Vanlige resepsjonistintervjuer og beste svar

I mange organisasjoner er resepsjonister ansiktet til selskapet. Hver ny klient, jobbansøker, ansatt eller tredjepartsleverandør vil passere eller sjekke inn med en resepsjonist, så arbeidsgivere er ivrige etter å finne noen som vil være ansvarlige, vennlige og rolige.

10 Typiske spørsmål som stilles inn i et resepsjonistintervju

Her finner du vanlige spørsmål til resepsjonister, utvalgssvar og tips for hva du skal si under intervjuet ditt.

1:53

Se nå: Hvordan svare 4 Vanlige mottakerintervjuer

1. Hva gjør du for å holde tritt i et raskt arbeidsmiljø?

Hva de vil vite: Intervjueren din vil være sikker på at du kan holde tritt. Hvordan du gjør det er sannsynligvis irrelevant, men du bør ha et klart og trygt svar klar.

Den første ting jeg gjør er å holde seg rolig, siden en hektisk, stresset holdning ikke er nyttig, og er heller ikke et godt utseende foran noen ansatte eller klienter. Jeg prøver å triage oppgaver, slik at jeg alltid jobber med den viktigste oppgaven først. Vanligvis er det noe som involverer en av selskapets kunder. I tillegg holder jeg en løpende liste over alt jeg trenger å gjøre, slik at jeg ikke forsømmer noe viktig ansvar.

2. Hvordan holder du din daglige planlegging organisert?

Hva de vil vite: Hvordan du organiserer dagen din er egentlig ikke poenget. Poenget er å demonstrere at du er godt organisert og vil fullføre alle dine plikter på en kompetent og rettidig måte.

Jeg begynner hver dag ved å lage en liste over alt jeg trenger for å oppnå. Jeg sjekker kalenderen min for eventuelle møter eller avtaler, så jeg kan være oppmerksom på dem, og få dekning i resepsjonen om nødvendig. I jobben min er kommunikasjon nøkkelen, så jeg svarer hele tiden på telefonen og sjekker e-posten min for nye forespørsler, og oppdaterer deretter min gjøremålsliste med oppfølgingsoppgaver tilsvarende.

3. Hvilken rolle spiller en resepsjonist i kundens første inntrykk av en organisasjon?

Hva de vil vite: Intervjueren din må være sikker på at du forstår stillingen du søker om, men dette spørsmålet kan også være kulturelt og berøre arbeidsfilosofien din.

En resepsjonist kan gjøre en stor inntrykk positiv eller negativ på kunder. Siden jeg er en av de første menneskene som ser på kundene, kan en frustrerende eller dårlig samhandling virkelig sørge for deres mening om selskapet eller den generelle erfaringen de hadde. For meg er det likt når verten hilser deg på en restaurant. Hvis de virker uhyggelige eller virker uhøflig, kan det føles senere som at maten din bare ikke smaker like deilig. Derfor sørger jeg alltid for å hilse på folk med et smil på ansiktet mitt og sørg for at alle kunder føler at de har full oppmerksomhet.

4. Fortell meg om en gang du måtte håndtere en sint kunde eller gjest, enten på telefon eller personlig. Hvordan har du håndtert situasjonen?

Hva de vil vite: Dette er et av flere spørsmål du kan bli spurt om hvordan du håndterer stressende og vanskelige forhold. Du kan også bli spurt hvordan du reagerte på kriminell eller uetisk aktivitet. Vær ærlig. Ikke overdriv og ikke selg deg selv kort.

Som en doktors kontorist, jobbet jeg ofte med frustrerte pasienter på telefonen. En gang var en kvinne så rasende at faktureringsavdelingen ikke hadde ringt henne tilbake samme dag, at hun begynte å skrike på meg på telefonen. Det var ubehagelig! Det jeg prøver å gjøre i disse situasjonene, er å tenke på hvordan stresset personen må føle seg for å oppføre seg på denne måten. Etter et øyeblikk av hennes roping sa jeg: "Du må være veldig frustrert. Kan du fortelle meg mer om hva som skjer?" Det bidro til å redusere samtalen og redusere volumet. Hun forklarte hele situasjonen, og jeg forsikret henne om at vår faktureringsperson bare var ute for dagen og ville være i kontakt. Jeg fortalte henne også at jeg ville legge et notat på faktureringens skrivebord, og ba henne om å ringe kvinnen tilbake som sin første oppgave. Ved slutten av samtalen var hun mye roligere og unnskyldte seg for sine tidligere harde ord.

5. Er du villig til å jobbe overtid?

Hva de vil vite: Hvis du ikke er villig til å jobbe overtid, si det. Hvis du er villig til å jobbe overtid, men bare innenfor bestemte grenser, si det også. Ja, det er selskaper der ikke jobber overtid, vil koste deg jobben. Men å gjøre en forpliktelse som du ikke kan beholde, eller sette deg i en posisjon der du må ofre din velferd eller din familie for jobben din, er ikke et akseptabelt alternativ. Du trenger en jobb som samsvarer med tilgjengeligheten din.

Jeg er komfortabel med å jobbe overtid et par ganger i måneden, så lenge jeg har en merknad på forhånd. Å ha en heads-up gjør det lettere for meg å omorganisere mine planer. I en klemme kan jeg veldig sannsynlig gjøre samme dag overtid, men jeg vil helst foretrekke å få en dag med varsel.

6. Hvor mange ansatte jobbet i ditt siste kontor?

Hva de vil vite: Intervjueren vil vite hvilken type miljø du jobbet med, hvordan det sammenlignes med det selskapet du intervjuer med, og om du er komfortabel med å jobbe i små og / eller store arbeidsplasser.

I mitt siste kontor var det fem ansatte. Det er lite nok at vi begynte å føle seg som en familie. Du vet, alle visste at Martha i faktureringsavdelingen trengte to kopper kaffe før du kunne stille kompliserte spørsmål. Før det var kontoret mitt ganske stort, mens det var 60 ansatte. Jeg følte seg komfortabel i begge miljøer, selv om den første måneden i det store kontoret var litt utfordrende siden jeg måtte finne ut hvem som gjorde hva, og hvor å ringe med mange alternativer tilgjengelig.

7. Beskriv dine tidligere oppgaver som administrativ assistent, sekretær eller resepsjonist.

Hva de vil vite: Intervjueren vil overgå det ansvaret du har oppført på ditt CV, og bekrefter at de passer inn i stillingen som blir tilbudt. Dette er også en god mulighet til å utvide på poengene fremhevet i arbeidserfaringen din.

Som resepsjonist ved ABC Financials var jeg den første personen for kunder. Jeg besvarte den generelle telefonlinjen, så vel som å svare på telefonene for selskapets fem VP-er. Jeg var også ansvarlig for å motta pakker og distribuere post, hilsen og eskorte kunder og leverandører til møterom, og holde opp med selskapets generelle informasjons-e-postadresse. Jeg hadde også mye administrativt ansvar: Jeg klarte kalenderen til disse VP-ene, arrangerte forretningsreiser, og bidro til å skape og forbedre PowerPoint-presentasjoner og andre materialer for å distribuere på hendelser.

8. Hvordan prioriterer du samtaler, klienter, leveranser og andre problemer som må løses umiddelbart?

Hva de vil vite: Intervjuerenønsker å vite hvor godt du er i multitasking, organisering av tid og prioritering av oppgaver. Dette er også en god mulighet til å påpeke hvordan du møtte flere prioriteringer og forklare hvordan du håndterte dem alle.

Multitasking er viktig når kontoret er opptatt. Når det ikke er uhøflig, prøver jeg å utføre et par oppgaver på samme tid. For eksempel kan jeg enkelt svare på en samtale mens du signerer for en pakke fra leveransen. Når multitasking ikke er mulig, legger jeg fokus på kunder og kunder som nummer én prioritet. Om nødvendig vil jeg spørre om de kan gi meg et minutt til å gjøre en annen oppgave først - og hvis ting er veldig opptatt, prøver jeg å ringe inn en medarbeider for å gi meg dekning.

9. Hvor sterk er datamaskinens ferdigheter?

Hva de vil vite: Intervjueren vil at du skal bekrefte hvilke datakompetanse du har, om ditt ferdighetsnivå er kompatibelt med selskapets forventninger, og hvilke programmer du er mest komfortabel med å bruke. Hvis det er mulig, er det en god idé å undersøke hvilke programmer selskapet bruker før intervjuet.

Jeg har veldig sterke datakompetanse. I tillegg til å være kjent med Microsoft Office, pleide jeg å gjøre oppdateringer til selskapets nettside i min siste rolle, så jeg er komfortabel med å bruke WordPress også. Når jeg begynner å bruke et nytt program eller program, finner jeg vanligvis at de fleste av mine spørsmål kan besvares med et nettbasert søk, selv om jeg setter pris på å få en opplæring fra en medarbeider også.

10. Fortell meg om din kundeservice opplevelse.

Hva de vil vite: Intervjueren vil ha en oversikt over kundeserviceopplevelsen din - hvor mange år, konkrete eksempler, og hvilke ferdigheter du er komfortabel med å løse problemer.

Jeg har jobbet i kundeservice siden jeg var tenåring. Min første jobb jobbet i en bokhandel, hvor jeg hjalp kunder med å finne bøker og noen ganger dekket kassaapparatet. I løpet av høgskolen hadde jeg også en deltidsjobber, denne gangen, å selge klær. Da, selvfølgelig, som resepsjonist hos ABC Company, jobbet jeg også med kunder, men i denne rollen gjorde jeg ikke direkte salg. Jeg føler meg veldig behagelig å samhandle med kunder og løse sine problemer, enten det er å finne boken de leter etter eller endre møtetid med en leder.

Tips for å svare på spørsmål fra resepsjonisten

De beste resepsjonistene er detaljorienterte, organisert og gode kommunikatører. Derfor bør kandidatene vise seg forberedt på å svare på intervjuintervjuer som vil evaluere erfaring, kjennskap til arbeidsplassverktøy, prosess og ferdighetsoppsett, inkludert å jobbe med kundeservice, multitasking og muligheten til å foreta raske domssamtaler.

I dette tilfellet søker ikke intervjuere nødvendigvis ja eller nei svar. I stedet forventer de at kandidatene skal svare med konkrete eksempler som beskriver hvordan de håndterte tidligere arbeidsplassssituasjoner, og spør nøye forsket spørsmål om selskapets prioriteringer, forventninger, mål og utfordringer.

På grunn av stadig økende teknologiske fremskritt på arbeidsplassen må resepsjonister også ha sterke tekniske ferdigheter. Du bør ha erfaring med å bruke telefonsystemer og kontormaskiner som skrivere, kopimaskiner, skannere og faksmaskiner (ja, fortsatt), i tillegg til dataprogrammer som MS Office og bransjespesifikk programvare.

7 spørsmål å spørre intervjueren

Intervjuer vil forvente at du stiller spørsmål. Her er en liste over spørsmål du kan spørre under eller ved slutten av intervjuet ditt:

1. Kan du fortelle meg mer om det daglige ansvaret for denne jobben?
2. Hvilke kvaliteter er du ute etter i en person du vil ansette for selskapet?
3. Hva er dine forventninger til denne jobben, og hvordan måler du suksess?
4. Hvorfor har den siste personen som holdt denne jobben, gått?
5. Hvem rapporterer denne stillingen til?
6. Hva er mulighetene for karriereutvikling med selskapet?
7. Gir selskapet noen treningsmuligheter for ansatte?

Slik får du det beste inntrykket

En resepsjonistposisjon kan betraktes som inngangsnivå, men det kan også være det første trinnet på bedriftsstigen. En potensiell arbeidsgiver vil bli trukket til en trygg, selvsikker person. Ofte vil du være den første personen deres klienter eller pasienter møtes når de går inn på kontoret for første gang.

Pass på at ditt første inntrykk er det beste det kan være. Slik forbereder du deg på et intervju. Sammen med en standout CV, ta deg tid til å kle deg når du intervjuer. Hvis du får jobben, skal du være frontlinjens person, og det er viktig å vise arbeidsgiveren ditt profesjonelle bilde.

Hvis du ikke er sikker på hva du skal ha på intervjuet ditt, ta en titt på disse tipsene om hvordan du skal kle på et intervju. Hvis både din CV og din profesjonelle klær er på vits, og du er forberedt på å svare på sannsynlige spørsmål, vil du lykkes med å skaffe deg stillingen du intervjuer for.