Søkeresporingssystem Evalueringsverktøy

Å finne det rette søkersporingssystemet som oppfyller alle behovene til organisasjonen din, kan være en overveldende oppgave. Det kan være en utfordring, selv om du vet hvor du skal begynne når du vurderer søkersporingssystemer og hvordan du sammenligner hver løsning.

Her finner du viktige områder for å undersøke, spørsmål å stille og svar på å analysere i løpet av evalueringsprosessen for søkersporingssystemer. Denne informasjonen vil lede firmaet ditt i søket etter det aktuelle søkeresporingssystemet for å dekke dine behov.

Identifiser søkemålerens beslutningsprosesser

Et selskap må organisere seg internt før man starter en søknadssporingssystem evalueringsprosess. Når du forbereder deg til å evaluere et søkeresporingssystem, er det viktig å danne et samarbeid mellom interessenter og gi beslutningstakerne tid til å komme frem til en informert beslutning.

Valgkomiteen din bør være forberedt på å vurdere styrken og svakhetene til hver søkeresporingsselger. Valgkomiteen bør inkludere disse medlemmene.

• Valget Executive: Dette er vanligvis en Senior Vice President (SVP) eller Vice President (VP) for Human Resources som kan gi de andre komitémedlemmene et klart direktiv og visjon. Personen bør også ha mulighet til å forklare selgervalget i form av avkastning på investering (ROI) til sine motparter.
• Utvalgsansvarlig: Denne personen må ha full forståelse av ansettelsesprosessen og selskapets smertepunkter for å skape riktig søke- og utvalgstaktikk.
• Komiteens medlem: For å sikre at brukerens stemme er representert og at vellykket vedtak av den valgte løsningen vil skje.

• Komiteens bidragsytere: Disse er medlemmer fra andre avdelinger som gir ytterligere innspill til søkers sporing av systemvalg. De med økonomisk ekspertise kan gi innspill om leverandørens økonomiske stabilitet eller sammenligne de totale kostnadene for hvert søkeresporingssystem i forhold til prosjektbudsjettet. IT-bidragsytere kan utdanne komitémedlemmer om de tekniske evnene til leverandørens søkersporing systemer og bidra til å sammenligne hver løsning med ditt nåværende system.

  Komiteens medlemmer bør være folk som kan gjenkjenne verdien av teknologiverktøy, prosessoptimalisering og kundeservice når det gjelder bedriftens visjon om talenthåndtering.

Dokumentere din nåværende ansettelsesprosess

Etter at du har satt sammen søkersporingssystemvalgskomiteen, er ditt første oppdrag å lage et dokument som følger prosessen med ansettelsesrekvisisjonen, ansettelsesprosessen, og stillingen som ansattssjef, rekruttereren og kandidaten til å fullføre en leie. Deretter bør komiteen diskutere hvorfor hvert trinn er nødvendig og hva som ville skje hvis det ble eliminert.

Forenkle ansettelsesprosessen, og sørg for at hvert trinn er virkelig verdiøkende og hjelper deg med å produsere kvalitetsarbeid. Dette vil gjøre det mulig for komiteen å sammenligne behovene til ansettelsesprosessen med evnen til hvert søkeresporingssystem. Denne evalueringen er en flott mulighet til å lære om beste praksis i ansettelse og å gjennomgå og optimalisere din nåværende ansettelsesprosess.

Identifiser Krav til søkeresporingssystemet

Nå som du har klart identifisert bedriftens ansettelsesprosess, er komiteen din fullt forberedt på å identifisere bedriftens krav til et søkers sporingssystem. Husk at du vil ha et klart svar på følgende spørsmål:

• Hvorfor kjøper du dette søkeresporingssystemet?
• Er din nåværende ansettelsesprosess i tråd med bedriftens mål?

Å holde disse spørsmålene i bakhodet vil hjelpe komiteen til å gjøre et sterkt sak for å kjøpe en søkeresporingsløsning. For at søkersporingssystemet velger å ha sterk tilknytning til avkastningen, må komiteen skape klare forventninger til det du vil ha i et søkeresporingssystem.

Din søkeresultatssystem skal bygge et bedre forhold mellom rekrutterere og ansette ledere, strømlinjeformere oppretting og godkjenningsprosess for rekvisisjon, og forbedre kvaliteten på hyrene. Din søkersporing system skal strømlinjeforme rekruttering innsats av Human Resource Professionals gjennom automatisering, skape en mer effektiv og kostnadseffektiv ansettelsesprosess. Dette er den perfekte tiden til å håndtere vanlige HR-utfordringer, for eksempel:

• Høyt volum fortsetter uten effektiv måte å akseptere, gjennomgå og administrere.
• Høyt volum av jobbmuligheter med tungvint intern kommunikasjon.
• Manglende evne til å få tilgang til informasjon raskt og rapportere om alle rekrutteringsverdier.
• Å miste kvalifiserte søkere på grunn av tilfeldig lagring av gjenopptak.
• Kopiering av rekrutteringstiltak mellom ulike avdelinger og divisjoner lokalt eller i utlandet.
• Overdreven IT vedlikeholds- og støttekostnader med hjemmelaget teknologi.
• Ineffektiv sporing av EEO-OFCCP compliance data.

• Krevende for å få riktig oppmerksomhet fra IT for teknologioppgraderinger og forbedringer.

Ta også muligheten til å vurdere verdien av forbedringer fra nye prosesser og teknologier som:

• unngå å bruke forskjellige moduler,
• forbedre kommunikasjon, og
• håndtere globale problemer.

For å holde dette overkommelig må du identifisere viktige "must haves" for å eliminere ukvalifiserte leverandører. For eksempel, som en grunnleggende faktor, kan komiteen din bestemme at du bare vil vurdere leverandører som tilbyr en nettbasert løsning i motsetning til et installert system, da den vertsbaserte løsningen eliminerer belastning på IT-teamet ditt.

Identifiser Krav til søkeresporingssystemet

Å identifisere klare forretningsmål vil knytte prioritetene dine til dine krav. Det er viktig at komiteen holder seg fokusert på sine opprinnelige systemkrav. Utvalget må unngå å bli distrahert av systemelementer som ikke er i tråd med bedriftens prioriteringer. Du har anerkjent de viktige forretningsmålene og de viktigste kravene til å vurdere når du skal lage dine egne mål.

Nøkkelkrav som skal vurderes i et søkeresporingssystem

• Prosess effektivitet: sentralisering av en prosess kan forbedre en rekke oppgaver, inkludert, men ikke begrenset til, rekvisisjoner, sporing, styring av henvisninger for ansatte og overføringer.
• Tillater kandidater å raskt og enkelt søke på organisasjonen din for lønn og timeleie uten å gå gjennom flere sider med spørsmål.
• Kan legge til rette for rekruttering på høyt volum mens de gjenstår kostnadseffektive.
• En svært konfigurerbar, skalerbar løsning som kan konfigurere til vår unike ansettelseshåndteringsprosess og i stand til å imøtekomme våre utviklingsbehov som vår organisasjon vokser eller våre prosesser endres.
• Bedre rapporteringsfunksjoner: mange organisasjoner utfordres med å bestemme deres totale tilbringer på leverandører, innkjøp og sammenligning av beregninger. Koordinere gjennom en enkelt kilde vil tillate nøyaktig sentralisert rapportering.
• Tillater rekrutterere å søke i databasen på all informasjon og ved bestemte parametere.
• Inkluderer et rapporteringssenter som lar brukerne kjøre ad hoc-rapporter og lagre kriterier for fremtidig bruk, samt kjøre bransjestandardrapporter, inkludert kostnad per utleie, tid-til-fyll, kildeffektivitet og mer.

Bygg merkeidentitet og bevissthet

• Å skape en forbindelse mellom en søker og en positiv arbeidserfaring vil føre til anerkjennelse av merkevaren. Et sterkt merke kan generere tillit som vil drive søkertrafikk og forbedre talentpotten.
• Branded Career Center-nettsider kan være tilgjengelige via selskapets nettsted.
• Tillater rekrutterere å enkelt legge karriereinformasjon til selskapets nettsted.
• Gi muligheter for flerspråklig støtte til global støtte.
• EEO / AAP-kompatibel.
• Evnen til å opprettholde et nøyaktig mål for slik informasjon vil være i samsvar med føderale forskrifter og unngå eventuelle rettslige tiltak mot organisasjonen. Det vil også bidra til å etablere søkerkvalitet.
• Kan registrere, spore og rapportere frivillige EEO-data, mens de fortsatt er i samsvar med retningslinjene fastsatt av EEO / OFCCP.
• Kan forhåndsvisning kandidater med eliminering spørsmål for å indikere de som oppfyller grunnleggende kvalifikasjoner for stillingen.
• Bedre kommunikasjon.
• Etablerer et miljø som effektivt informerer, vil forene alle brukerne og strømlinjeforme organisasjonens virksomhet.
• Inkluderer et kommunikasjonssenter for å lette kommunikasjonen blant rekrutterere, ansette ledere og kandidater. Tillater også brukere å planlegge avtaler, legge notater og intervju tilbakemelding, sende masse meldinger, og automatisk svare på søkere ved mottak av CV.

Kundestøtte for søkerens sporingssystem

• Full brukers adopsjon avhenger av hvilket nivå kundesupport levert av leverandøren under og etter gjennomføringen.
• Lett tilgjengelig støtteteam, dedikert til å administrere selskaps- og brukerproblemer, mens du bruker bransjens beste praksis.
• Det høyeste nivået av støtte tilgjengelig uten kostnad for din bedrift.

Applikasjonssporing av leverandør sporingssystemer

Det anbefales at du ber om en forespørsel om forslag (RFP) fra potensielle leverandører som komiteen har bestemt deg for å vurdere. Dette er din mulighet til å få klargjøring på et emne for å hjelpe komiteen til å avgjøre om søkersporingsprogramvaren kan gjøre den nødvendige jobben. Din komité bør vurdere følgende store problemer for å utarbeide en effektiv RFP:

• Støtter systemet de viktigste bekymringene i komiteen din? Dette knytter seg til den forrige delen av evalueringsprosessen; Du må kjenne prosessen helt før du kan finne ut hvilke funksjoner du trenger. Din komité kan ikke distrahere av løsninger som kan tilby funksjoner som ikke er hovedprioriteten din. Mens de kan virke attraktive, vil mange prangende funksjoner og funksjoner ikke skape noen verdi for organisasjonen din hvis de ikke blir vedtatt av brukerne.
• Har selgeren installert systemet i en annen organisasjon med tilsvarende størrelse?
• Utvalget bør ha tilgang til referanser som kan gi deg innsikt i saker som kundetilfredshet og følge opp gjennomføringsprosessen og skjulte avgifter. Husk at funksjoner har ingen verdi uten sterk brukers adopsjon.
• Hva innebærer implementeringsprosessen? Å ha en vellykket adopsjonsrate begynner med riktig implementering. Du vil være sikker på at din valgte leverandør ikke forlater brukerne uten riktig opplæring og kontinuerlig støtte. Gjennomføringen bør være sentrert på organisasjonens rekrutteringsprosess, og ikke lære hvordan de skal imøtekomme deres system.

  Du bør aldri ha følelsen av at implementeringsprogrammet ditt vil gi deg følelsen av å være tapt og usikker på leverandørens evner. Under evalueringsprosessen bør komiteen ha inntrykk av at implementeringen din, basert på avdelingens prioriteringer og forretningsmessige mål, vil skape et sterkt fundament for et langsiktig partnerskap med søkerens sporingssystemleverandør. Husk at høy brukers adopsjon til søkersporingssystemet vil gi høyere avkastning.

Mer om søkers vurdering av sporingssystemer

• Hva er leverandørens visjon og vekststrategi? Leverandøren må demonstrere ledelse og fremsyn som markedsleder. For å presentere en helhetlig løsning, bør leverandøren ta hensyn til dine spesifikke behov og forberede seg på forandring og vekst i fremtiden.
• Bestem om denne løsningen bidrar til din overordnede forretningsplan? Til slutt vil seleksjonsforvalteren sannsynligvis måtte vise en forventet avkastning for å gjøre et sterkt tilfelle for løsningen.

  Utvalgsutøvelsen må søke etter besparelser på slike ting som rekrutteringsannonsering, ansattes verdi av bruk av søkeselskaper og prosessoptimalisering fra leverandøren. Selskapet bør også spare på ansettelsesbevarelse og kandidatkvalitet. Det kan være overveldende å lage et fullstendig detaljert dokument med henvendelser som vil omfatte alle nødvendige emner for å evaluere et søkers sporingssystem.

• Utover funksjoner og funksjoner, bør komiteen din være sikker på å diskutere leverandørens evne til å tjene som langsiktig partner for organisasjonen. Som komiteen utfører sin leverandør vurdering prosess, vil du være sikker på å vurdere slike faktorer som:
• Finansiell stabilitet: Gjennomfør due diligence på regnskapet for alle potensielle leverandører under vurdering. Du vil finne at dette er et perfekt tema gjennom hvilken din finansutvalgets bidragsyter kan veilede deg.
• Kvaliteter av strategiske partnere: For å tilby en komplett løsning, vil noen leverandører samarbeide med andre tjenestefirmaer for å tilby sine kunder en mer omfattende pakke av tjenester. Utvalget bør være oppmerksom på eventuelle partnerskap som er involvert med konkurrerende leverandører. Informasjonen kan gi et innblikk i det mulige partnerskapet mellom din bedrift og leverandøren.
• Rekruttering Evner: Uansett bedriftens størrelse må du sørge for at leverandøren har evnen til å støtte hele ansattes livssyklus, fra søkersporing, ombordstigning, suksessplanlegging til off-boarding. Dette vil forhindre at firmaet vokser ut av løsningen, noe som sannsynligvis vil resultere i forverring, en ny evaluering og kostbare implementeringsgebyrer.
• Fremtidig produktutvikling: Pass på at leverandøren gir en sterk forståelse av utfordringene som rekrutteringen står overfor nå og i fremtiden. Leverandøren du velger må være på puls av teknologi og industri nyheter for å tilpasse seg dine skiftende behov og sikre at løsningens konfigurasjoner blir brukt til sitt fulle potensial.
• Integrasjon med HRIS: Selv om du kanskje vil at IT-komiteens bidragsyter skal gi innspill i denne saken, bør det ikke svekke komiteen din til å bruke et søkeresporingssystem som ikke tilstrekkelig tjener hele avdelingen. Enhver leverandør verdt å vurdere bør gi muligheten til å flytte nøkkelinformasjon fra systemet til ditt HRIS-system med minimal vanskelighet.

Sammendrag av leverandørvalg for søkeresporingssystemer

Tidslinjen for en seleksjonsprosess for et søkeresporingssystem kan variere fra en måned til seks eller flere for å fullføre. Følgende er en foreslått tidsplan som gjør det mulig for komiteen å projisere en tidsramme for leverandørutvelgelsesprosessen for et søkeresporingssystem.

Vær oppmerksom på at dette kan endres basert på en foretrukket implementeringsdato.

Tidslinje for leverandørvalg for søkersporing

• Lag en utvalgskomité - 1 uke
• Identifiser bedriftens behov - 1 til 2 uker

Mål objektivt leverandørene mot det identifiserte selskapets behov med følgende prosess:

1. Lag en lang liste over mulige leverandører - 1 uke
2. Be om RFP for å gi avklaring på et hvilket som helst emne eller bekymring - 4 uker
3. Lag en liste med dine nøkkelevalueringskriterier - 1 til 2 uker
4. Fullfør en leverandør - 3 til 6 uker
5. Demonstrere ulike systemer - så snart som mulig
6. Salgspresentasjoner - så snart som mulig
7. Nettstedbesøk - etter behov

Husk at hovedmålene med et søkeresporingssystem er å styrke brukerne dine. Komiteens medlemmer bør kunne gjenkjenne og legge vekt på teknologiverktøy, prosessoptimalisering, selskapssyn og kundesupport for å strategisk begrense leverandørene til en kort liste over virkelige muligheter.

Det er sannsynlig at din korte liste kanskje ikke har mange skiller funksjonelle forskjeller; Derfor er det viktig å holde de mindre konkrete elementene i denne leverandøren i tankene.

Utvalget bør se på informasjonskilder som leverandørens nettsted, nyhetsgrupper, menneskelige ressursportaler og fagmesser. Koble sammen med kolleger på andre selskaper som ligner på størrelse, behov og bransje for å lære av sine erfaringer.

Partnering med en serviceorientert leverandør som er den mest kompatible passformen med organisasjonens visjon og mål for fremtiden, vil vise seg å være uvurderlig for alle sentrale aktører i evaluering, valg og implementering av søkeresystemet.

Mer om rekruttering og ansettelse

• Rekruttering Stjerner: Topp ti måter å få gode kandidater.
• Bruk LinkedIn for rekruttering av ansatte.