Prosjektstyringsstrukturer

Vet du hva prosjektstyring er og hvordan ser det ut? Eller hva skal du gjøre hvis du jobber i et miljø der det ikke eksisterer? La oss starte med en definisjon.

Prosjektstyring: en definisjon

'Styring' i prosjektledningsbetingelser refererer til retningslinjer, prosesser, standarder, prosedyrer og retningslinjer som bestemmer hvordan prosjekter ledes, drives og kontrolleres av organisasjonen.

Styring kan være omfattende og "tung" med mye byråkrati, eller sketchy og "light" (i så fall er det sannsynligvis ineffektivt). Ledere bør sikte på riktig styringsnivå for deres miljø og kultur. Å sørge for at styringspolitikkene dine passer til hensikt er en nøkkelfaktor for å sikre at de er effektive.

Styring starter på toppen. Bedriftsstyret bør være forpliktet til ideen om god regjering og det faktum at prosjekter skal styres skikkelig, innenfor spesifikke retningslinjer. Denne holdningen og forventede standarder vil filtrere ned til prosjektstyrene og prosjektledere (og programteam, hvor disse eksisterer).

Hvorfor Prosjektstyring Matters

Prosjektsponsor og andre viktige interessenter vil vite at du bruker prosjektbudsjettet på riktig måte. De ønsker å se at du sporer prosjektets fremgang effektivt og går inn for å styre prosjektrisiko etter behov.

Men begrunnelsen for god regjering på prosjekter går videre enn det.

Styring er krevd av kunder, særlig de i offentlig sektor. Regjeringer og regulatorer spør (og i noen tilfeller håndheve) visse standarder for enkelte prosjekter. Styring er ikke bare et internt problem: Mange selskaper som opererer i regulerte markeder, må følge veiledning fra ekstern lovgivning, som Sarbanes-Oxley. Prosjektstyring utgjør en liten del av å kunne bevise at firmaet opererer effektivt og innenfor de angitte retningslinjene og forskriftene for din bransje.

Prosjektstyring hjelper deg også:

• Forbedre avkastningen på investeringen og spore investeringene effektivt
• Få innkjøp for prosjekter
• Unngå de vanlige grunnene til at prosjekter mislykkes
• Kommunisere mer effektivt
• Innfør standardisering på tvers av prosjekter, noe som gjør det lettere å sammenligne ytelsen
• Minimer risikoen
• Utvikle og motivere ansatte i et strukturert miljø

Hva Prosjektstyring ser ut som

Så nå vet vi hva prosjektstyring er, hvordan ser det ut på et prosjekt? Her er typer aktiviteter som viser styring i et prosjektmiljø:

• Det er en disiplinert prosjektledelse livssyklus som inkluderer definerte poeng for godkjenning. Dette er poeng hvor prosjektets levedyktighet diskuteres og det blir avgjort om å fortsette arbeidet eller ikke.
• Prosjekter har en klar forretningssak, og forretningssaker har nok informasjon for å gjøre det mulig for ledelsesteamene å ta de riktige avgjørelsene.
• Disse beslutningene er tilstrekkelig dokumentert og formidlet.
• Folk som jobber med prosjekter har definert roller og ansvar.
• Det er en kultur med kontinuerlig læring som gjør det mulig for prosjektgrupper å forbedre og diskutere erfaringer i et blankt miljø.

• Det er prosesser og prosedyrer som gjør det mulig for prosjektteamene å gjennomgå prosjektet sitt og å be om uavhengig støtte hvis nødvendig.
• Interessenter er engasjert og stoler på prosessen.
• Prosjektteam består av enkeltpersoner som er erfarne og kvalifiserte i relevante roller.

Styring av prosjekter er knyttet til styringsstrukturene i organisasjonen samlet. Hvis du mener at hovedformålet med prosjektstyring er å sikre at prosjektene utføres på riktig måte, kan du se hvordan det knytter seg til økonomistyring på bedriftsnivå, risikostyring og mer.

Prosjektstyring bør passe sømløst inn i dine nåværende organisasjonsprosesser. Med andre ord, ikke skape en splitter ny økonomistyringsprosess når du allerede har en som jobber på andre områder! Bruk det som eksisterer og juster bedriftens prosesser for å gjøre dem egnet til bruk i et prosjektmiljø.

5 fokusområder for prosjektstyring

Når du begynner å se på det, vil du innse at prosjektstyring er gjennomgripende gjennom alle elementene i prosjektledelsen. Det er imidlertid noen sentrale fokusområder hvor styring er spesielt relevant.

1. Metoder og prosesser: Disse hjelper deg å levere arbeid pålitelig og bærekraftig.
2. Kunnskapsstyring: Dette er avgjørende for erfaringene og sikrer at organisasjonen lærer fra prosjektopplevelsen. Kunnskapshåndtering er viktig hvis du vil slutte å gjøre de samme feilene flere ganger.
3. Prosjektledelse Løpetid: Etter hvert som din organisasjonsprosjektstyringsmodighet øker, vil din evne til å levere vellykket.
4. Senior-Level Buy-in: Forpliktelsen til prosjektstyring starter på toppen. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gjennom alle nivåer av virksomheten, og tilnærming til styring vil bli mer bærekraftig.

1. Støttende kultur: En kultur av støtte, ikke skyld, vil sikre prosjektledere har det rette miljøet å trives. En støttende kultur, ledet av prosjektledelsen eller prosjektdirektøren, vil hjelpe prosjektledere til å nå sine mål og prosjektets mål.

Hva å gjøre hvis det ikke finnes noen bedriftsstandard

Mange prosjektledere i mindre organisasjoner finner seg løpende prosjekter i et miljø som er støttende, og hvor det er innkjøp for konseptet prosjektledelse, men uten de formelle organisatoriske strukturer på plass hvorfra de skal mate.

I den situasjonen - og det er ikke eksklusivt for små organisasjoner - skal du utforme prosjektstyringsmodellen fra grunnen av. Hvis det ikke er et prosjekt styringsmetode som du kan ta av sokkelen og passe prosjektet ditt, må du bygge din egen.

Det er ikke så vanskelig som det kan virke!

Begynn med å sette opp det grunnleggende:

• Opprett et roller og ansvar dokument
• Sørg for at du har en prosjektsponsor
• Sørg for at du har en prosjektstyring eller styringsgruppe og ordne regelmessige møter som du tar og distribuerer minutter til
• Konfigurer en risikostyringsprosess
• Konfigurer en endringshåndteringsprosess
• Bygg poeng inn i prosjektplanen din hvor du sjekker prosjektets levedyktighet mot de opprinnelige målene for forretningssaken (slutten av hvert fase i fase er det naturlige punktet for å sette disse kontrollene).

Til slutt er det prosjektsponsorens ansvar å sikre at det er tilstrekkelig styring, men prosjektledere kan også ta en aktiv rolle i dette.

Styring kan være en av de tørrere fagene i prosjektledelsen, men det er en av de viktigste. Det er slik at ledende ansatte vet at du gjør en god jobb, og det beroliger dem at prosjektet utfolder seg som det skal. Det gir også de sjekker og balanser som er nødvendige for ledere å vite at penger blir brukt på måter som er hensiktsmessige og tilpasset forretningssaken.