Hvordan HR-ansatte må tenke på problemer hver dag

Ansatteproblemet virker enkelt, rett frem og bør være enkelt å svare på. Ikke sant? Ikke hvis jobben din er i Human Resources. Selv den enkleste ansattes spørsmålet gir utallige røde flagg for en arbeidsgivers HR-team. Igjen, går du den femkantede banen. Hvordan tilfredsstiller du alle fem interessenter mens du behandler den nåværende arbeidstakeren rettferdig?

Hva er best for arbeidsgiveren? Hva er best for den ansatte? Hva er lovlig eller påkrevd av et myndighetsorgan? Hva setter precedent for fremtidige beslutninger om og rettferdig behandling av ansatte? Hvilken beslutning vil få deg til å saksøke med alle de samtidige kostnadene og forverring?

Du kan ikke ta en avgjørelse med mindre beslutningen tilfredsstiller alle fem interessenter - til en viss grad. Er det egentlig ikke rart at det noen ganger er medarbeiderens interessent som lider? Slik er menneskelige ressurser folk til å tenke og ta beslutninger for å svare på et ansattes spørsmål. La oss bruke modifikasjonen av dette firmaets messesikkerhetspolitikk som et eksempel.

Hvordan HR mener, gjør beslutninger og svar Spørsmål

Spørsmålet fra en leser virket enkelt nok. En ansatt, som reiser på bedriftsvirksomhet til handelsmesser og andre klientarrangementer, ønsket å utvide sin tid i tilfelle byen ved hjelp av ferietid. Ikke noe problem.

Intet problem, det vil si, til HR informerte ham om hvordan dagene skulle bli belastet mot sin betalte ferietid. Med sympati med både HR og medarbeider, her er hvordan en HR-person må tenke og ta avgjørelser.

Ansatte reiste søndag til en messe. (Ikke noe problem med denne reisetiden, selskapet, etter politikk, som alle ansatte forstår, betaler ikke helgen reisetid for fritatte ansatte.) Medarbeider jobbet mandag til onsdag på messen og ønsket å begynne feriedagbruk etter arrangementet.

Ok, sa HR-lederen, torsdag og fredag ​​er feriedager. Nei, reagerte medarbeideren på torsdag, jeg ville normalt reise tilbake til selskapet; siden den dagen skulle bli betalt som en del av min normale arbeidsuke, er det ikke rettferdig å få meg til å ta en feriedag for å dekke torsdag. Er du med meg?

HR-tenkning og beslutningstaking begynner å rulle

Ok, sier HR-lederen, hvis første tilbøyelighet er å belaste torsdag som en feriedag siden ansatt ikke faktisk bruker dagen til å reise tilbake til selskapet. HR-personen, med rette, ønsker ikke å gjøre ansattes avgjørelser i enkelte tilfeller, for ansatte som deltar i selskapets sponsede arrangementer.

Ved å sjekke med et par konsernsjef og en annen HR-person, hadde begge avgjørelsene tilhengere. Hvis den ansatte ble forventet å returnere fra konferansen onsdag og jobbe på torsdag, bør torsdag være en feriedag.

Hvis torsdag normalt ville være en reisedag, regnes det som en arbeidsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstendigheter ville han reise tilbake uansett, og selskapet burde ikke straffe ham fordi han forlenget oppholdet med en ferie.

Men han har valgt å ikke reise tilbake, men i stedet for å gå på ferie, sa dissentrene. Det er ikke selskapets problem, og vi betaler bare for reisetid hvis medarbeider bruker ukedagen for å reise tilbake. Siden vi ikke betaler for reisetid i helgene, og det ikke er noe som en reisedag, skal ansatte bare betales dersom de jobber.

I tillegg vil det normalt forventes en ansatt, med mindre han ble tildelt tårn, å reise tilbake på onsdag og rapportere til jobb på torsdag.Han kunne ordne å komme sent med sin leder hvis flyet var røde øyne.

I så fall, ingen tvil, torsdag bør bli belastet som en feriedag. Men hva har vært tidligere praksis i selskapet? Er ansatte forventet å reise tilbake onsdag, om mulig, eller er torsdag den normale reisedagen for å komme tilbake.

De fleste ansatte ønsker å komme hjem og jobbe så snart som mulig. Så reiser de hjem onsdag hvis noen fly er mulig, i stedet for å tilbringe en natt som henger ut av seg selv i en merkelig by med ingenting å gjøre.

Dette er også et privat mot offentlig sektor sektor spørsmål. Hvis du er en offentlig ansatt, som ofte jobber under de avtalte vilkårene for en unionskontrakt, forventer du slike hensyn som betaling for hvert minutt du jobber. Hvis ikke i direkte kompensasjon, forventer en offentlig ansatt komplikasjonstid for arbeidstimer og forventer å bli betalt for reiser i helgen også.

Denne tankegangen er anathema til en privat sektor arbeidsgiver som forventer fritatte ansatte å få jobben gjort og oppfylle målene. Faktisk vil tenkning som en timelig ansatt hindre din karriere og gjøre deg mindre verdsatt som en ansatt. Her er noen tidligere tanker om å kompensere ansatte for reisetid.

Hvis arbeidstaker er en timelønn eller ikke-ansatt, må arbeidsgivere ta hensyn til betalt reisetid, pluss arbeidstimer på messen. Når en ansatt er kvalifisert for overtid, gjelder disse forskriftene selv på veien.

(Dette er en av teoriene om hvorfor ikke-ansatte er så sjeldne bedt om å reise for kundearrangementer og opplæring. Regjeringens forskrifter gjør at oppmøtekostnadene er uoverkommelige - eller i det minste - en smerte i det å regne for og betale av arbeidsgivere. Og, så mye som disse reglene kan hemme utnyttelsen av og karriereveksten av timepersonell, er HR-sympatier hos arbeidsgiverne.)

Hensyn til HR-avgjørelsen om Trade Show Policy

Det neste problemet som HR trenger å vurdere, er i dette tilfellet at mange ansatte reiser ofte for messer og andre selskapsarrangementer. En avgjørelse, i dette tilfellet, har vidtgående forlikninger for arbeidsgiveren og beslutninger om andre ansattes forespørsler i fremtiden.

Ønsker HR virkelig å ta disse vedtakene i hvert enkelt tilfelle? På hvilket tidspunkt slutter arbeidet og ferien? Når messen avsluttes klokken 4 på onsdag?

Når går det siste flyet til ansattes hjemby onsdag kveld? Hva om det ikke er et fly på onsdag? Hvor mye dokumentasjon og forskning skal HR i fremtiden kreve fra andre ansatte for å sikre at selskapets tidspunkter for regnskapsavgjørelser er konsistente og rettferdige?

På et tidspunkt må HR avgjøre at en beslutning for å tillate denne ansatt å bruke torsdag som en feriedag har for mange konsekvenser for lignende forespørsler i fremtiden. Medarbeiderne vil føle seg forståelig ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg vet, ønsker å tilbringe sin arbeidstid som HR-ansvarlig politimann. Ansatte velger å ikke reise tilbake på betaltid; han kan reise tilbake hvis han vil ha sin lønn, og deretter gå på ferie. Enhver annen avgjørelse åpner altfor stor for en maske med ormer.

En siste tanke for HR-personen innebærer hvordan ansatte har blitt behandlet tidligere. Går de ansatte vanligvis på onsdag kveld eller torsdag? På torsdag, forventes de å dukke opp på kontoret? Hvis onsdag kveld, hvor mye av torsdag har de blitt forventet å jobbe?

Hvis han normalt skulle komme tilbake onsdag kveld, bør torsdag telle som ferie. Hvis han normalt skulle reise på torsdag, men forventes å også vises på arbeidsplassen torsdag, bør torsdag bli belastet som en feriedag.

Ah, det er første gang du noen gang har møtt dette spørsmålet? Flott. Du har muligheten til å sette presedens og etablere selskapets reiseplan og praksis.

Du får nok en gang til å legge til din beslutning i arbeidstakerhåndboken, slik at alle ansatte vet landets lag for å veilede beslutningsprosessen i fremtiden.

HR oppnår en løsning

Hva med dette for en løsning på det nåværende spørsmålet? Hvordan har selskapet håndtert ansattes reise til messer og kundehendelser i det siste? Flytter ansatte fly den kvelden og jobber neste dag eller gir selskapet dem leeway og la dem fly tilbake dagen etter arrangementet og rapportere til arbeid dagen etter?

Bestem hva som har styrt forvaltningen av disse rutinene i fortiden, ifølge flere av dine ledere som er ansvarlige for de ansatte som deltar på hendelsesmessige hendelser. Tidligere praksis vil bestemme bruken av en feriedag - eller ikke - for fraværet på torsdag.

Hva om du oppdager - som det er sannsynlig - at praksis har vært inkonsekvent over hele linja, og det finnes ingen klar tidligere praksis? Tegn linjen i sanden. Fortell den nåværende arbeidstaker, som ikke hadde noen regler for å veilede ham, at han kan bruke en feriedag for torsdag. Deretter:

• Utvikle retningslinjene dine,
• Legg til retningslinjene i arbeidstakerhåndboken,
• Tren ansatte som reiser om den reviderte politikken,
• La ledere vite at ledelsesbeføyelsen ikke lenger vil lede arbeidstakernes reisebeslutninger fordi beslutningen ikke har vært konsistent og rettferdig, og
• Bruk den nye policyen til å ta konsekvente og rettferdige beslutninger i fremtiden.

Reisepolitisk språk for fremtiden

I et selskap hvor ansatte reiser ofte for virksomhet, og spesielt hvis medarbeidsgruppen er stor, ville det være et mareritt for selskapet å ta avgjørelser i hvert enkelt tilfelle, og selskapet kunne aldri være rettferdig over hele linjen. Dokumentasjonskrav for ansatte legger til en unødvendig byrde.

Nitpicking med gode, medarbeidere i løpet av minuttet sporing er fornærmende og demeaning-for lederen, HR og medarbeiderne. Og det beseirer formålet med å stole på ansatte, behandle ansatte som voksne, og forventer at ansatte skal ta ansvarlige beslutninger innenfor fastsatte retningslinjer.

Så, avhengig av bedriftens behov her er retningslinjene anbefalt som en del av din generelle reisepolitikk. (Du har mange flere valg for en omfattende policy.)

Og, forresten, hvis du bare har et par ansatte som reiser? Ignorer all denne HR-tenkning og beslutningstaking. Duh! Ledere kan foreta tidsregnskapsbeslutninger fra tilfelle til sak.

Reise til og fra Firma Sponsede hendelser:

I (firmanavn) reiser de ansatte ofte for virksomhet. Ansatte går på trenings- eller fagforeningsmøter, besøker leverandører og konkurrenter, møtes med kunder, og deltar på messer og andre kundeinteraksjonsarrangementer, for å nevne noen få eksempler. Fordi disse hendelsene ofte holdes på ønskelige steder, spør de ansatte ofte å bruke PTO eller ferie tid for å forlenge oppholdet på arrangementet.

I disse tilfellene er selskapet ansvarlig for kostnaden for ansattes reise, inkludert fly, drosjer, flybusser og nødvendige transportmidler fra den dagen arbeideren reiser til arrangementet til arbeidstaker fullfører selskapets virksomhet på arrangementet. Arbeidsgiver må regne med hver ekstra ukedag tatt av fra arbeidet etter hendelsen som betalt ferietid, PTO-tid eller ubetalt permisjon med administrasjonsstillatelse.

Alle kostnader som påhviler arbeidstakeren, eller reiseledere, for reise, mat, overnatting, transport og så videre, mens du tar deg tid, må betales av den ansatte. Den delen av flybilletten som er kjøpt av selskapet for tilbakebetaling av arbeidstaker etter atferd ved arrangementet, eller som regnes for kjørelengde, normalt betalt for arbeidstakerens retur av selskapet, kan bli brukt til arbeidstakerens hjemkomst.

Selskapet betaler ingen ekstra utgifter. Arbeidsgiveren må ta hensyn til hver dag tatt av etter selskapets sponsede arrangement.

Ja, dette er et langt svar på arbeidstakerens spørsmål om bruk av ferietid for å utvide sin forretningsreise. Men det er et godt eksempel på alle de faktorene HR må ta hensyn til i HR-tenkning og beslutningstaking. Det er ikke morsomt for HR, men det er nødvendig HR-tenkning og beslutningsprosesser for å tilfredsstille behovene til de fem interessentene.

Hater du ikke bare HR-jargong? Begynn med ordet: incentivize.