Velge den beste hilsen til neste brev

Når du skriver et forretningsbrev, er det viktig å inkludere en passende hilsen i begynnelsen. Dette er sant om du sender meldingen via e-post eller via posten. Ved hjelp av en passende hilsen setter du tonen for brevet og viser mottakeren at du forstår grunnleggende regler for forretningsmetikette.

Selv om en enkel "Hei", "Hei" eller "Hei" er riktig i tilfeldig korrespondanse, er en mer formell hilsen hensiktsmessig når du sender e-post om et forretningsmessig forhold, for eksempel et følgebrev, anbefalingsbrev eller forespørsel brev.

Følgende er en liste over eksempler på brevhilsen som passer for næringsrelatert korrespondanse. Senere forklarer vi hvordan du velger og formaterer en hilsen, samt hvordan du adresserer et brev til noen hvis navn du ikke kjenner.

Eksempel på Business Letter Salutation

• Kjære Herr Smith
• Kjære Mr og Mrs Smith
• Kjære Mr. White og Ms Smith
• Kjære Dr. Smith
• Kjære dommer Smith
• Kjære Ms Jones
• Kjære Jane Doe
• Kjære Dr. Haven
• Kjære Dr. og Mrs Haven
• Kjære fornavn (hvis du kjenner personen godt)

Alle disse salutasjonene begynner med ordet «kjære». Mens du bare kan starte et brev med personens navn, kan det bli feilfortolket som plutselig eller uhøflig. Det er alltid trygt å begynne hilsen din med ordet "kjære" i et forretningsbrev.

Et unntak er når du bruker den generelle hilsen "Til hvem det kan bekymre seg", men mer på det i et øyeblikk.

Retningslinjer for navn og titler

Hilsen skal typisk bruke personens etternavn, sammen med en "Mr." eller "Ms" Generelt, unngå å bruke "Mrs." eller "Frøken" med mindre du er sikker på hvordan kvinnen ønsker å bli adressert. Når du er i tvil, standard til å bruke "Ms"

Hvis du skriver til noen som har doktorgrad eller medisinsk grad, bruk forkortet form: "Dr." For andre titler, for eksempel professor, dommer, rabbiner, etc., skriver du ut hele tittelen og kapitaliserer den. For eksempel vil din hilsen i et brev til en dommer være "Kjære dommer Barnard." Eller, hvis korrespondansen din var med en rabbiner, kan du skrive, "Kjære Rabbi Williams."

Når brevet ditt er til flere enn en person, skriv ut alle navnene sine separat, skille dem med kommaer. For eksempel, "Kjære Mr. Hobbes, Ms Luxe, og Mr. Hopman." For gifte par, hvis en person i paret har forandret navnet hans, trenger du bare å bruke etternavnet en gang. For eksempel, "Kjære Mr og Mrs Smith."

Noen ganger er et persons kjønn uklart fra et navn - navn som "Corey" eller "Blake" er både vanlige kvinner og menns navn. Hvis det er tilfelle, gjør noen undersøkelser for å avgjøre kjønn fra å søke på LinkedIn eller et selskaps nettsted. Men hvis det fortsatt er tvetydig, skriv bare ut personens fulle navn, og slipp tittelen. For eksempel, "Kjære Corey Meyer."

Slik formaterer du en brevhilsen

Følg hilsen med et kolon eller komma, et mellomrom, og start deretter første ledd i brevet. Bruke et kolon er det mer formelle alternativet. For eksempel:

Kjære Herr Smith:

Første ledd i brev.

Når du ikke har en kontaktperson

Hvis du ikke har en kontaktperson i organisasjonen, kan du enten gå av hilsen og starte med første ledd i brevet eller bruke en generell hilsen.

Men før du bruker en generell hilsen (eller avslutt en hilsen), prøv å finne ut navnet på personen du kontakter. Hvis du søker eller spørre om en jobb og ansettelseslederens navn ikke er inkludert i stillingsoppføringen, kan du se opp tittelen på arbeidsgiver eller ansatt leder på selskapets nettside. Hvis det er et kontaktnummer, kan du også ringe og spørre en administrativ assistent for navnet på ansattschefen.

Hvis du sender en annen type brev, kan du fortsatt slå opp personens navn på selskapets nettside, eller snakke med en administrativ assistent eller kontakt hos firmaet for navnet på personen du prøver å nå.

Generelle Salutasjoner for Business Letters

• Kjære ansattssjef
• Til den det måtte gjelde
• Kjære HR-sjef
• Kjære Herr eller Fru

Stavekontrollnavn

Til slutt, før du sender et bedriftsbrev, må du være helt sikker på at du har stavet personens navn riktig. Dobbeltklikk stavemåten på selskapets nettside eller på LinkedIn.

Vurder å spørre en pålitelig venn til å korrekturlese meldingen din før du sender den, og ta spesielt hensyn til stavemåten til navnene.