn riktig.
• Ikke bruk emojier eller uttrykksikoner. Flere og flere e-postmeldinger har begynt å ligne tekstmeldinger. Arbeidsplassmeldinger inkluderer nå noen ganger "thumbs up" emojis eller smiley faces. Selv om de blir vanligere, unngå emojier og uttrykksikoner i formell korrespondanse. Hvis e-posthilsen din inneholder en persons etternavn, er det et sikkert tegn at du skal legge av emojis og uttrykksikoner.

• Husk at e-post varer evig.Tenk to ganger før du mailer noe personlig eller konfidensielt, skyter noen via e-post, avviker noen, eller svarer med sinne. Selv slettede e-poster kan gjenoppstå fra data backup.

Disse typer interaksjoner kan bedre gjøres personlig. Bruk 24-timers regel. Hvis du ikke er sikker på om du skal sende meldingen, vent til neste dag å bestemme. En annen god tommelfingerregel: Ikke skriv noe i en e-post som du ikke ville være villig til å ha delt offentlig, for eksempel i en innskudd, eller for eksempel på sosiale medier.