12 ting HR må vurdere når det gjelder familie permisjon

Betalt eller ikke, 80% av foreldrene tar familie forlate etter fødselen til et barn. Så mens snart-til-foreldre ansatte er opptatt med å male på planteskoler og lese "Hva du kan forvente når du forventer," kan du begynne å planlegge for familieferien.

Når det gjelder familieferie, må menneskelige ressurser dekke mange grunner. Du er lovlig pålagt å gjøre noen ting mens du må gjøre andre for å holde arbeidet flyter og ta vare på ansatte som er nye foreldre. Din familie forlater sjekkliste må vurdere disse tolv elementene.

Kjenn regler om familieferie

USA er et av de eneste landene i verden som ikke krever betalt barselsorlov, men i henhold til Family Medical Leave Act (FMLA) skal du gi 12 uker ubetalt permisjon for kvalifiserte medarbeidere.

Forstå denne loven og hvilke ansatte som har rett til å motta. For eksempel er det ikke nødvendig med ansatte å ta hele 12 uker i en bit - de kan ta tiden med avbrudd.

Fødselsdatter, partnere og adoptivforeldre kvalifiserer alle (antar at de oppfyller kriteriene). Bli kjent med denne loven, så vel som andre lover i din stat. Flere arbeidslov blir vedtatt regelmessig, så det betaler for å holde seg kunnskapsrik om lovene i din jurisdiksjon.

Skriv en formell politikk om familieferie

Dokument selskapets policy om familieferie. Ja, overholde lovene, men din bedrift kan bestemme andre detaljer. Vurder disse alternativene når du tenker på familieferie.

• Vil du tilby betalt ferie for familieferie? Det er ikke påkrevet av føderal lov, men det er mange fordeler for å gjøre det. Google økte opprettholdelsen av nye mødre med 50% ved ganske enkelt å tilby litt ekstra betalt tid. Hvis du tilbyr betalt tid, spesifiser spesielt hvor mye tid som tilbys og hvilke ansatte kvalifiserer. For eksempel får heltidsansatte x beløp, men deltidsansatte kvalifiserer ikke.
• Vil den betalte tiden for familieferie løpe samtidig med FMLA-tiden? Hvis ansatte mottar to uker betalt tid, avgjør om den tiden vil løpe separat eller samtidig med FMLA-tiden. Hvis det løper separat, kan ansatte muligens ta 14 uker av. Hvis det går samtidig, bør du bare betale ansatt i løpet av to av de 12 ukene de har rett til gjennom FMLA.

• Vil du ha en universell plan for familieferie? Hvis du tilbyr en periode med betalt tid til ansatte, bestemmer du om alle foreldre vil motta nøyaktig samme tidsavbrudd, eller hvis ulike situasjoner vil få forskjellig behandling. F.eks. Skal fødselsmødre få to uker med betalt tid, men adoptivforeldre eller ikke-fødselspartnere mottar en uke betalt? Det er opp til selskapet, men skriv ned familieferien, slik at lignende situasjoner behandles konsekvent.

Koordinere arbeid for familieferie

Pass på at ledere jobber med ansatte i god tid før familien forlater for å koordinere arbeidet mens den ansatte er borte. Få alle detaljer dekket, fjern ned for å ha sine e-postadresser videresendt til en kollega (om nødvendig).

Dette vil redusere stress på kollegaer og eliminere potensielle flaskehalser. Ledere kan jobbe med teamet deres for å krysse opp ansvaret, som kommer til nytte ikke bare for familieferie, men også når man mister en ansatt av andre grunner.

Husk Ansattes personvern om familieferie

Ikke alle ønsker at hele selskapet skal vite at de forventer eller har hatt en baby. Og faktisk, HR er ikke pålagt å til og med fortelle ledere spesifikt hvorfor en ansatt er ute på FMLA (selv om de sannsynligvis vil vite hvorfor en åpenbart gravid medarbeider plutselig er borte i noen uker).

Vurder hvor åpenbart arbeidstaker diskutert graviditeten med kollegaer og handle med respekt. Hvis medarbeider ønsker å sirkulere bilder av nyfødte på selskapets sosiale nettsted, på Facebook eller via e-post, flott. Men du bør ikke gjøre det.

Gjør fordeler tilgjengelige

Fordeler er viktige under graviditet og fødsel, og mangel på dem eller forvirring om dem genererer stress for ansatte. Nesten alle ansatte vil ha fordeler kommunikasjon tilpasset livshendelser. Selv om helsebehovene er umulige å forutsi, er de absolutt lettere å forutse når noen forventer et barn.

Det er en tynn linje å gå, men gi så mye hjelp som mulig uten å respektere ansattes privatliv. Det er for eksempel uhensiktsmessig å fortelle en gravid ansatt at helsepersonell har en hjelpelinje for pleiehjelp, med mindre de spesifikt spør.

Du har ingen anelse om hvilke valg de vil gjøre for sitt barn, men du kan fortsatt hjelpe ved å minne dem om at Medarbeidsassistentprogrammet (EAP) har gode støttemidler.

Ha et sikkert system online der ansatte kan få tilgang til detaljer om fordeler eller gi ansatte kopier av gjeldende papirarbeid. Når det er mulig, rette ansatte til steder der de kan undersøke og finne svar. Dette resulterer i mindre arbeid for deg og gir dem mulighet til å navigere og utforske fordeler alene, samtidig som de respekterer deres privatliv.

Gi fleksibilitet

Folk ønsker fleksibilitet, men tegner de nødvendige linjene. DeNy tittel for foreldre gjør det ikke akseptabelt for heltidsansatte å bare jobbe 25 timer i uken. Det er sannsynligvis ikke rimelig for ansatte å bringe sin nye baby til jobben hele tiden. Det er sannsynligvis ikke en stor avtale dersom Erica kommer til klokken 9:15 mens han bestemmer seg for barnehagefallsplanen.

Fleksibilitet kan hjelpe medarbeiderne til å tilpasse seg sitt nye ansvar. Ansatte bør ha et team av mennesker som støtter dem på jobb, og tilby fleksible timer illustrerer din støtte.

Noen selskaper finner det gjensidig fordelaktig å tillate ansatte å sakte rampe tilbake i arbeid. Å tillate ansatte å komme tilbake på deltid i noen uker etter familieferien gir dem muligheten til å ta med penger mens de ikke blir overveldet. Det letter også byrden av å ha en ansatt ut av kontoret.

Hvis ansatte bruker all sin FMLA-tid, men fortsatt trenger litt mer tid til å gjenopprette, prøv å utvide den med ubetalt permisjonstid. Hvis ansatte ikke kvalifiserer for FMLA (og ifølge betalte foreldreforesatteforesatte, 40% av de amerikanske ansatte ikke), prøver å imøtekomme dem uansett.

Lag en beredskapsplan

Fleksibilitet kan også være til nytte for selskapet dersom en stillingsendring blir bedt om før eller etter at en ansatt tar foreldreorlov. For eksempel kan en forelder kutte tilbake timer eller bytte ut (eller alle) arbeidstiden til telekommunikasjon for å bli hjemme hos sitt nye barn.

Du er bare lovlig pålagt å gjenopprette en stilling med lik lønn, fordeler og prestisje til en ansatt som returnerer fra FMLA, men ansatte kan jobbe mer effektivt hvis ytterligere justeringer gjøres.

Ikke alle selskaper har råd til å gjøre disse endringene, men noen ganger er det mulig å overnatte. Noen foreldre vil endre arbeidsplanen etter en fødsel og kan kutte arbeidet ut av sin plan helt. Og ikke anta at bare kvinnelige foreldre vil velge å forlate arbeidsstyrken bak.

Tenk på endringer i ansattes fordel

Med all spenningen til en ny baby, kan ansatte glemme at den nye bunten av glede også er en ny avhengighet de trenger å legge til i deres helseforsikringsplaner. Påminn ansatte på datoene og vinduene der de kan, og må endre deres fordeler valg.

Andre fordeler endres for å betrakte de ansatte som tar permisjon. Under ubetalt FMLA-permisjon, vil ansatte ikke samle inn en lønnsslipp. Hvordan vil de betale for sine premier premier?

Du må ta avgjørelser om flere andre politikkspørsmål for arbeidstakerhåndboken og implementeringen.

• Bestem om ansatte vil fortsette å tilbringe tid i løpet av ferien. Hvis de ikke tilfaller, må du ta hensyn til dette når du beregner tidsavbrudd eller juster for denne permisjonen i selskapets time-off-programvare.
• Hvis ansatte ikke kommer tilbake etter fødselen, skal du betale ut ferietid på sluttlønn hvis dette er fastsatt i selskapets feriepolitikk.
• Sjekk feriepolitikken for å avgjøre om ansatte kan legge til påløpt ferietid på foreldrepermisjonen eller FMLA-tiden de allerede tar.

Alle disse detaljene bør inngå i tidsavbruddspolitikken. Hvis de ikke er, legg dem til, slik at hver ansatt blir behandlet likt.

Vær følsom

Noen ganger er fødsel av et barn ikke en feirende begivenhet i folks liv. Uplanlagte graviditeter skjer. Senestidsavbrudd og spedbarnsdødelighet er ødeleggende. En ansatt kan velge å plassere barnet sitt for adopsjon eller avslutte en graviditet. Tilnærming noen av disse situasjonene med følsomhet og respekt.

Arbeid med medarbeider og medarbeiderens leder for å håndtere overgang til jobb. Ta også hensyn til enkelte situasjoner (som misforståelser) i selskapets beredskapspolitikk.

Smertefulle livshendelser er vanskelige for ansatte, men også vanskelige for folk på jobben som bryr seg om dem. Tenk på hvordan selskapet kan føle seg sensitivt (og privat) på forhånd.

Feire

En liten, fin gest fra organisasjonen vil minne ansatte om at de har et team av kollegaer, og hever dem på baksiden på kontoret. Vent noen dager etter fødselen for å sørge for at alt går bra, og send deretter noen blomster, et kort eller en oneie. Vurder hva den ansatte vil sette pris på, og prøv å individualisere bevegelsen.

Tenk på Post-Baby Overnattingssteder

For mange bedrifter slutter foreldrenes ytelser ikke når familieferien gjør det. Vurder hva overnatting ansatte vil trenge eller verdsette. Fair Labor Standards Act (FLSA) krever at selskaper skal gi morsomsmødre med pause tid og et sted privat til å uttrykke morsmelk.

Arbeidsforeldre uten oppholdspartner vil også sannsynligvis trenge barnepass, som er det største budsjettelementet for amerikanske familier. I gjennomsnitt bruker amerikanske familier $ 9.589 per år på barnevern opp til $ 28.353 for en hjemmepersonell.

Vurder ekstra fordeler for ansatte

Vurder å skape en slags barnehagefordel for ansatte som å subsidiere kostnader eller til og med å tilby barnevakt på stedet eller i nærheten. 83 prosent av de ansatte som har barnehagefordeler sier at dette hjelper dem med å redusere stress og øke balansen mellom arbeid og liv.

Når det gjelder barnehagefordeler, vil ansatte sette pris på hjelpen, og den eneste grensen er hvor kreativt du kan nærme seg fordelen (og hva selskapet har råd til og imøtekomme).

Hjelpe ansatte har en avslappende, ikke stressende familieferie, samtidig som man sikrer at virksomheten er tilstrekkelig opptatt av begge deler mens de er borte og når de kommer tilbake.

Følg reglene og opprett retningslinjer for å sikre samsvar og rettferdig behandling for alle ansatte som tar familieferie.

Store forandringer i arbeidernes liv er spennende og en overgang for alle. Med en liten planlegging kan du navigere familieblader med letthet.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis er en merkevarejournalist, og en advokat for HR-fagfolk med høy effekt. Hun undersøker, analyserer og skriver for å oppmuntre HR til å få mest mulig ut av sine tiltak.