Stakeholder Management Plan i prosjektledelse

I prosjektledelse er en interessentstyringsplan et formelt dokument som beskriver hvordan interessenter vil være involvert i prosjektet. En interessent er en person eller gruppe som har en interessert interesse i prosjektet. Ved å tenke gjennom når og hvordan interessenter vil være involvert, kan et prosjektteam maksimere interessenters positive innvirkning på prosjektet.

Hva er interessenter?

Interessenter kan være interne og eksterne til organisasjonen. Eksempler på interne interessenter inkluderer ledere og forretningsenheter som regnskap og informasjonsteknologi.Forretningsenheter har typisk representanter på prosjektgruppen. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, bedrifter og samfunnsorganisasjoner. Det er sjelden at eksterne interessenter skal være representert på prosjektgruppen. For byråer med regulerende myndighet er de bransjer de regulerer vanligvis den viktigste eksterne interessentgruppen for ethvert prosjekt.

Hvis en interessent er identifisert av prosjektgruppen, bør interessentene overveies i interessentstyringsplanen.

Det er upraktisk for et prosjektgruppe å bestå av medlemmer som representerer alle interessentgrupper. I mange tilfeller er det umulig. Prosjektgruppen trenger imidlertid innspill og innkjøp fra interessenter for at prosjektet skal lykkes. For eksempel ønsker en regjeringsorganisasjon å fullstendig revolusjonere og modernisere sitt mest brukte proprietære program. Nesten alle i organisasjonen bruker programmet på en eller annen måte. Hver type bruker kan ikke direkte representeres i prosjektgruppen, slik at teamet utvikler måter å samle innspill fra interessenter og bestemmer seg for måter å informere interessenter om prosjektets status.

Disse metodene for å samle inn- og kommunikasjonsstrategier er dokumentert i interessentstyringsplanen.

Stakeholder vs Communication Plan

Det kan være en betydelig mengde bløder mellom et prosjekts interessentstyringsplan og kommunikasjonsplan. Deres funksjoner er svært like. En interessentforvaltningsplan er bredere fordi den letter innspill til prosjektet, samt skisserer utdata. En interessentstyringsplan er smalere ved at den bare adresserer de med interesserte interesser, mens en kommunikasjonsplan kan inneholde bredere publikum.

Utvikling

Styreforvaltningsplanen holdes typisk av prosjektlederen. Når et prosjekt utvikler seg, vurderer prosjektlederen interessentstyringsplanen og bringer den tilbake til prosjektgruppen med jevne mellomrom for å vurdere oppdateringer. Et prosjekt kan se veldig annerledes ut i tidslinjen enn det gjorde i planleggingsstadiene, så det er viktig å sørge for at prosjektledningsdokumenter endres dersom omstendighetene krever det.

Eksempel

Her er et eksempel på hvordan en interessentstyringsplan kan endres i løpet av et prosjekt. Et statlig byrå påtar seg et reguleringsprosjekt. Som det begynner, kommer prosjektsponsor og prosjektleder opp med en liste over interessenter for å sette inn interessentstyringsplanen. En av prosjektgruppens første oppgaver er å utarbeide planen. Etter et par måneder identifiserer et prosjektmedlem en interessent ingen tenkte på i begynnelsen av prosjektet. Prosjektlederen legger til den nye interessenten til planen og ringer et prosjektteammøte for å diskutere hvordan man skal engasjere den nye interessenten.

Når laget bestemmer hva de skal gjøre, vil prosjektlederen informere prosjektsponsoren.

Styreforvaltningsplanen er et levende dokument. Etter hvert som prosjektet endres, kan interessentstyringsplanen forandres med det for bedre å betjene prosjektets behov. Med en nimble interessentforvaltningsplan kan et prosjektteam på riktig måte samle innspill og tilbakemelding fra interessenter, samt holde aktørene informert.