Hva er i et prosjektområde dokument

Når du slår av et nytt initiativ, er prosjektdokumentet et viktig informasjon for hele laget. Det definerer sluttproduktet som skal leveres til kunden, når det må leveres, og til hvilken pris.

I hovedsak definerer dette dokumentet grensene for arbeidet, slik at hvert lagmedlem og kunden alle forstår hva prosjektet innebærer. Like viktig, de forstår hva det gjør ikke innebære.

Fordelene

Et prosjektomfangserklæring som en gang deles med hvert medlem av teamet og prosjektets kunder, er en integrert del av prosjektledelsen. Blant fordelene:

• En felles forståelse blant alle involverte av de forventede egenskapene, kvaliteten og tidspunktet for prosjektet
• Et middel til å kommunisere med andre interessenter i prosjektet for å få støtte og engasjement
• Et verktøy for å fokusere lagets innsats på arbeidet som kreves for å møte kundens behov

Videre, hvis endringer foreslås som ligger utenfor grensene for det opprinnelige omfanget, blir setningen grunnlaget for estimering og foreslå endringer. Hvis endringene er akseptert av alle interessenter, kan omfangsoppgaven bli revidert.

Starter

Prosjektlederen må søke innspill fra gruppemedlemmer, kunder, konsernsjef og andre viktige interessenter for å forstå og beskrive den nødvendige produksjonen fra prosjektinitiativet. Dette kalles ofte leveransen.

Beskrivelsen av leveransen må inkludere en kostnad eller et akseptabelt kostnadsområde for prosjektet. Det definerer også nøkkelfunksjonene som skal inkluderes og tidsrammen for levering.

Når kunden har avtalt, må prosjektlederen, prosjektgruppen og den utøvende sponsoren, eventuelle endringer i prosjektoppgaven, gjøres ved hjelp av en nøye kontrollert og dokumentert endringsprosess.

En kaskadeffekt

Når omfangserklæringen eller dokumentet er avtalt, bruker hver del av laget det som grunnlag for egne estimater av arbeid, timing og kostnader som er involvert. Jo mer presis og nøyaktig omfangserklæringen, jo mer sannsynlig er det at arbeidsgruppene vil produsere nøyaktige estimater og ressursbehov.

Utelukkelser kan være viktige

Det er ikke uvanlig for et prosjektdokument for å liste opp bestemte elementer som skal utelukkes fra leveransen. For eksempel kan entreprenørens omfangsdokument for å bygge et hus fastsette at miljøtillatelser skal innhentes av eieren og ikke er ansvaret for entreprenøren som bygger huset.

Hva kan gå galt?

Manglende klarhet er en vanlig kilde til prosjektspenning og feil. Et vevt eller tvetydig omfangsdokument gir mange problemer åpne for debatt og uinformerte domssamtaler. Disse kan påvirke funksjonene, kvaliteten, timingen og kostnaden av prosjektet.

En annen fallgruve å unngå er kjent som "scope creep." Hvis omfangserklæringen er uklar, blir kunden fristet til å stille krav som ikke overskrider hensikten eller grensene til de opprinnelige planene.

Justere omfanget

Mens hyppige omfangsendringer vil forsinke gjennomføringen av prosjektet og kan legge til betydelige kostnader, er de noen ganger nødvendige og rimelige. Prosjektforvaltere stole på en "endringsledelse" -prosess som identifiserer den forespurte endringen, reviderer alle tilsvarende tids-, kostnads- og arbeidsbelastningsestimater, og vurderer prosjektet for nye risikoer gitt endringen.

Prosjektleder og konsernsponsor gjør vanligvis den endelige avgjørelsen om å endre omfanget bare når situasjonen er fullstendig analysert. Endringer dokumenteres i en beslutningslogg og kommuniseres deretter til det større prosjektteamet.