Roller og ansvar for en møte leder

Møtelederen er den ansatte som er ansvarlig for planlegging, organisering, styring av detaljer om og invitasjon til deltakerne til et møte. De er den ansatte som har ansvaret for og ansvarlig for fremdriften av det faktiske møtet. De handler før, under og etter møtet for å sikre at møtet når sine mål med hell.

Hvem leder møtet?

Møtelederen er nøkkelen til å gjøre møter og lag vellykkede. Den ansatte som fungerer som møteleder er kritisk viktig. I noen møter er lederen avdelingsleder, gruppeleder eller den som er oppnevnt av toppledelsen, for å lede et initiativ. Disse medarbeiderne ble utvalgt for deres lederrolle på grunn av deres oppfattede ferdigheter som leder eller leder.

Andre ganger kan en ansatt fremstå som leder naturlig. Disse lederne er ansatte som andre ansatte ser opp til og respekterer. Ved andre anledninger kan et lag bestemme seg for å rotere lederskapet blant alle medlemmer. Dette gjør det mulig for alle lagmedlemmer å fortsette å utvikle sine ferdigheter som møteleder, og i å skape vellykkede møter generelt.

Ledelsens ansvar

Følgende er nøkkelansvar for en møte leder.

• Bestemmer mål, oppgave eller formål som må oppnås. Dette er ofte en oppgave eller en del av lederens stillingsbeskrivelse.
• Bestemmer om et møte er den best mulige metoden for å oppnå målet eller hensikten eller oppnå ønsket resultat. Svar på spørsmålet: Er et møte nødvendig?
• Bestemmer hvem som trenger å bidra til å planlegge møtet.
• Med et lag eller som leder, bestemmer seg på dagsorden for møtet. (I løpende møter oppnås denne oppgaven ved slutten av dagens møte.)
• Bestemmer dato, klokkeslett og sted hyppigst ved hjelp av en delt organisasjonskalender.

• Setter sammen møte pre-arbeid som lesing, finansiell informasjon, historie, relaterte lagmøter og så videre.
• Inviterer deltakerne og distribuerer oppdrag og forhåndsarbeid, slik at deltakerne blir forberedt på møtet så mye tid som mulig.
• Sikrer at møtet har en opptaker eller en liten taker for å dokumentere saken og eventuelle forpliktelser, handlingsposter eller beslutninger. Utnevner en tidtaker, når det er nødvendig for et ordentlig opptreden av et møte.
• Kan bruke en isbryter til å varme opp deltakerne og skape et miljø der møtedeltakerne er komfortable og kommuniserer med hverandre og utveksler ideer og informasjon.

• Ankommer tidlig og leder møtet ved å holde det på oppgave, på sporet, og involvere alle deltakerne, slik at hver føler at deres tilstedeværelse var viktig på møtet. Dette sikrer deres deltakelse i neste møte
• Krydder opp selskapsmøtet slik at deltakerne ikke føler seg kjedelig og kjedelig. Enten å bruke isbrytere, humor eller morsomme eksempler, bør ikke noe møte ende uten å le.
• Sikrer at de neste trinnene og handlingselementene er tildelt og håndtert.
• Debriefs møtet og planlegger dagsordenen for neste møte.

• Følg opp med deltakere mellom møter for å sikre at handlingsposter er på rette spor og å tilby hjelp og / eller ressurser hvis frivillig opplever problemer.

Ytterligere lederroller

Møtelederen tar på seg disse oppgaver, men har også roller knyttet til kommunikasjon, rapportering og lagkameratprestasjon.

Hvert medlem av et lag eller møte som er tverrfunksjonelt har en forpliktelse til å holde sin avdeling eller funksjon informert om aktivitetene og fremdriften til et møte eller et pågående lag. De har også ansvaret for å søke innspill fra kolleger som ikke er på laget eller i møtet. Ikke alle ansatte kan delta på hvert møte.

Lederen har det ekstra ansvaret å holde ledere involvert og informert gjennom effektiv kommunikasjon og tilbakemelding. Å bygge eierskap fra ansatte utenfor teamet eller møtet, spesielt organisasjonsledere, sikrer at teamet eller møtet lykkes med å utvikle, implementere og integrere sine løsninger eller ideer.

Hvis en deltaker deltager i ineffektivt i møtet, har lederen ansvaret for å korrigere oppførselen gjennom effektive møteredeteknikker under møtet og effektiv coaching utenfor møtet. En møtedeltager som monopoliserer møtet med sine meninger eller kritiserer andre medlemmer for deres, må korrigeres før individet saboterer møtetes suksess.

Disse handlingene er nødvendige før møtedeltakerne når et nivå av komfort og modenhet som gjør at de kan hjelpe lederen ved å chimere i seg selv som ineffektive hendelser utfolde seg og dysfunksjonelle medlemmer avbryter fremgang.

En effektiv møte leder garanterer ikke at et prosjekt eller et lag utfører suksess, men han eller hun er en viktig bidragende faktor når prosjekter, avdelinger, møter eller lag lykkes.

Møte minutter er en effektiv bidragsyter til vellykkede møter når minutter er riktig skrevet og distribuert i tide.