Hvordan en veileder kan håndtere fravær

Ifølge en CCH Unscheduled Absence Survey, mister arbeidsgiverne grunnlag når det gjelder å holde arbeidstakere på jobben. Uplanlagte fraværsrenter har steget til sitt høyeste nivå siden 1999. Det som fortsatt er mest bekymret er at nesten to av tre ansatte som ikke kommer opp for arbeid, ikke er fysisk syk.

For de fleste bedrifter har ansvaret for å forvalte fravær fallet, hovedsakelig på umiddelbare veiledere. Disse veiledere er ofte de eneste som er klar over at en bestemt ansatt er fraværende.

De er i den beste posisjonen for å forstå omstendighetene rundt individets fravær og å oppdage et problem på et tidlig stadium. Derfor er deres aktive engasjement i selskapets fraværsprosedyrer avgjørende for den samlede effektiviteten og fremtidige suksessen til en fraværspolitikk eller et program.

For å sikre at veiledere er komfortable og kompetente i sin rolle som å håndtere fravær, må de ha full støtte fra toppledelsen. Alle parter må være oppmerksomme på målet om fraværspolitikk og prosedyrer. Skal det være avvik mellom avdelinger; en policy kan miste effektiviteten.

For å oppnå mer konsistens bør veiledere opplæres i sitt ansvar for å forvalte fravær, rådgjøre hvordan man gjennomfører effektive intervjuer i arbeidet og utdannes i bruk av disiplinære prosedyrer når det er nødvendig.

Tilsynsansvarets ansvar

I tillegg til å sikre at arbeidet dekkes hensiktsmessig under ansattes fravær, er det en rekke andre kritiske tiltak som veiledere må ta for å håndtere fravær. De burde:

• sørge for at alle ansatte er fullt klar over organisasjonens retningslinjer og prosedyrer for å håndtere fraværet,
• Vær det første kontaktpunktet når en ansatt telefoner i syke
• opprettholde riktig detaljerte, nøyaktige og oppdaterte fraværsposter for deres ansatte (for eksempel dato, sykdomens art / grunn for fravær, forventet retur til arbeidstid, doktors sertifisering om nødvendig),
• identifisere eventuelle mønstre eller trender for fravær som forårsaker bekymring,
• gjennomføre intervjuer med arbeidsintervjuer
• implementere disiplinære prosedyrer når det er nødvendig.

The Return-to-Work Intervju

Opplæringen av veiledere om hvordan du best skal kunne håndtere fraværet, bør omfatte instruksjoner om hvordan du gjennomfører effektive og rettferdige intervjuer. Nylige nasjonale undersøkelser indikerer at disse intervjuene betraktes som et av de mest effektive verktøyene for å håndtere kortvarig fravær.

Diskusjonen om tilbakelevering vil gjøre det mulig for veilederen å velkommen arbeidstakerne tilbake til arbeid, i tillegg til å demonstrere ledelsens sterke engasjement for å kontrollere og styre fravær på arbeidsplassen. Intervjuet gjør det mulig å sjekke at arbeidstakeren er godt nok til å komme tilbake til jobb.

Det nødvendige papirarbeidet kan fullføres slik at fraværet og konklusjonen er korrekt registrert. Det faktum at en etablert prosedyre er på plass for å undersøke og diskutere fravær hos en ansatt, kan i seg selv virke som avskrekkende for ikke-oppmøte av uheldig grunner.

Intervjuer må utføres så raskt som mulig etter fraværets retur til arbeid (senest en dag etter at han eller hun returneres). Arbeidsgiveren bør få god mulighet til å skissere årsakene til hans eller hennes fravær. Veilederen bør bruke intervjuet som en tid til å utforske eventuelle problemer som arbeidstakeren kan ha som fører til fravær.

Målet er å fremme en åpen og støttende kultur. Prosedyrene er på plass for å sikre at hjelp og råd tilbys når det er nødvendig, og for å sikre at medarbeideren er i stand til å gå tilbake til jobb.

Ansatte vil vanligvis sette pris på muligheten til å forklare ekte grunner for fravær innenfor en formalisert struktur. Skulle veilederen tvile på ektheten av årsakene som er gitt for fravær, bør han / hun benytte anledningen til å uttrykke tvil eller bekymringer.

Medarbeiderne må til enhver tid være oppmerksom på at intervjuet ikke bare er en del av selskapets prosedyrer, men et betydelig møte hvor fraværet er notert og kan få konsekvenser for fremtidig ansettelse. Selskapets disiplinære prosedyre, i tilfelle uakseptable nivåer av fravær, bør forklares til den ansatte.

På intet tidspunkt under møtet skal intervjuet bli en form for straff, men bør ses som en anledning til å markere og forklare konsekvensene av fraværet innen avdelingen. De aller fleste ansatte får en følelse av stolthet og prestasjon fra sitt arbeid, og ledelsen bør oppfordres til å behandle disse personene som ansvarlige voksne.

Anbefalte disiplinære prosedyrer hvis fraværet fortsetter

Følgende retningslinjer skisserer de anbefalte trinnene som skal tas i tilfeller der kortsiktige fravær anses å være over et akseptabelt nivå i en bestemt tidsperiode.

Fase 1: Rådgivningsintervju

• Den nærmeste veileder bør rådføre medarbeiderne om sin bekymring over fraværet, forsøke å fastslå årsakene til sykdommen og avgjøre hva som må gjøres for å forbedre oppmøtet.
• Hvis noen medisinsk tilstand er identifisert på dette stadiet og sannsynligvis vil påvirke arbeidsplassen, bør veilederen arrangere en avtale med en godkjent lege. Dette skal bekreftes med arbeidstaker skriftlig innen fem virkedager.
• Hvis problemet fra diskusjonen ikke synes å skyldes et underliggende ufikenhet for arbeid, bør veilederen gi råd til den ansatte at selv om de registrerte plagerene kan være ekte, forventes en vedvarende forbedring i nærvær eller neste trinn i prosedyren vil bli tatt.
• En gjennomgang av møtet vil automatisk bli gjort hver måned i de neste seks månedene.

Fase 2: Første formell gjennomgang (verbal advarselstrinn)

• Hvis ansattes fravær fortsetter å forverres etter analyse og regelmessig overvåking, bør han bli invitert til å delta på et formelt revisjonsmøte med veileder.
• Fraværsposten skal beskrives i et brev som inviterer arbeidstaker til dette intervjuet. Arbeidsgiveren bør informeres om at hun har rett til å være representert av en fagforening eller en kollega etter behov.
• Formålet med dette møtet er å:

  - fortsett å diskutere de underliggende årsakene til fraværet, - gi råd til ansatt av tjenesten og kostnadseffekter av hennes fravær, og

  - advare arbeidstakeren (unntatt når han bestemmer seg for å søke medisinsk råd) at hvis det ikke er en vesentlig og vedvarende forbedring, kan hennes ansettelse avsluttes på grunn av manglende evne til å opprettholde et akseptabelt oppmøte. Dette utgjør den verbale advarselen.

• Hvis medisinsk hjelp er nødvendig, må det tas tiltak umiddelbart. Møtet blir derfor bare avbrutt for å tillate denne delen av prosessen ferdigstilles. Innen fem arbeidsdager må arbeidstakerne få medisinsk rådgivning. Møtet blir deretter rekonstruert med HR, og legenes mening er diskutert.
• Hvis legen bekrefter trening for arbeid, skal den ansatte bli advart om konsekvensene av fortsatt fravær.

Fase 3: Andre formelle gjennomgang (Skrevet advarselsfase)

• Regelmessig overvåkning indikerer at ingen forbedring i fraværsmønsteret har skjedd, en annen formell møte vil bli arrangert med HR.
• Brevet som inviterer arbeidstaker til møtet vil inkludere fraværsrekorden og igjen råd om representasjon.
• Eventuell ny informasjon gitt på møtet om dårlig helse eller endring i sykdommens art må kanskje vurderes av en godkjent lege.
• Arbeidsgiveren bør gis anledning til å forklare sin fraværspost. Hvis det er hensiktsmessig, bør veilederen informere arbeidstaker om at en formell skriftlig advarsel blir utstedt, og at denne advarselen forblir i arbeidstakerens fil i en bestemt periode. En kopi av advarselen skal utstedes til arbeidstaker og til hans / hennes representant.
• Arbeidsgiveren bør informeres om at manglende overholdelse av selskapets forventninger til oppmøte og for å forbedre den nåværende uakseptable opptegnelsen, vil resultere i opphør av ansattens ansettelse.
• Når arbeidsøkt er i tvil, fortsett med omplasseringsalternativer i henhold til veiledning mottatt av legen. Konsulter med arbeidstakerens fagforeningsrepresentant (hvis aktuelt) om omplasseringsprosessen og opsjonene.

Fase 4: Midlertidig oppheng fra arbeid

• Hvis det etter implementeringen av de foregående trinnene i disiplinærprosessen ikke skjer, kan ledelsen fortsette med en midlertidig suspensjon uten lønn. Avsetningen om å suspendere skal bekreftes skriftlig med opplysninger om start- og sluttdato. En kopi av suspensjonsbrevet skal sendes til arbeidstakerens representant (hvis aktuelt).

Fase 5: Oppsigelse av sysselsetting

• Dette er den siste fasen i disiplinærprosessen, hvorved arbeidstaker avskediges for manglende evne til å overholde selskapets krav til arbeidsmøte. Avslag kan kun skje med skriftlig fullmakt fra en daglig leder og HR.
• Brevet som kaller medarbeideren vil igjen inkludere råd om representasjon og vil skissere fraværsposten. Arbeidsgiveren bør informeres om at han eller hun kan bli avskediget som følge av intervjuet for manglende evne til å utføre arbeidsoppgaver.
• Igjen kan bedriftslegen bli konsultert dersom ny informasjon kommer fram i forhold til arbeidstakers helse eller arbeidsevne.
• Dersom det fattes avgjørelse på grunnlag av evnen, skal en kopi av avskedigelsesbrev sendes til arbeidstakerens representant (hvis det er aktuelt).
• Ansatte kan ha rett til å klage på avskedigelse. Anken skal være i tråd med selskapets disiplinære prosedyrer.

Utfordringer i å håndtere fravær

Vær oppmerksom på at veiledere ofte er ubehagelige eller uvillige til å rapportere om de som har overskredet akseptabelt nivå av fravær. På grunn av de mange pressene som allerede er på veiledere, er konsekvent implementering av fraværspolitikk ikke alltid topp prioritet.

Det er viktig å prøve å ta subjektiviteten ut av å håndtere fravær og å sikre at alle ansatte blir behandlet like. Det er viktig å være konsekvent, vedholdende og rettferdig for alle. Når fravær ikke adresseres eller adresseres på en inkonsekvent måte, kan lavere moral resultere.

De fleste ansatte vil sette pris på politikk og programmer som er tilretteleggende, snarere enn straffende. Strenge eller straffeforanstaltninger som tvinger ansatte til å komme på jobb kan resultere i at de blir "fraværende mens de er på jobb".

De gjør så lite som mulig og motstår enhver innsats for å få dem til å gjøre mer. Andre programmer skal implementeres som hjelper ansatte å være til stede på jobb, for eksempel fleksibel arbeidsplanlegging, jobbdeling, attendance priser og velværeprogrammer.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges er ledende konsulent hos Leading Higher og spesialiserer seg på å hjelpe overveldede ledere til å vinne på jobb og lykkes i livet.