Hvordan utvikle en sosial mediepolitikk

Dine potensielle, nåværende og tidligere ansatte, kunder og leverandører er alle ute på sosiale medier, som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube og Flickr. Du må overvåke sosiale medier for å lære hva alle disse interessentene deler og sier om firmaet, dine ansatte og din arbeidsplass.

Bruk sosiale medier til din fordel. Shama (Hyder) Kabani, forfatteren av Zen of Social Media Marketing og klientens klient, et fullservice webmarkedsføringsfirma, spør: "Hva sier de om deg, din bedrift og din praksis? Bedre ennå - hvordan reagerer du?

Å ha en sosial mediepolitikk på plass betyr ikke at du får diktere bildet ditt. Men du blir i stand til å samhandle ansvarlig i samtalen som danner bildet ditt. Og du kommer til å hjelpe dine ansatte til å gjøre det samme."

Hvorfor en sosial mediepolitikk og selskapets beste praksis er nødvendig

Kabani sier, "Verdien skifter raskt, og hvordan vi kommuniserer, endrer seg enda raskere. Det er ikke bare Gen Y som blogger og twitters - det er et voksende fenomen som er omfavnet av alle generasjoner. Det er store fordeler for dagens teknologi og dens utbredte bruk, men det er også noen risikoer som påpekt av Raj Malik av Nettverksløsninger.”

Han skriver at "uautorisert eller upassende kommentar eller innlegg på nettet kan:

• "Få selskapet, og du, i juridiske problemer med USA og andre offentlige etater, andre selskaper, kunder eller allmennheten.
• "Reduser firmaets merkevare ved å skape negativ publisitet for selskapet, eiere og samarbeidspartnere, så vel som deg selv eller ditt lag.
• "Skade til Selskapet ved å frigjøre ikke-offentlig informasjon eller proprietær informasjon.
• "Koster oss muligheten til å få patenter eller undergrave vår konkurransefortrinn.
• "Koster deg jobben din hos selskapet."

Han foreslår at de fleste av disse ikke vil gjøre det vanskelig for bedrifter hvis ansatte bruker sunn fornuft og god vurdering i deres online-samhandling.

10 trinn til en sosial mediepolitikk

Kabani, som har blitt kåret til en av de 10 mest innflytelsesrike og kraftige kvinnene i sosiale medier, foreslår disse ti trinnene for å skape retningslinjer og strategi for sosial media.

Etablere hvor firmaet står på sosiale medier

Bestem hvor bedriften din står med respekt for deres ønskede forhold til sosiale medier. Du må også bestemme hvor du står i forhold til å overvåke brukernes bruk av sosiale medier. Du må avgjøre hvor langt firmaet ditt ønsker å gå inn i bruk av sosiale medier for merkevaregjenkjenning, engasjerende dine kunder og ansatte i samtale og for kjøring.

Kabani spør, "Vil du bare velge å kommunisere i reaksjon på hva noen andre sier? Vil du være proaktiv i å engasjere samfunnet (forbrukere og bloggere)?

Uten en generell måte å tenke på sosiale medier, kan det være svært vanskelig å lage en politikk."

Bestem hva som utgjør sosiale medier

Kabani sier at hver organisasjon må definere til eget bruk hva som utgjør sosiale medier. "Mens en blogg og LinkedIn lett kan kategoriseres som sosiale medier - hva med online video? Hva med Twitter?

Hva er egentlig sosiale medier? Du må ha din egen (helst) skriftlige definisjon. Dette gjelder spesielt fordi nye nettsteder og verktøy dukker opp hele tiden. Min personlige definisjon av sosiale medier er ethvert nettsted eller medium (inkludert video) som muliggjør kommunikasjon i det åpne."

Selskapets eide elektronikk forutsatt til ansatte

Som med alt frakoblet eller elektronisk innhold som er skrevet, brukt, mottatt, utviklet eller lagret i selskaps-eid elektronikk levert til ansatte, avklare hvem som eier hva. Det er ikke noe spørsmål, for eksempel om en personlig blogg, skrevet av en ansatt, på sin tid. Hvis han forlater din ansatt, tilhører bloggen og innholdet seg til ham.

Men innholdet i hans bedriftseide bærbare og mobiltelefon, og innholdet han skrev for selskapets nettside, tilhører nok, etter skriftlig politikk, til selskapet.

I sosiale medier har firmaet en Twitter-konto eller en Facebook-side, som eksempler? Selskapet må forsikre seg om at eierskapet til disse sosiale medier-kontoene tilhører selskapet, ikke den ansatte hvis nåværende stillingsoppgave omfatter å legge inn og overvåke disse kontoene. Din policy må dekke hvem som eier hva i sosial media sfære.

Respekter Personvernrettigheter

Oppbevar konfidensiell og proprietær informasjon privat. Respekter personvernrettighetene til andre ansatte og dine kunder. Sosial mediepolitikk må ta opp spørsmålet om å beholde proprietær og personlig informasjon konfidensiell.

Kabani sier, "På grunn av disse områdets uformelle natur er det lettere å gi bort nøkkelinformasjon uten å innse det. Selv private meldinger er ikke alltid sikre. Hvert nettsted har sin egen fallbarhet. Det er best at ansatte aldri deler fortrolig eller proprietær informasjon ved hjelp av sosiale medier - enten offentlig eller privat."

Hvem er ansvarlig

Bestem hvem som er ansvarlig for å styre og delta i sosiale medier. Det er viktig at alle ansatte forstår og overholder selskapets sosiale medier, mens nettverk i sosiale medier online. Men en ansatt eller et lag må påta seg selskapets offentlige persona og administrere selskapets sosiale medier.

Vigilant å følge og svare på offentlig kommentar, ros eller klager om selskapet, har arbeidstaker eller team et offisielt ansvar for å svare på sosiale medier. Mens alle ansatte bør oppfordres til å samhandle og representere selskapets merkevare, i sosiale medier, bør disse medarbeiderne også behandle spørringer proaktivt.

Kabani sier, "Den beste måten å finne en sosial media advokat i selskapet er å søke ut personen eller teamet av folk som er mest lidenskapelige om å kommunisere med kunder i sosiale medier. De kan allerede gjøre det uten at du vet det. Søk disse menneskene ut og trene dem godt for å representere ditt merke."

Etablere grunnregler

Fastsett grunnregler for medarbeiderdeltakelse i sosiale medier. Du går en fin linje med ansatte. Du må tillate ansatte friheten til å engasjere seg i sosiale medier, men samtidig beskytte selskapet. Kabani foreslår å ta en titt på Intels sosiale medier politikk som er omfattende. Emerging Technology Department på Air Force har laget dette flytskjemaet for sine egne retningslinjer for sosiale medier, og David Meerman Scott fremhever sin sosiale media strategi i hans blogginnlegg. Så finnes eksempler på nettet.

Adresse for Taboo-emner

Mens medarbeiderne dine sannsynligvis allerede har god sunn fornuft mens de deltar online, må din sosiale medierpolitikk spesifikt ta opp eksempler på tabuemner. Konfidensiell, proprietær, ikke-utgitt bedriftsinformasjon må forbli av sosiale medier. Privat og personlig informasjon om arbeidet ditt og dine medarbeidere og kunder må aldri vises online.

Det offentlige bildet av dine ansatte i sosiale medier, hvis de kan knyttes til bedriften din, betyr noe. Nastiness, offensiveness, disparaging kommentarer, untruthful uttalelser, demeaning oppførsel og ulovlig stoffbruk, er alle eksempler på atferd din sosiale medier politikk må adressere.

Overvåk sosial mediesfære

Opprett et system for overvåkning av sosiale medier. Kabani sier, "En sosial mediepolitikk gjør ikke mye godt hvis du ikke faktisk overvåker rommet hvor samtalen skjer. Det er mange gratis og betalte verktøy for å overvåke sosiale medier."

Tren dine ansatte

Gjør trening lett tilgjengelig for dine ansatte som ønsker å delta i sosiale medier. Kabani foreslår, "Tenk vinn-vinn. Ingen liker å være bossed rundt - spesielt når det kommer til sitt eget sosiale nettverk. Men de fleste er åpne for å lære om hvordan man bedre kan utnytte disse sosiale medier-nettstedene for å fremme sine egne karrierer og merker. De fleste som gjør feil på nettet, vet bare ikke noe bedre.

Hvis du forventer at dine ansatte skal utnytte verktøyene for sosiale nettverk riktig, må du gi opplæring. Det de legger der ute, er ikke bare en refleksjon av selskapet; det er også en refleksjon av dem. Gjør det til en vinn-vinn for alle."

Sosiale medier utvider seg med millioner av mennesker over hele verden som samhandler på måter som få drømte mulig bare for kort tid siden. Dine ansatte samhandler i sosiale medier. Ditt firma burde ha interaksjon på sosiale medier også.

Og dine sosiale medier politikker og strategier trenger utvikling nå. Ta muligheten til å påvirke samtalen som skjer rundt ditt firma og merkevaren din.

Ikke tro på et øyeblikk at samtalen ikke skjer. Hopp på sjansen til å påvirke retningen - nå.