Hvordan vite når du trenger en bedriftspolicy

Bedriftspolicyer og prosedyrer sikrer en trygg, organisert, koselig, bemyndigende og ikke-diskriminerende arbeidsplass. Retningslinjer beskytter ansatte mot et fritt for alle miljø av favoritisme og urettferdig behandling. Men hvis du prøver å skape politikker for hver uforutsetning, har du ikke ledelsesgradene du trenger for å møte individuelle ansattes behov. Å ha for mange politikker øker også sannsynligheten for at ledere vil anvende dem ulik og urettferdig.

Du kan finne en sunn balanse. I de fleste tilfeller, hvis du adresserer ansatte direkte som oppfører seg på måter som er upassende for arbeidsplassen din, trenger du kanskje ikke å utvikle en ny bedriftspolicy.

Retningslinjer for politikk

Vurder å lage en policy i disse situasjonene:

• Hvis arbeidstiltak angir forvirring om den mest hensiktsmessige måten å oppføre seg på (kledekoder, e-post, internettpolicy eller bruk av smarttelefon)
• Hvis ansatte trenger veiledning om håndtering av vanlige situasjoner (standarder for oppførsel, reiseutgifter eller kjøp av firmaprodukter)
• For å beskytte selskapet juridisk (konsekvent etterforskning av kostnader for trakassering, ikke-diskriminerende ansettelse eller forfremmelse)
• For å være i samsvar med statlige retningslinjer og lover (FMLA, ADA, EEOC eller minimumslønn)
• Å etablere konsistente arbeidsstandarder, regler og forskrifter (progressiv disiplin, sikkerhetsregler, bruddregler eller røykeregler)

• For å gi konsekvent og rettferdig behandling for ansatte (fordelerberettigelse, betalt avgang, opplæringshjelp, avgangstid eller juryplikt)

Det kan være andre grunner til å utvikle en policy. Husk imidlertid ikke at en ansattes dårlige oppførsel tvinger gjennomføringen av en policy som vil påvirke andre ansatte.

Formulere de politiske målene

Når du har fastslått at en policy er nødvendig, må du dokumentere dine mål for å opprette politikken. Når det er mulig, fortell ansatte hvorfor du implementerer politikken. Ta med nok detaljer i politikken for å gjøre bedriftens posisjon klar, men ikke prøv å dekke alle mulige situasjoner.

Hold politikken så kort og enkel hvis mulig, men noen retningslinjer for juridiske områder, som selskapets tilnærming til Family Medical and Leave Act, diskriminering eller klageundersøkelse, eller det progressive disiplin systemet må kanskje være lang og omfattende.

Samle inn informasjon

Sjekk ut utvalgspolicyer. Det kan hende du har problemer med å finne et eksempel som er akkurat for bedriftens omstendigheter, språk og kultur, men du kan bruke prøvepolitikk som en base i stedet for å skrive politikken fra grunnen av.

Du kan også abonnere på en tjeneste som gir policyprøver. Samfunnet for Human Resources Management (SHRM) gir også policyprøver for medlemmer.

I noen tilfeller vil du kanskje snakke med advokatene for arbeidsretten for å se hva de har tilgjengelig. Spesielt når en ny lov går eller Arbeidsdepartementet utsteder nye regler, skriver advokatfirmaer generiske retningslinjer for sine kunder som du kan tilpasse etter dine behov.

Utvikle, skriv og gjennomgå retningslinjene

Skriv politikken ved hjelp av enkle ord og konsepter. Snakk direkte til de ansatte som vil lese, håndheve og leve av politikken.

Etter hvert avsnitt, spør deg selv hva-hvis spørsmål for å sikre at politikken dekker grunnleggende og normale unntak og spørsmål. Ikke vær obsess over dette, men; ingen politikk vil dekke alle mulige beredskap.

Velg en pilotgruppe med flere ansatte for å lese retningslinjene og stille spørsmål for å avgjøre om ansatte vil kunne forstå og følge den. Skriv om politikken basert på tilbakemeldingen.

Få styringsstøtte og juridisk gjennomgang

Gå gjennom retningslinjene med ledere som må følge retningslinjene for å få deres støtte og eierskap til politikken. Selv om du sannsynligvis startet denne prosessen da du identifiserte behovet for politikken, er styringsstøtte når du implementerer politikken avgjørende.

Hvis politikken har juridiske konsekvenser, er lovlig av natur, eller har personlige konsekvenser for ansatte (for eksempel sikkerhetsprosedyrer), må advokatet gjennomgå retningslinjene før du distribuerer det. Sørg for at du kommuniserer med din advokat som du vil at politikken vurderes for sine juridiske implikasjoner og hensiktsmessig ordlyd, men vil ikke ha den omskrevet i juridisk.

Implementere retningslinjene

Distribuer og gjennomgå den nye policyen til ansatte i små grupper, enkeltvis eller i et selskapsmøte, avhengig av om politikken er kontroversiell og hvor lett den skal forstå. Gi ansatte mulighet til å stille spørsmål.

Gi ansatte en kopi av politikken og be dem om å skrive ut at de har mottatt og forstått det. De bør beholde en kopi for egne filer.

Eksempelpolitikk Sign0ff-erklæring

Dette er en prøve-signoff-setning som skal brukes:

Jeg bekrefter mottak av og forståelse av Ditt firma -politikken. Politikken er effektiv Dato til videre varsel.

_______________________________________________________

Ansattes signatur

_______________________________________________________

Ansattes navn (Vennligst skriv ut)

________________________________

Dato

Bestem hvordan du kommuniserer politikken i fremtiden

Inkluder retningslinjene i arbeidstakerhåndboken din. Du vil kanskje også at politikken skal bli en del av din nye medarbeiderorientering. Noen selskaper plasserer retningslinjer i deres intranett eller i en policymappe på datanettverkets felles stasjon. Bestem om du vil distribuere politikken ved hjelp av tilleggsmetoder også.

Data og arkiver tidligere retningslinjer som denne policyen erstatter. Du kan trenge dem for juridiske formål eller som referanse.

Tolk og integrere politikken

Din policyapplikasjon og arbeidspraksis bestemmer den virkelige meningen med politikken. Husk å være konsekvent og rettferdig når du tolker politikken over tid. Hvis du finner din praksis forskjellig fra den skrevne politikken, må du revidere og omskrive politikken etter behov.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk assistanse, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.