Hvorfor kommunikasjon er viktig i Change Management

Du kan ikke overkommunikere når du spør organisasjonen din om å endre. Hver vellykket leder som har ført til en vellykket forandringsstyringsanstrengelse, uttrykker behovet for overkommunikasjon under en forandringserfaring og gjør denne uttalelsen i ettertid.

Ingen organisasjon eksisterer der ansatte er helt fornøyd med kommunikasjon. Kommunikasjon er en av de tøffeste problemene i organisasjoner. Det er et område som oftest blir klaget over av ansatte under organisasjonsendring og daglig drift. Grunnen?

Effektiv kommunikasjon krever fire komponenter som interworking perfekt for å skape felles mening, en favorittdefinisjon for kommunikasjon.

• Den enkelte som sender meldingen må presentere meldingen klart og detaljert, og utstråle integritet og ekthet.
• Personen som mottar meldingen må bestemme seg for å lytte, stille spørsmål for klarhet og stole på avsenderen av meldingen.
• Leveringsmetoden som er valgt, må passe til omstendighetene og behovene til både avsenderen og mottakeren.
• Innholdet i meldingen må resonere og koble på et visst nivå med mottakerens trofaste tro. Den må inneholde informasjonen som arbeidstakeren ønsker å høre. Det må svare på ansattes mest elskede og brydde seg om spørsmål.

Med alt dette skjer i kommunikasjon, er det rart at organisasjoner noensinne gjør det bra. Heldigvis har forandringsadministratorer gitt et bredt spekter av forslag til hvordan man kommuniserer godt under eventuelle organisatoriske endringer.

Anbefalinger om kommunikasjon for effektiv endringsledelse

Utvikle en skriftlig kommunikasjonsplan for å sikre at alle de følgende oppstår i din endringshåndteringsprosess.

• Kommunisere konsekvent, ofte og via flere kanaler, inkludert snakk, skriving, video, opplæring, fokusgrupper, oppslagstavler, intranett og mer om endringen.
• Kommuniser alt som er kjent om endringene, så fort informasjonen er tilgjengelig. Gjør klart at din bias er i forhold til øyeblikkelig kommunikasjon, så noen av detaljene kan endres på et senere tidspunkt. Fortell folk at ditt andre valg er å holde all kommunikasjon til du er positiv om beslutninger, mål og fremgang, noe som er katastrofalt i effektiv forandringsledelse.

• Gi betydelige mengder tid for folk å stille spørsmål, be om avklaring, og gi innspill. Hvis du noen gang har vært en del av et scenario der en leder presenterte endringer i en stor gruppe via overhead-transparenter og deretter flyktet, vet du hvilke dårlige nyheter dette er for endringsintegrasjon. Folk må føle seg involvert i forandringen. Engasjement skaper engasjement-ingenting annet er like viktig under en forandringsprosess.
• Klart kommunisere visjonen, oppdraget og målene for forandringsledelsen. Hjelp folk til å forstå hvordan disse endringene vil påvirke dem personlig. Hvis du ikke hjelper med denne prosessen, vil folk gjøre opp sine egne historier, vanligvis mer negative enn sannheten.

• Kjenne at sann kommunikasjon er en samtale. Det er toveis, og ekte diskusjon må oppstå. Det kan ikke være bare en presentasjon.
• Forandringsledere eller sponsorer må bruke tid på å snakke om en-mot-en eller i små grupper med de som forventes å gjøre endringene.
• Kommuniser årsakene til endringene på en slik måte at folk forstår sammenhengen, hensikten og behovet. Utøvere har kalt dette "bygge en minneverdig, konseptuell ramme" og "skape et teoretisk rammeverk for å underbygge forandringen."

• Gi svar på spørsmål bare hvis du vet svaret. Ledere ødelegger sin troverdighet når de gir feil informasjon eller ser ut til å snuble eller tilbakestille når de gir svar. Det er mye bedre å si at du ikke vet, og at du vil prøve å finne ut.
• Ledere må lytte. Unngå defensiveness, unnskyldning og svar som blir gitt for fort. Gjør med omtenksomhet.
• Lag ledere og bytt sponsorer tilgjengelig, daglig når det er mulig, å blande seg med andre på arbeidsplassen.
• Hold interaktive workshops og fora der alle ansatte kan utforske endringene sammen mens de lærer mer. Bruk opplæring som en form for interaktiv kommunikasjon og som en mulighet for folk til trygt å utforske nye atferd og ideer om endring og forandringsledelse. Alle nivåer i organisasjonen må delta i de samme øktene.

• Kommunikasjon skal være proaktiv. Hvis ryktemøllen allerede er i gang, har organisasjonen ventet for lenge til å kommunisere.
• Gi muligheter for folk til å samarbeide med hverandre, både formelt og uformelt, for å dele ideer om endring og forandringsledelse.
• Gjennomgå målingene som er på plass for å kartlegge fremgang i endringsledelsen og endringsarbeidet.
• Publiser belønninger og anerkjennelse for positive tilnærminger og prestasjoner i endringene og endringsledelsen. Feire hver liten seier offentlig.