Executive Assistant Jobbbeskrivelse: Lønn, ferdigheter og mer

Ledelsesassistenter ligner administrative assistenter eller sekretærer ved at de alle støtter andres arbeid - vanligvis en lederhåndtering eller tilsynsoppgave. Forskjellen er at en utøvende assistent er spesielt en senior office-medarbeider som er tildelt en toppleder. Dette innebærer tilsyn og opplæring av andre kontormedarbeidere, samt å takle oppgaver som kan ha en dramatisk effekt på suksess for et selskap.

Ledende assistent Plikter og ansvar

Denne jobben krever vanligvis evnen til å gjøre følgende arbeid:

• Regnskap / bokføring
• Kalenderbehandling
• Klientrelasjoner
• Design og vedlikeholde et arkiveringssystem
• Organiser møter
• Holde oversikt
• Ordne reiseplaner
• Typing
• Arrangementsplanlegging
• Forbered rapporter
• Prosesskostnadsrapporter
• Ta møte minutter

Ekspedisjonsoppgaver omfatter de samme oppgaver som utføres av administrative assistenter: å lage og godta telefonsamtaler; sende notater, e-post og brev på vegne av den utøvende mottar besøkende håndtering planlegging; og mer. De opptrer også som gatekeepers, tar beslutninger om hvem som får tilgang til utøvende og hvilken informasjon utøvende får.

De utfører ofte forskning og utarbeider rapporter som påvirker selskapspolitikken. Disse ansvarene betyr at utøvende assistenter må forstå arbeidsgiverens arbeid grundig. Som et resultat kan disse arbeidstakere også fungere som en sammenheng mellom ledelsen og resten av de ansatte.

Executive Assistant Lønn

Executive assistenter oppnådde en median årslønn på $ 59,340 i 2018, noe som setter dem bare på utsiden av de 10% av inntektene blant alle sekretærer og administrative assistenter:

• Median årlig lønn: $ 38.880 ($ 18.69 / time)
• Topp 10% årlig lønn: $ 64,230 ($ 30,88 / time)
• Bunn 10% årlig lønn: $ 24,690 ($ 11,87 / time)

Kilde: US Bureau of Labor Statistics, 2018

Utdanning, opplæring og sertifisering

Det er få pedagogiske krav til å komme i gang som sekretær, men å oppnå en stilling som utøvende assistent kommer vanligvis først etter flere års erfaring.

• Utdanning: Et videregående diplom er nok for de fleste opplæringsjobber, men de med tilknyttet eller bachelorgrad i næringsrelaterte felt vil bli mer markedsførbare.
• sertifisering: Ingen trenger å være sertifisert for å være en executive assistent, men det er sertifiseringer tilgjengelig gjennom online kurs for de fleste programvare som krever kompetanse. Slike sertifiseringer kan gjøre en jobbkandidat mer tiltalende.
• Trening: Erfaring og tillit er oppnådd ved å gjøre jobben, utøvende assistenter har generelt bevist seg over en lengre periode.

Executive Assistant Ferdigheter og Kompetanser

Typing, arkivering og annen skrivefag er viktig, men de beste utøvende assistentene har ofte sterke personligheter som utstilles gjennom flere gunstige myke ferdigheter:

• Kommunikasjons ferdigheter: Eksekutivassistenter tjener ofte som gatekeeper, bestemmer hvilke meldinger og hvilke besøkende eller innringere som må gå direkte til arbeidsgiveren, og som må omdirigeres eller håndteres på en annen måte. Dette innebærer muligheten til raskt å hente informasjon fra den krevende tiden fra sjefen sin.
• Tidsfordriv: Alle som styrer en annen persons tid, som ledende assistenter ofte gjør for sine sjefer, må også være godt å administrere sin egen tid.
• Troverdighet: Ledende assistenter har ofte tilgang til sensitiv informasjon, og de ledere de jobber for, må stole på dem fullt for at de skal være så effektive som mulig på jobbene sine.

• multitasking: Administrerende assistenter håndterer jevnlig mer enn en oppgave om gangen, samtidig som de holder flippene på sine sjefer og holder dem på sporet.

Jobbutsikt

Arbeidsmuligheter for executive sekretærer og administrative assistenter forventes å synke med rundt 17% i tiåret som slutter i 2026, ifølge US Bureau of Labor Statistics. Dette er langt verre enn 7% veksten prognostisert for alle yrker og vesentlig verre enn 5% nedgang projisert for alle sekretærer og assistenter.

Nedgangen skyldes økningen i antall ledere i en organisasjon som deler en assistent. Dette er mer mulig fordi mobil og annen elektronisk kommunikasjon har gjort det slik at ledere har større sannsynlighet for å håndtere sin egen korrespondanse og planlegging.

Arbeidsmiljø

Executive assistenter jobber vanligvis i en kontorinnstilling og samhandler med besøkende, innringere og andre ledere i tillegg til sine egne sjefer. Arbeidet kan være raskt og krevende, og gatekeeperrollen krever noen ganger utøvende assistenter til å si nei til folk som ikke vil ta nei til et svar.

Fremdriftsplan

Timer følger ofte typiske for en typisk forretnings arbeidsuge. Imidlertid forventer ledere som jobber sent sent, at deres utøvende assistenter også skal være tilgjengelige etter timer.

Hvordan få jobben

SØKE OM

Gjelder direkte med firmaer eller gjennomgå åpninger på nettsteder som Indeed, Monster, og Glassdoor.

REFERANSER

Vær forberedt på personer som kan attestere din pålitelighet og pålitelighet - viktige egenskaper for en assistent.

Sammenligning av lignende jobber

Folk som er interessert i å jobbe som utøvende assistent, kan også vurdere en av følgende karriereveier, oppført med median årslønn:

• Regnskapsfører: $40,240
• Rettsreporter: $57,150
• Finansiell kontorist: $39,570

Kilde: US Bureau of Labor Statistics, 2018