Hvordan lage et presssett for din bedrift

Du har kanskje hørt begrepet pressesett og kan ha fått et trykksett for noe. Selv om et pressesettets form og funksjon kan variere sterkt av industrien, er den godkjente definisjonen av en:

"En pakke med reklamemateriell gitt til pressemedlemmer for å kortlegge dem, spesielt om et produkt, en tjeneste eller en kandidat."

Fordi det er så mye variasjon, la oss se på de faktiske komponentene som kan utgjøre et presssett, og hvordan man monterer en som gir produktet eller tjenesten den beste muligheten for fri publisitet, også kjent som opptjent media. Hvis du gjør ditt trykksett korrekt, vil du se en retur mange ganger større enn din opprinnelige investering, spesielt hvis settet ditt får produktet eller tjenesten lurtid på nyhetsstasjoner, eller oppskrifter online og i utskriftsmedier.

Opprett ditt trykksett

Det er ingen regelbok om å lage pressesett som spesifiserer hvilke komponenter du må inkludere. Pressesettene dine vil variere basert på hva du markedsfører og hvilken type media som vil motta pressesettet ditt.

De fleste pressesettene sendes ut, ofte til personer med administrative assistenter, og det er jobben du skal lage et pressesett som er interessant nok til å komme forbi portvakt. Innhold og presentasjon betyr mye. Du kan også sende settet ditt elektronisk, selv om det har ti deler som kan bli besværlige.

Det du tar med er veldig viktig fordi et pressesett burde være en enkel måte å skille på deg eller din virksomhet. Tenk på det som bedriftens største hitsamling, fordi du vil at media skal vite om deg og dine produkter og tjenester i en ryddig pakke. Hovedkomponentene du vil vurdere, inkluderer følgende elementer.

Pressemeldingen

Pressesettets pressemelding kunngjør hva du publiserer. Hvis du har et nytt produkt, hjelper pressesettet seg med å introdusere det. Hvis din bedrift slås sammen med en annen, bekrefter pressemeldingen det.

Du kan inkludere flere pressemeldinger i presssettet ditt. For eksempel kan et pressesett med messe inneholde en pressemelding om selskapets fusjon, tre nye produktmeldinger og en pressemelding som annonserer en ny administrerende direktør.

Ikke ta med mer enn en pressemelding hvis du kan unngå det. Hvis du sender et pressesett til en redaktør, trenger du bare en pressemelding. Husk, jo mer du inkluderer, jo mer arbeid du gjør folk gjør. Du vil gjøre jobben så enkelt som mulig.

Et kort brev / Innholdsfortegnelse

Dette er spesielt nyttig for alle typer presssett som inneholder mange forskjellige, men like viktige elementer. Brevet ditt kan adresseres til media takker dem for deres interesse på forhånd, og deretter kan du gi et sammendrag av hva som er inkludert og angi hvorfor produktet eller tjenesten vil være interessant for dem. Pass på at mediekontaktens navn og kontaktinformasjon er riktige.

En brosjyre

PR-proffene bruker pressesett for å kunngjøre et nytt produkt, men du kan også inkludere brosjyren din. Brosjyrer er spesielt nyttige for å forklare produktet eller tjenesten i tillegg til en enkel pressemelding. Det er ikke bare et visuelt element, men det kan gi teknisk informasjon på en rett fremover måte. For et pressesett med messe kan du inkludere en rekke brosjyrer som gir redaktøren / reporteren en stor mengde informasjon om alle de forskjellige produktene / tjenestene dine.

Produktprøver

Hvis produktet er lite nok, og du har råd til å gjøre det, bør du sette et utvalg inne i pressesettet. Dette gir redaktører og journalister muligheten til å teste produktet på egen hånd. Selvfølgelig må du sørge for at produktet fungerer før du sender det til en redaktør. Du vil ikke sende Wired magasinet en ny type lommelykt som tenner i flammer mens du bruker.

Hvis produktet ditt er for stort, og du vil holde en demonstrasjon på ditt anlegg, inkludere den informasjonen, slik at redaktøren / reporteren kan komme til din plassering og se produktet nært. Eller hvis din messesenter har en demo, er det en god måte å gi mange redaktører og journalister fra hele landet en sjanse til å se produktet i bruk.

Hvis du bare har noen få prøver, opprett en tiered pressesett mailing. Top-tier-mediene kan bare bestå av fem til ti utsalgssteder, men de vil være de viktigste.

Tidligere Pressedekning

Hvis du har mottatt gratis mediedekning før, kan du inkludere et ark som beskriver disse utskriftsmediene. Men ikke send mediedekning fra en direkte konkurrent eller det vil ikke bli dekket. For eksempel, hvis Hus vakkert løp et stykke på produktet ditt, ikke send det til Hus og hage fordi de vil si at det allerede var dekket av en lyskatalog. Men hvis ditt produkt dukket opp i et CNN-segment, fortsett og ta med det som presseksponering.

Faktaark

Dette kan være et flott tillegg til et presssett fordi det beskriver funksjoner, fordeler og annen spesifikk informasjon på en måte som utdanner reporteren eller redaktøren om ditt firma og / eller produkter med raske bulletposter. Faktablad kan brukes til produktlanseringer, pressesett om nye ansettelser, nyhetskonferanser og andre områder hvor du vil gi redaktørnøkkelen fakta som de kanskje vil bruke ord for ord.

Company Backgrounder

Skrive et selskaps historie side kan være verdifullt for nåværende og fremtidige pressesett. Denne backgrounder beskriver bedriftens begynnelse og kan inkludere hvor virksomheten er ledet. Store prestasjoner bør inkluderes i tillegg til eventuelle anerkjennelser eller priser. Ikke glem dine planer for utvidelse og produktutvikling. Sørg for å oppdatere backgrounderen din på årsbasis for å inkludere tilleggsresultater og referansemomenter.

Executive Bios

Enten det er en ny administrerende direktør, en ny PR-leder eller et nytt styremedlem, er dette stedet å informere folk om de som består av teamet ditt.

Executive bios, sammen med bilder med høy oppløsning, gir redaktøren mye trengs bakgrunnsinformasjon om kaliber av mennesker bak selskapet. Noen publikasjoner skriver ut et bioord for ord, så skriv biografen i den tredje personen i stedet for førstepersons synspunkt. Oppbevar alle bios til en side og inkludere priser og anerkjennelser, men ingen andre personlige opplysninger enn bransjens tilknytning.

Sitatark og FAQ

Et sitat med arkivinnhold fra personene i bedriften din - er en strømlinjeformet måte å gi opptatte redaktører sitater de trenger for å fullføre en artikkel uten å tvinge redaktører til å spore opp selskapets PR-person.

Dette arket kan inneholde sitater fra dine ledere, produktutviklere og til og med dine kunder (ellers kjent som testamente). Ett ark med sitater kan svare på de mest åpenbare spørsmålene en redaktør sannsynligvis vil ha. Bare vær sikker på at hvert sitat lyder godt på papir fordi dette sitatet vil mest sannsynlig bli brukt ordentlig i print.

Inkluder hi-res bilder på en flash-stasjon

Er bilder relevante for presssettet ditt? I så fall må du være sikker på at de er bilder med høy oppløsning lagret på en praktisk medieenhet som en flash-stasjon eller en CD. Du kan også inkludere høyoppløselige bilder på nettstedet ditt for at media skal lastes ned. Bare vær sikker på å inkludere direkte koblingen til bildegalleriet i pressesettet ditt.