Tips for å skrive en sympati brev til en ansatt

Når en ansatt eller kollega opplever rov eller sorg, kan du ta skritt som arbeidsgiver for å uttrykke sympati. Du kan også hjelpe den enkelte til å håndtere hans eller hennes behov i løpet av sykdommen, døden eller en annen trist hendelse.

Uansett hva annet du gjør for å hjelpe medarbeider eller kollega, er det nesten alltid hensiktsmessig å skrive et sympatibrev. Kondolensnotater er alltid verdsatt av ansatte i sin tid av sorg.

Denne malen vil hjelpe deg med å skrive ditt eget sympati brev. Det understreker de faktorene som vil gjøre din kondolens notat formidle den riktige sympati meldingen.

Verktøy for å uttrykke hjertelig kondolanser

Skriv din sympati-melding på firmaets brevpapir med navn, adresse og dato.

E-post er også akseptabelt som et kommunikasjonsmedium, men kan gi inntrykk av at korrespondansen din var en bedriftsforpliktelse - ikke sympatismeldingen du prøvde å formidle.

Avhengig av forholdet til medarbeider, kan det hende du må skrive et notat, men du vil kanskje også skrive et sekund, personlig notat.

Tips og eksempler på ditt offisielle selskaps sympatibrev

Dette er et eksempel på et sympatibrev. Last ned sympati brev brev mal (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Last ned Word-malen

Det er generelt mer formelt enn et notat du vil sende til en personlig venn eller kollega. Start brevet med grunnen til din sympati.

Eksempel: Vi ønsker å uttrykke vår sympati for det siste tapet av moren din. Å miste et nært familiemedlem er alltid trist, og vi vil at du skal vite at vi er veldig lei meg for tapet ditt.

Tilbyr å bistå medarbeider i sorgsperioden uten å forplikte selskapets ressurser eller sette inn en presedent som du ikke kan tilby alle ansatte.

Eksempel: Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg når du håndterer tapet av din mor.

Gi ytterligere informasjon om bedriftsressurser som er tilgjengelig for arbeidstakerne i sin tid av sorg. Slutt notatet ved å gjenta tilbudet ditt om støtte. Ansatte trenger kanskje ikke eller vil ha noe fra deg, men det er viktig at du gjør tilbudet - du vil ha vist at du bryr deg.

Eksempel: Medarbeiderne for menneskelige ressurser har hjulpet deg med å få tilgang til dine fordeler, og vi har delt vår forsømmelsespolicy med deg. Hvis du har behov som strekker seg utover parametrene i retningslinjene, vennligst gi oss beskjed slik at vi kan håndtere situasjonen din på individuell basis.

Tidligere selskapspraksis har vært å gi ytterligere ubetalte permisjonstid for å håndtere dødsrelaterte problemer, utenlandsreiser og tidskrevende juridiske problemer.

Eksempel: Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden i livets reise. Tapet på moren din er trist, og vi støtter din innsats for å komme videre. Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.

Avslutte: Bruk din normale signatur. Hilsen er et vanlig tegn for en følelsesmelding.

Ytterligere avslutninger inkluderer:

• hjertelig
• Vennlig hilsen
• Med vennlig hilsen
• Tenker på deg
• Beste
• Beste hilsener
• Med sympati

Ikke gjør antagelser

Husk når du skriver din sympatimelding, at det er lite sannsynlig at du vet alle detaljene i ansattes forhold til hans eller hennes slektninger. I tillegg vil du sjelden ha alle detaljer om en ansattes sykdom eller et familiemedlems tragedie.

Begrens derfor antagelsene som du uttrykker i din sympati, og hold beskjeden nøytral.For eksempel kan en ansatt og hennes mor ha hatt et fjernt, ulykkelig forhold i årevis, så skriv ikke en følelsesmelding som tar et nært, kjærlig forhold.

Sample Sympathy Letter

Susan Rodriguez

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Kjære Elizabeth, Vi er så lei meg for å høre om morens død. Å miste et familiemedlem er alltid vanskelig. Gi oss beskjed om det er noe vi kan gjøre for å hjelpe deg i løpet av denne prøvetiden. Du er kvalifisert for tre dager med betalt tidsavbrudd som angitt i vår ansattes oppgjørspolicy. Vi har tidligere gitt ekstra ubetalte frister for ansatte når reise og personlig virksomhet knyttet til døden krevde mer tid vekk fra arbeidet.

Vennligst la din leder eller menneskelige ressurser få vite om du trenger å be om ekstra timeout. Vi kan også jobbe med en fleksibel tidsplan hvis familiebedrifter må tas vare på i arbeidstiden.

Vi er forpliktet til å hjelpe deg gjennom denne vanskelige tiden i livets reise. Vi sympatiserer med tapet av moren din og vi ønsker å støtte din innsats for å gå videre med livet ditt. Gi oss beskjed om hvordan vi kan hjelpe.

hilsen,

Susan Rodriguez

HR-direktør