Spore prosjektet ditt uten Gantt-diagrammer

Gantt-diagrammer er et fantastisk og svært nyttig verktøy for å spore og koordinere alle de små trinnene som går inn i et stort prosjekt, men de kan raskt bli overveldende og rotete, spesielt for folk som ikke vet hvordan de skal leses. Prøv å bruke et Gantt-diagram for å forklare fremgangen din til en klient eller en kollega i en annen avdeling, og du kan ha ganske utfordringen på hendene.

Dette er ikke den eneste utfordringen Gantt-diagrammer til stede. Dataene i et Gantt-diagram krever vanligvis spesiell programvare for visning og redigering, og utskrift er nesten alltid en utfordring. Videre vil du noen ganger bare fokusere på en liten del av et prosjekt uten å bli overveldet av all tilleggsinformasjon.

Mens Gantt-diagrammer er en flott løsning, er de ikke den eneste. Når du trenger å se på en mindre prøve av informasjonen, eller du må presentere en forenklet versjon eller del av informasjonen i en situasjon når et Gantt-diagram ikke ville være praktisk, er det fem alternativer du kan bruke i stedet.

Oppgavelister

Alle i næringslivet bør være kjent og komfortabel med en grunnleggende oppgaveliste. Faktisk er organisering en av de beste ferdighetene til en prosjektleder.

En oppgaveliste tar oppgavelisten til neste nivå. Med en oppgaveliste kan du legge til flere kolonner for å vise hvem som skal fullføre hver oppgave, status for oppgaven, start- og sluttdato, og sannsynligheten for at oppgaven skal fullføres til tiden. Du kan til og med legge til avmerkingsboksene for gruppemedlemmene dine for å sjekke når elementer er fullført.

regneark

Et forenklet diagram på et regneark er et annet alternativ. Du kan fremdeles oppgi oppgaver langs venstre side, og du kan fortsatt skygge barer for å vise fremdriftsnivå og de estimerte start- og sluttdatoene for oppgavene.

Regneark kan være tidkrevende å lage og tidskrevende å oppdatere, men du vil ikke bruke dem som din totale prosjektstyringsløsning. For en enkel engangsrapport for en klient eller en leder, kan et forenklet regneark imidlertid visuelt legge ut prosjektet på en måte som er

Lett å forklare og forstå. Det er også et godt alternativ for sporing av prosjektfremdrift.

Flow Diagrams

Flowdiagrammer, eller nettverksdiagrammer, viser prosjektoppgaver i den rekkefølgen de trenger å være ferdig. Flow diagrammer kan være så enkelt eller komplekst som du vil. For eksempel kan du eller ikke vil liste informasjon som start- og sluttdato for hvert trinn, oppgavens identifikasjonsnummer eller

stedet. Husk at å legge for mye informasjon kan gjøre disse diagrammene vanskelig å lese.

Mens mange mennesker finner flytdiagrammer lettere å lese og forstå enn Gantt-diagrammer, kan det hende at de gjør det vanskelig. Videre er de ofte upassende for store og komplekse problemer. Flow diagrammer er best for å presentere enkle prosjekter med oppgaver som naturlig går fra en til

det neste, men bør ikke brukes som et langsiktig verktøy eller for altfor komplekse prosjekter.

Kanban Boards

Har prosjektet ditt et stort antall trinn som ikke nødvendigvis må gjøres i sekvensiell rekkefølge? Har du flere personer som jobber med det samme prosjektet eller blir oppgavene oppdatert ofte? I så fall kan Kanban tilby den ideelle løsningen for deg. (Finn ut mer om hvordan Kanban jobber i prosjektledelse.)

Med et Kanban-kort er hver prosjektoppgave skrevet på et notat og plassert i den aktuelle kolonnen, for eksempel "å gjøre", "i gang" eller "ferdig". Når hver oppgave er fullført, flyttes det tilsvarende notatet over bordet til alle notatene er i "ferdig" kolonnen.

Dette organisasjonssystemet er veldig lett å forstå og modifisere raskt, men det er ikke veldig bærbart, og du må være forsiktig med at ingen av notatene faller og går tapt.

Statusrapporter

Gantt-diagrammer er gode verktøy for å spore prosjektene dine, ikke nødvendigvis for å kommunisere det. Hvis alt du trenger å gjøre er å kommunisere fremdriften din med en klient, prosjektsponsor eller andre lagmedlemmer, kan en statusrapport være ditt beste alternativ. I tillegg vil mange programvareprogrammer for prosjektledelse skape forenklede, enkle å forstå statusrapporter med bare noen få museklikk, slik at du sparer verdifull tid og energi.

Gantt-diagrammer er svært praktiske for å spore alle oppgavene som går inn i et stort prosjekt, men de er ikke alltid de beste for å kommunisere denne informasjonen med andre, spesielt de som ikke er vant til å lese dem.

Du har flere andre alternativer. Prøv ett av disse fem Gantt-diagramalternativene selv. Du kan bli hyggelig overrasket over hvor mye tid du kan spare.