En prosjekts charter og rolle

Prosjekter eksisterer formelt i en organisasjon på grunn av prosjektets charter. Det er et dokument som tillater arbeidet å finne sted og utnevner prosjektlederen. Det gir deg som prosjektleder mandatet til å utføre arbeidet som er beskrevet i det.

Den viktigste rollen i et prosjekt charter er å angi nøyaktig hva prosjektet vil oppnå. La oss se på hva som er i dette viktige prosjektdokumentet.

Hva går inn i et prosjekt charter?

Den første delen av et prosjekt charter vil stave ut navnet på prosjektet, navnene på sponsor og prosjektleder, og datoen dokumentet ble utarbeidet. Så kommer du inn i kjøttet i dokumentet.

Hoveddelen av et prosjekt charter er som følger.

• Prosjekt Formål: Dette forklarer hvorfor prosjektet er ønsket. Du kan henvise til en forretningssak eller kontrakten som driver dette prosjektet, eller bare stave ut hvorfor det er viktig å gjøre dette arbeidet.
• Prosjektbeskrivelse: Forklar i dette avsnittet hva prosjektet skal oppnå. Du bør inkludere detaljer om elementene som skal bygges eller tjenestene som skal leveres.
• Budsjett: På dette tidspunktet har du kanskje ikke alle detaljer om prosjektoppgavene, slik at du ikke kan sette sammen et fullt og detaljert prosjektbudsjett sammen. Legg merke til eventuelle budsjettbegrensninger eller det høye nivået av utgifter som du forventer.

• Risiko: Alle prosjekter har risiko. Denne delen av prosjektet charteret er den tidlige versjonen av prosjektets risikogalleri. Dokumentere eventuelle risikoer du vet om på dette punktet, slik at ledelsen kan se hva som kan påvirke prosjektet framover.
• Milepæler: Hvis du kjenner milepæler på høyt nivå, inkludere dem i prosjekthandlingen i denne delen. Du kan overføre dem til ditt Gantt-diagram senere når du kommer til å sette sammen en mer detaljert plan. I øyeblikket ser du bare etter døde datoer eller noe som er spesifisert i kontraktene du jobber med.

• Prosjektmål: Det er en veldig viktig del, men det kan være vanskelig å sette sammen. Du prøver å svare på spørsmålet: "Hvordan skal vi vite når vi er ferdige?" Skriv ned hva du forventer at prosjektet skal levere og hvordan du vil vite om du har kommet dit. For eksempel, i et prosjekt for å starte et tidsregistreringssystem for alle avdelinger, kunne målet være: "Alle lag skal bruke tidsarksystemet ved årets slutt." Legg også merke til hvem som skal bli ansvarlig for å godta at du har nådd dette målet. Det unngår noen problemer på slutten av prosjektet, der plutselig ingen er forberedt på å skrive arbeidet av så fullstendig.

• Prosjektleder autorisasjonsnivåer: Med mindre det er klart og dokumentert et annet sted, er det verdt å inkludere en del i charteret om hva du kan gjøre uten å få ytterligere sign-off fra noen eldre. Det gjelder generelt hvilke toleransnivåer som er angitt på budsjettet og tidsrammen, og vil bli uttrykt slik: "Prosjektleder har en 10 prosent toleranse for budsjettet og en 5 prosent toleranse på tidsplan. Eventuelle avvik over disse godkjente grenser må signeres av prosjektsponsor. "Du kan utvide denne delen for å spesifisere hva, hvis noen myndighet prosjektlederen har om å ansette og skyte medarbeidere fra prosjektgruppen.

Godkjenning av prosjektloven

Den siste delen av prosjektet charter er godkjenning delen. Prosjektleder og prosjektsponsor (eller den som sparket av arbeidet, hvis en langsiktig sponsor har ennå ikke blitt utnevnt) skal signere og dato dokumentet. I dag er det sannsynligvis via e-post, så hold en kopi av e-postgodkjenningen i prosjektfilene dine dersom du trenger å referere til det.