Hvordan skrive en prosjektstyringsplan

En prosjektstyringsplan er et dokument som beskriver hvordan teamet skal jobbe med prosjektet. Det beskriver prosjektets livssyklus og dekker hvordan arbeidet blir utført, overvåket, kontrollert og deretter formelt lukket.

Prosjektstyringsplanen er faktisk en generisk betegnelse for alle delplanene som du skal produsere for prosjektet. Vi kan definere prosjektstyringsplanen som alt som er dekket i disse planene:

• Kravsforvaltningsplan
• Omfangsstyringsplan
• Planleggingsplanen
• Kvalitetsstyringsplan, hvis du har en
• Kostnadshåndteringsplan
• Risikostyringsplan (som bør referere til risikogirken din)
• Endre styringsplan
• Anskaffelsesstyringsplan, hvis du trenger en til prosjektet
• Konfigurasjonshåndteringsplan, igjen, bare hvis du planlegger å skrive en: Du føler kanskje ikke at det er nødvendig for prosjektet ditt
• Human resource management plan

Prosjektstyringsplanen inneholder også viktig informasjon om prosjektets grunnlinjer, spesielt for omfang og tidsplan. Dette gir deg en linje i sanden som du kan henvise til, slik at du enkelt kan se hva som har endret seg når du endelig lukker prosjektet og sammenligner planlagt til den faktiske ytelsen.

Når det er sagt, eksisterer prosjektstyringsplanen som et eget dokument. Her er hva som skal inkluderes og hvordan du refererer til de andre seksjonene.

Skrive prosjektstyringsplandokumentet

Start dokumentet ditt med navnet på prosjektet og datoen. Bruk en mal fra Project Management Office hvis du har en, for å lagre å måtte starte fra bunnen av.

Ta deretter med disse seksjonene:

Terskelgrenser og Baseliner: Staver ut hvordan baselinjene vil bli styrt for planen, omfanget, kostnaden og kvaliteten på prosjektet. Angi hva de akseptable avvikene i planen vil være (for eksempel +/- 10 prosent) og hva du vil gjøre hvis det ser ut som de vil bli overtrådt. Du har kanskje allerede dokumentert disse i prosjektlisten.

Styresett: Angi hvilke prosjekt vurderinger, peer vurderinger og andre styringsforanstaltninger du vil søke mens du går gjennom prosjektledelsens livssyklus. Som et minimum bør du inkludere det formelle skiltet på slutten av hver fase. Dette er en av rollene til prosjektsponsor. Du kan også legge inn detaljer om kvalitetsanmeldelser som du vil holde hvis det passer for prosjektet ditt.

Metodikkbeslutninger: Dette er et bra sted å skrive ned hvilke biter av prosjektledelsesmetoden du har bestemt deg for å ikke gjøre fordi det ikke er relevant. For eksempel kan du legge merke til at du ikke skal utføre en innkjøpshåndteringsplan fordi det ikke kreves innkjøp for prosjektet ditt.

Alt annet: Ikke begrenset til disse overskriftene. Ta med alt annet som du mener kan være relevant for planleggingen av prosjektet, for eksempel koblinger til andre prosjekter i selskapet, eksterne faktorer som kan påvirke planlegging som du vil bringe til andres oppmerksomhet og så videre.

Dattersplansene

Hvis du fusjonerer alle prosjektdokumenter til en, blir det en stor prosjektstyringsplan. Det er best å inkludere koblinger (eller i det minste en beskrivelse av hvor dokumentet kan bli funnet) i dette dokumentet. Så hvis noen vil gå og lese den, kan de finne den, uten at prosjektstyringsplanen din blir så overveldende lenge at ingen ser på det i det hele tatt.

Ikke glem å lenke til baselinjene også. For prosjektplanleggingslinjen, lagre en versjon av planen din og lenke til den. For kostnadsbaseline, lagre en versjon av budsjettplanleggingen din i dag og lenke til det. Disse dokumentene er levende dokumenter og vil endres når prosjektet går videre, men du beholder de originale filene slik at du kan se tilbake på dem og gjøre sammenligningen.

Til slutt legger du til versjonskontroll i prosjektstyringsplanen din slik at hvis du trenger å oppdatere den, vil du enkelt kunne se om du jobber med den nyeste kopien.