Kostnadsrefusjon når du reiser på forretningsreise

Kostnadsrefusjon er en metode for å betale ansatte tilbake når de bruker egne penger mens de jobber på selskapstid. Disse utgiftene oppstår vanligvis når en ansatt reiser for virksomhet.

Reisekostnader kan omfatte overnattingsmuligheter, fly, jordtransport, tips til bellhops, måltider og andre tilfeldige utgifter en ansatt kan oppleve når de reiser på jobb. Andre virksomhetsutgifter kan inkludere slike ting som å ta kunder eller potensielle ansatte til lunsj eller middag, kjøpe nødvendige bøker eller annet pedagogisk materiale som arbeidsgiveren dekker, eller kjøreutgifter.

Typer utgifter som en organisasjon vil refundere, finnes i selskapets forretningsreise, underholdning og generelle refunderbare utgiftspolicyer i arbeidstakerhåndboken. I enkelte tilfeller er utgifter som renseri og treningsmedlemskap på utvidede turer dekket. Mens klientunderholdning på forretningsreiser er en felles refunderbar utgift, fastsetter de fleste bedrifter utgiftsgrenser på mat og underholdning.

Hvordan ansatte betaler for utgifter

Bedrifter overtar i økende grad ansatte på lavt nivå til mellomstore, som ofte reiser med bedriftskredittkort. I stedet for å betale for utgifter med egne penger, belaster ansatte alt annet enn tilfeldigheter og tips til firmaets kredittkort.

Dette er en praktisk tilnærming til kostnadsrefusjon for arbeidstaker fordi kredittkortregningene dokumenterer de eksakte utgiftene uten at arbeidstaker må lagre kvitteringer og fylle ut reisekostnadsrapporter.

En annen metode for å betale ansatte for forretningsreiser er med en per døgn. Per dag er det forutbestemte dagpenningen betalt til ansatte for utgifter påløpt under forretningsreise. Disse utgiftene kan være for innkvartering, måltider, tips, taxi og andre transportkostnader.

Fyll ut kostnadsrapporten

I både tilfelle av selskapets kredittkort bruk og betalingsmidler, vil ansatte sannsynligvis måtte fylle ut en kostnadsrefusjon rapport ved retur fra turen. Med firmaets kredittkort, må de forklare mindre enn åpenbare kostnader som vises på kredittkortregningen (for eksempel et sen kveldsmåltid). De vil også belaste selskapet for de ekstra tilfeldighetene de har betalt for med egne penger eller kredittkort.

Når en ansatt betaler penger, må han eller hun liste, og av og til rettferdiggjøre, hver utgift som tilbakebetaling er etterspurt. De fleste selskaper fastsetter en dato for hvilke kostnadsrevisjonsrapporter må sendes inn, og alle utgifter blir vurdert gjennom regnskap, slik som uttalelsene fra kredittkortselskapet. Eventuell uberettiget utgift, eller de som er utelukket av selskapspolitikken, refunderes ikke - noe som medfører problemer for den ansatte.

Uvanlige situasjoner

La oss si at en salgsrepresentant tar et kjæledyr med dem på en tur og belaster et hotell kjæledyravgift til selskapets kredittkort, og hevder at hotellet ikke ville skille ut avgiften, og de planla å refundere selskapet.

Er det en misbruk av selskapsmidler? Det ser sånn ut. Uansett om det er skriftlig eller ikke, er det ganske klart at bruk av et selskapskredittkort kun skal brukes til selskapets utgifter. I enkelte tilfeller kan personlig bruk av et selskap resultere i terminering. Men her er det du må vurdere. Gikk medarbeideren til regnskap og forklare problemet at hotellet ikke klarte å skille ut kjæledyrsavgiftene? Eller var ansatt fanget av en nøye gjennomgang av hennes utgifter i regnskapet?

En annen vurdering er at andre ansatte har blitt refundert av selskapet tidligere for lignende utgifter? I så fall er disiplinære tiltak ikke i orden. Men hvis selskapspolitikken tydelig sier at en bestemt utgift ikke er tillatt, og medarbeideren er fanget (ikke rett og slett), bør HR ta en slags alvorlig disiplinær handling. Ikke alle situasjoner er klare. Noen ganger må du spørre og gjøre litt graving rundt før du tar handling.