Hvordan skrive og sende profesjonelle e-postmeldinger

Når du sender profesjonelle e-postmeldinger, er det veldig viktig å sørge for at meldingen er perfekt. Du ønsker ikke å blåse en mulighet ved å gjøre noen feil - enten i hvordan du sender e-post eller hvordan du holder styr på dem. Les videre for å lære å skrive og sende toppkvalitets profesjonelle e-postmeldinger.

Hvorfor vil du sende en profesjonell e-post? Det er flere grunner. Du kan sende ditt følgebrev til en potensiell arbeidsgiver, et takknemål til en kollega som ble enige om å være en referanse, et oppsigelsesbrev til din nåværende sjef, eller en forespørsel om anbefalingsbrev.

Du kan ha andre grunner til å sende ikke-personlige e-post, og det er faktisk en god ide å sørge for at all e-post er organisert og profesjonell.

Her er hva som skal inkluderes i meldingene dine, hva som ikke skal inkluderes, og hvordan du lukker, signerer og sender e-postmeldingene dine.

Profesjonelle retningslinjer for e-postmeldinger

Gå gjennom disse trinnene for å skrive en profesjonell e-post av høy kvalitet, og du vil alltid få et godt inntrykk på mottakeren:

• Emnefeltet: Emnelinjen bør kortfattet formidle ditt formål med å skrive. Emnelinjen din kan være så enkel som "Takk" eller "Be om anbefaling."
• Hilsen: Selv om du skriver en veldig kort e-post, inkluderer du en hilsen. Hvis du kjenner navnet på personen, ta det med. Med mindre du er på fornavn med personen, ring dem etter tittel.
• Lengde: Hold e-posten så kortfattet som mulig. Folk har en tendens til å skumme lange e-postmeldinger, så bare ta med viktig informasjon.
• Fontstil: Unngå utsmykkede, lekefulle eller fargede skrifter; disse distraherer mottakeren bare fra din faktiske melding. Unngå overusing fet og kursiv også, noe som gjør en e-post se rotete. Ikke skriv i alle store bokstaver heller; Dette kommer over som sint eller overexcited i en e-post.

• emoticons:Ikke ta med uttrykksikoner i en profesjonell epost; lagre disse for personlig korrespondanse.
• Stavekontroll og grammatikk: Bare fordi du skriver en e-post betyr det ikke at du skal være slurvet om stavemåte og grammatikk. Rediger e-posten din nøye før du sender den. En feilfri melding forteller mottakeren at e-postadressen din skal tas alvorlig.
• Lukking:Skriv av med en kort "Takk", "Best", eller en annen enkel send-off, og så navnet ditt. De fleste e-postkontoer lar deg legge inn en signatur med navn, tittel og kontaktinformasjon i hver e-post. Det er en fantastisk måte å gjøre hver korrespondanse mer profesjonell.

Ytterligere tips

Når du har skrevet e-posten din, går du gjennom alle disse trinnene før du klikker på "send" -knappen:

• Pass på at meldingen din er fullført:Dobbeltklikk for å være sikker på at emnelinjen i e-postadressen er fylt ut, du har tatt med en signatur, du sender meldingen til den rette kontaktpersonen, og du har fylt ut bcc feltet for å sende en kopi til deg selv, så du har en oversikt over e-postmeldingen.
• Bevis din e-postmelding:Før du slår send, må du også forsikre deg om stavekontroll og sjekke grammatikk og kapitalisering. De er like viktig i e-post jobbsøk korrespondanse som de er i et brev.

• Send en e-postmelding til e-post:Før du sender e-posten din, send meldingen til deg selv for å kontrollere at formateringen fungerer, og at ingenting ser ut av sted. Hvis alt ser bra ut, må du sende e-posten til firmaet eller personen du kontakter.
• Send en kopi av e-postmeldingen til deg selv:Bruke bcc feltet for å sende en kopi av e-postmeldingen til deg selv, så du har en oversikt over når du sendte meldingen og hvem du sendte den til. Du kan også finne denne informasjonen i din sendte mappe.

• Fil kopier:Med mange e-postprogrammer kan du sette opp mapper for å gjøre det lettere å finne viktige tidligere e-postmeldinger. Konfigurer en mappe for alle jobbsøkemailene dine og legg inn kopier av e-postmeldingen du sender i jobbsøkemappen.

Sjekk jeres e-post regelmessig

Tiden er avgjørende når du søker jobb, så det er viktig å sjekke e-posten jevnlig og ofte, slik at du ikke går glipp av viktige muligheter. I det minste, sjekk e-posten din om morgenen, og om tidlig på ettermiddagen, så får du tid til å svare raskt på meldingene du mottar.

I disse dager kan det hende at du har en smarttelefon enkelt å sjekke e-postene dine hvor som helst, og når du vil - ikke mer svever over datamaskinen din. Faktisk kan du få varsler om nye e-postmeldinger, slik at du kan lese dem så snart de treffer innboksen din.