10 ting hver ny programleder bør vite

Programstyring er et givende og godt betalt karrierevalg, men det kan også være en utfordrende rolle. Hvis du bare fikk din første programledelse jobb, eller vil vite om du skal gjøre hoppet til en programledelse karriere, er det viktig å forstå hva karrieren innebærer. Tenk på disse 10 tingene som alle nye programansvarlige bør være oppmerksom på før du starter en programledelsesrolle.

Programstyring er ikke det samme som prosjektledelse

Prosjektledelse handler om å planlegge arbeid, organisere oppgaver og ressurser, kontrollere prosesser og levere et bestemt mål. Enten du åpner et nytt kontor, lanserer en ny app eller bygger en olympisk stadion, har prosjekter en definert start, midten og enden med et klart sett med mål.

Programstyring er forskjellig og generelt mye bredere. En programleder kan overvåke flere prosjekter på en gang, hver av dem kan ha sitt eget prosjektteam og prosjektleder. Disse prosjektene sammen kan alle være en del av et større program som er designet for å levere noe av verdi til organisasjonen over tid.

Forvent usikkerhet

Programmene er iboende usikre. Mens du kanskje vet hva det store bildet er, er det bare en visjonserklæring når du starter. Den nøyaktige veien for hvordan du kommer dit, og hvilke prosjekter som skal kreves over en lengre periode, er noe du må trene når som helst.

Du vil begynne med detaljert planlegging for hva du kjenner, og bygge opp et bilde av hvordan du skal adressere resten av det når du kommer nærmere. Utvid gradvis planleggings- og leveringshorisontene dine til du ikke kan gå videre.

Blokker ut tiden med jevne mellomrom for å planlegge de neste trinnene. Du kan også benytte denne muligheten til å sikre at du fortsatt er på rett spor for å levere forretningsverdi.

Se opp for utbrenthet

Mens et prosjekt kan være over i et år eller så, kan programmene strekke seg tilsynelatende på ubestemt tid.

Programansvarlige må beskytte sine lag mot utbrenthet. Du kan ikke jobbe med toppfart uendelig, så sørg for at medarbeiderne får tilstrekkelig nedetid. Dette bør omfatte perioder med roligere tid på jobb med færre leveranser og tilstrekkelig tid vekk fra kontoret for ferier.

Behandle sykefravær nære, se overtidssrapporter, og vær oppmerksom på at velferden til teamet ditt er viktig hvis du vil kutte ned påkledning og holde dine talentfulle folk i livet til programmet.

Du må administrere tempoet

Når du leverer et program som har en fjern sluttdato, må du styre tempoet i arbeidet.Det er vanskelig å opprettholde momentum over flere år, så din rolle som programleder er å jonglere prioriteringer og prosjekter, så det er målbare utdata som leveres regelmessig.

Bland opp hurtige gevinster og den jevne fremgangen mot de større bildemålene. Dette hjelper laget til å se at du beveger deg fremover og sikrer at det er noen kortsiktige suksesshistorier å dele for å holde motivasjonen høy. Endelig hjelper det investorer og ledere å se at det skjer fremskritt.

Tren ditt lag for suksess

Programmer leverer ofte noe nytt, unikt eller transformativt for en organisasjon. En av utfordringene ved å jobbe med slike initiativer er at du sannsynligvis ikke har ferdigheter internt for å kunne fullføre alle oppgavene og prosjektene som kreves.

Det er ok og å bli forventet. Din jobb som ny programleder er å sikre at du kan oppskalere, omskole og utvikle de menneskene du har, slik at du sammen kan møte alle ressursbehovene.

Det kan være noen områder hvor du bare trenger en bestemt ressurs i en begrenset periode. For eksempel skal du ikke trene en av dine ansatte hvordan du kjører en gaffeltruck hvis det er en ferdighet du trenger for bare en uke. Men hvis du forandrer måten bedriftens tilstedeværelse på Internett blir forvaltet, vil det trolig være verdifullt å ha utviklingsevner på nettstedet sammen med litt kompetanse om sosiale medier eller søkemotoroptimalisering. Disse er ferdigheter virksomheten vil stole på på sikt.

Ta beslutninger om hvilke av disse du må ha innebygd i teamet, og hvilke som skal outsources, så sørg for at programmet ditt kan levere opplærings- og rekrutteringsoppgaver som kreves for å være klar til å administrere utgangene som hvert prosjekt leverer.

Styring er mer kompleks

Hvis du har kommet fra en prosjektledelsesbakgrunn, vil styresett ikke være en overraskelse for deg. Det er måten prosjekt- og programstrukturer organiseres og styres for å sikre at beslutningstaking gjøres på riktig måte, og at de riktige personene er involvert. Det er avgjørende for at arbeidet skal utvikles på en måte som passer til den generelle forretningssaken, og det hjelper med å holde folk ansvarlige.

Styring er også måten prosjektledelsen og ledende ansatte kan sikre at et program er på rette spor for å levere fordeler. Det gir også en formell rute for å lukke prosjekter eller et helt program hvis det kan vises at disse fordelene ikke lenger vil bli oppnådd.

Styring er mer komplisert i et programmiljø enn i et prosjektmiljø. Prosjektstyrer og styringsgrupper har normalt et medlemskap på toppnivå. Dette kan forventes ettersom sluttresultatet fra et program er normalt forretningstransformasjon.

Planlegging er vanskeligere

Prosjektledere, som er involvert i et program, vil typisk sette prosjektplanene sammen, deretter et programledelsesteam - under din retning som programleder-møter og planene er integrert.

Dette er lettere sagt enn gjort. Det krever å identifisere avhengighetene mellom prosjekter og prosjektoppgaver. Det tvinger deg til å se på ressursbehovene for hele programmet og å jonglere aktiviteter for å passe tilgjengeligheten til nøkkelpersoner.

Når din integrerte programplan er opprettet, kan du spore den i et Gantt-diagram eller et annet programvareverktøy. Som prosjektledere sporer prosjektene sine i sanntid, må du gjøre justeringer i programplanen, holde alle informert om endringer og stave ut hva dette betyr for deres arbeidsområder.

Du trenger ikke å planlegge hver linje

Som programleder stoler du på prosjektlederne for å gjøre detaljert planlegging. Det er ikke praktisk eller ønskelig at du sporer et program med tusenvis av oppgaver.

Du trenger et opprullet, høyt nivå av prosjektene med nok detalj for å vise deg om noe kommer til å påvirke programnivået.

Den enkleste måten å gjøre dette på er med dedikert programvare apps. Å prøve å administrere multimillion dollar-programmet på et grunnleggende regneark vil være for utfordrende.

Du må delegere

Men god du er å delegere, å være i en programledelse rolle betyr at du trenger å bli enda bedre på det.

Den gode nyheten er at du bør ha et team av prosjektledere, og du kan til og med ha et dedikert programstyrings kontor for å støtte din transformative forandring.

Det er mye arbeid å gjøre på et program, og sette det opp for å sikre at alle bevegelige deler beveger seg sammen til rett tid, er en stor innsats. Du kan ikke gjøre det alene, og du bør ikke prøve. Trene ut hvor mye tid du trenger for å starte programmet og sørg for at du har et lag på plass for å sikkerhetskopiere deg.

Hvis du ikke har noen i programstyringskontoret, be om at noen skal bli utstationeret til programledelsen. Det er nok for dem å gjøre. For eksempel vil noen i en prosjektkoordinasjonsrolle være perfekt plassert for å levere koordinasjonen som kreves på programnivå, og frigjøre deg for å bli involvert i strategiske oppgaver.

Ikke vær redd for konflikt

Det er mange tråder til programmer. Fra prosjekter med vanskelige interessenter til tilsynelatende utilgjengelige tidsfrister, vil hver dag gi deg muligheter for konflikt. Se opp for de tingene som forstyrrer prosjektets ytelse og være forberedt på å gå inn når det trengs for å avlede en konfliktsituasjon før den starter.