Skriveferdigheter - Kommunisere med ord

Å skrive vakre prosa og poesi er et talent. Skrive effektivt, men er en ferdighet som kan læres.

Organiser skrivingen din

Enten du komponerer et notat til din medarbeider eller en rapport for sjefen din, bør du bestemme hvilken informasjon du vil formidle. Slik gjør du dette:

1. Skriv hvert element du må diskutere i notatet eller rapporten.
2. Sett dem i rekkefølge-fra mest til minst viktige.
3. Skriv en kort oppsummering av hele notatet ditt - dette blir ditt første avsnitt.
4. Utvid på hvert element som er oppført i trinn 1.
5. Hvis noen handling må tas av mottakeren, oppgi det i avsluttende avsnitt.

Noen tips

Skriv for publikum. Bruk enkelt språk. Du vil ikke at leseren trenger en ordbok for å dechifere det du prøver å si. Du bør ikke prøve å imponere leseren med det store vokabularet. Sjansen er at du vil frustrere leseren din i stedet. De fleste mennesker jonglerer flere oppgaver samtidig, og er interessert i å motta kun nødvendig informasjon. Du er ansvarlig for at dette skjer. I stedet for å si: "Hans gregarious natur legitimerer ham som en superlativ kandidat til jobben," sier "Hans vennlighet gjør ham til en toppkandidat til jobben."

Hold deg unna jargong, leseren din forstår kanskje ikke. Hvis arbeidet ditt er veldig teknisk, men personen du skriver til, ikke er godt kjent i det feltet, hold deg til ord som personen vil forstå. Hvis du for eksempel er en webdesigner, vil denne setningen i et notat til din klient, en psykolog, ikke gi mening: "Hva vil du at jeg skal bruke som BGCOLOR for nettstedet ditt: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Enhver dyktig i websidedesign vet at dette spørsmålet kan oversettes til "Hva vil du at bakgrunnsfargen på nettstedet ditt skal være: Lyseblå eller Hvitt?" Men forvent ikke at klienten din skal være mer kjent med denne tekniske sjargongen enn du ville være med hennes diskusjon om et psykologisk begrep som trichotillomania.

En kliché om dagen holder leseren borte - eller i det minste gjør det ikke ham eller henne husker hva du sier. Du vil at din skriving skal være minneverdig. Fordi vi ofte hører klichéer, blir vi desensibilisert til dem. Ordene er da ikke entydig knyttet til skrivingen din. Snarere enn å si "Ikke ta av til i morgen hva du kan gjøre i dag" i et notat til en underordnet du prøver å motivere. Bare si, "Stopp procrastinating. Få jobben gjort nå."

Bruk mulig aktiv stemme når det er mulig. Den aktive stemmen gjør setningen sterkere og vanligvis kortere. La oss prøve disse eksemplene. Passiv stemme: "Salget økte på grunn av nettverket jeg gjorde." Aktiv stemme: "Mitt nettverk økte salget."

Ikke vær overflødig. Det er ikke nødvendig å si "2 pm på ettermiddagen" eller "den forventede gravide kvinnen." Å si "2 pm" eller "2 på ettermiddagen" eller "den forventede kvinnen" eller "den gravide kvinnen" overfører alt du vil si og er mindre ordentlige.

Selvfølgelig, vær oppmerksom på grammatikken. Bruk Strunk og White Elementer av stil, tilgjengelig på nettet. En god ordbok bør være i nærheten, sammen med en tesaurus. En tesaurus vil tillate deg å holde skrivingen frisk ved å hjelpe deg med å finne en rekke ord som skal brukes. Mange av disse ressursene er tilgjengelige online.

Prooflesing er en av de viktigste tingene du kan gjøre. Siden du sannsynligvis gjør det meste av skrivingen din på en datamaskin, har du tilgang til automatiserte stavekontroll og grammatikkbrikker. Vær forsiktig, men noen ord, som brukes i feil sammenheng, kan bli savnet av datastyrt stavekontroll. For eksempel vil setningen "Til ansatte som deltok i møter to lærte om gnu-programvaren," passere gjennom stavekontrollen uten at feilstavinger blir oppdaget. Har noen andre korrekturlese dokumentet ditt, hvis det er mulig.

Hvis tiden tillater, setter du komposisjonen bort og korrekturleser den senere, eller enda bedre neste dag.